Сайт с нуля - Разное - Как в word 2010 сделать перекрестную ссылку

Главная » Разное » Как в word 2010 сделать перекрестную ссылку

Создание перекрестной ссылки — Word

С помощью перекрестной ссылки можно создать связь с другой частью документа. Например, можно использовать перекрестную ссылку для связи с диаграммой или рисунком, который находится в другом месте документа. Перекрестная ссылка имеет вид ссылки, по которой пользователь может перейти к целевому элементу.

Если вы хотите создать связь с другим документом, создайте гиперссылку.

Сначала создайте элемент, на который должна указывать ссылка

Невозможно создать перекрестную ссылку на несуществующий объект, поэтому сначала убедитесь в том, что у вас уже есть диаграмма, заголовок, номер страницы или другой элемент, на который она будет указывать. В диалоговом окне для вставки перекрестной ссылки будут перечислены все элементы, на которые она может указывать. На рисунке ниже показан пример.

Вставьте перекрестную ссылку

В документе введите текст, с которого начинается перекрестная ссылка. Например, на рисунке 2 показано объяснение тенденции протянутых.
На вкладке Вставка выберите команду Перекрестная ссылка.
В поле Тип ссылки щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать тип элемента, на который будет указывать ссылка. Список возможных вариантов зависит от типа элемента (заголовок, номер страницы и т. п.), с которым нужно создать связь.
В поле Добавить ссылку на выберите сведения, которые нужно вставить в документ. Набор доступных вариантов зависит от того, что вы выбрали на шаге 3.
В поле Для какого… выберите конкретный элемент, на который должна указывать перекрестная ссылка.
Чтобы разрешить пользователям переходить к элементу, на который указывает ссылка, установите флажок Вставить как гиперссылку.
Если флажок Добавить слово «выше» или «ниже» активен, установите его, чтобы включить относительное положение целевого элемента.
Нажмите кнопку Вставить.

Перекрестные ссылки вставляются в виде полей

Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей. Поле — это набор данных, который указывает Word на автоматическое добавление текста, рисунков, номеров страниц и других материалов в документ. Например, поле DATE (дата) вставляет текущую дату. Преимущество использования полей заключается в том, что вставляемое содержимое — Дата, номер страницы, графика и т. д. — обновляется при каждом изменении. Например, если вы пишете документ в течение определенного периода времени, дата будет изменяться каждый день при открытии и сохранении документа. Аналогичным образом, если вы обновляете рисунок, хранящийся в другом месте, но на который ссылается поле, обновление будет автоматически установлено без повторной вставки рисунка.

Если вы добавили перекрестную ссылку и похоже на {REF _Ref249586 \ * МЕРЖЕФОРМАТ}, вместо значений полей в Word отображаются коды полей. При печати документа или скрытии кодов полей результаты полей заменяют коды полей. Чтобы просмотреть результаты полей, а не коды полей, нажмите клавиши ALT + F9 или щелкните правой кнопкой мыши код поля, а затем в контекстном меню выберите пункт коды переключения полей .

Используйте главный документ

Если вам нужно создать перекрестные ссылки на элементы, которые находятся в отдельном документе, но вы не хотите использовать гиперссылки, то сначала объедините документы в один главный документ, а затем добавьте перекрестные ссылки. Главный документ — это контейнер для набора отдельных файлов (вложенных документов). Его можно использовать для создания документа, состоящего из нескольких частей (например, книги с несколькими главами), и работы с ним.

Создание перекрестной ссылки — Word

Перекрестная ссылка позволяет создавать ссылки на другие части того же документа. Например, вы можете использовать перекрестную ссылку для ссылки на диаграмму или рисунок, который появляется в другом месте документа. Перекрестная ссылка отображается как ссылка, которая ведет читателя к элементу, на который имеется ссылка.

Если вы хотите разместить ссылку на отдельный документ, вы можете создать гиперссылку.

Создайте элемент, на который вы делаете перекрестную ссылку первым

Вы не можете ссылаться на то, чего не существует, поэтому обязательно создайте диаграмму, заголовок, номер страницы и т. Д., прежде чем пытаться на нее ссылаться. Когда вы вставите перекрестную ссылку, вы увидите диалоговое окно, в котором перечислены все, на что можно ссылаться. Вот вам пример.

Вставить перекрестную ссылку

В документе введите текст, с которого начинается перекрестная ссылка. Например, «См. Рисунок 2 для объяснения восходящего тренда».
На вкладке Вставить щелкните Перекрестная ссылка .
В поле Тип ссылки щелкните раскрывающийся список, чтобы выбрать то, на что вы хотите создать ссылку. Список того, что доступно, зависит от типа элемента (заголовок, номер страницы и т. Д.), На который вы ссылаетесь.
В поле Вставить ссылку на щелкните информацию, которую нужно вставить в документ. Выбор зависит от того, что вы выбрали на шаге 3.
В поле Для которого щелкните конкретный элемент, на который нужно сослаться, например «Вставить перекрестную ссылку».
Чтобы пользователи могли переходить к элементу, на который указывает ссылка, установите флажок Вставить как гиперссылку .
Если доступен флажок Включить выше / ниже , установите его, чтобы включить указание относительного положения элемента, на который имеется ссылка.
Щелкните Вставить .

Перекрестные ссылки вставляются как поля

Перекрестные ссылки вставляются в ваш документ как поля. Поле — это набор информации, который предписывает Word автоматически вставлять в документ текст, графику, номера страниц и другие материалы. Например, в поле ДАТА вставляется текущая дата. Преимущество использования полей заключается в том, что вставляемый контент — дата, номер страницы, графика и т. Д.- обновляется для вас всякий раз, когда есть изменения. Например, если вы пишете документ в течение нескольких дней, дата будет меняться каждый день, когда вы открываете и сохраняете документ. Точно так же, если вы обновляете графику, которая хранится где-то в другом месте, но на которую есть ссылка в поле, обновление будет загружено автоматически без необходимости повторно вставлять графику.

Если вы вставили перекрестную ссылку и она похожа на {REF _Ref249586 \ * MERGEFORMAT}, то Word отображает коды полей вместо результатов полей.Когда вы печатаете документ или скрываете коды полей, результаты полей заменяют коды полей. Чтобы увидеть результаты поля вместо кодов полей, нажмите ALT + F9 или щелкните правой кнопкой мыши код поля, а затем выберите Переключить коды полей в контекстном меню.

Использовать составной документ

Если вы хотите сделать перекрестные ссылки на элементы, которые находятся в отдельном документе, но не хотите использовать гиперссылки, вам придется сначала объединить документы в один мастер-документ, а затем вставить перекрестные ссылки.Главный документ — это контейнер для набора отдельных файлов (или вложенных документов). Вы можете использовать составной документ для настройки и управления многосоставным документом, например, книгой с несколькими главами.

Список перекрестных ссылок в Word 2010 пуст

Переполнение стека

Около
Товары
Для команд

Переполнение стека Общественные вопросы и ответы
Переполнение стека для команд Где разработчики и технологи делятся частными знаниями с коллегами

.Перекрестные ссылки

слов — устранение неполадок

Эта статья поможет вам понять, почему могут возникать проблемы с перекрестными ссылками и , как исправить проблемы перекрестных ссылок в Word.

Иногда вы можете столкнуться с тем, что в одном или нескольких полях перекрестных ссылок в документе отображается неправильное содержимое. Вы можете столкнуться с полями перекрестных ссылок, которые не обновляются , даже если вы изменили элемент, на который указывает ссылка, например Заголовок. Проблема также может заключаться в том, что одно или несколько полей относятся к разделу №0 или неправильное число . Наконец, проблема может заключаться в том, что одно или несколько полей содержат много текста , в котором вы ожидали ссылки только на заголовок. В этой статье объясняется, как возникают эти ошибки и как вручную исправить и предотвратить их.

Эта статья также знакомит вас с DocTools CrossReferenceManager — расширенной надстройкой Word, которая значительно ускоряет и упрощает работу с перекрестными ссылками, и что может помочь вам автоматически исправить и предотвратить проблемы перекрестных ссылок в будущем .

Последний u от 23 октября 2019 г. Видео обновлено для работы без использования Adobe Flash Player. Добавлена информация о дополнительных проблемах и способах их решения: Проблема 5 и Проблема 6.

Надстройка Word готова к использованию

DocTools CrossReferenceManager — расширенная надстройка для Word

DocTools CrossReferenceManager — это расширенная надстройка Word -in, что делает работу с перекрестными ссылками в Word проще и умнее, чем когда-либо.

Надстройка работает с Microsoft Word 2010 и более новыми версиями на ПК / Windows.

DocTools CrossReferenceManager позволяет вам делать все, что вы можете делать, используя встроенные функции перекрестных ссылок Word, проще и быстрее. Кроме того, DocTools CrossReferenceManager включает интеллектуальных и эффективных функций перекрестных ссылок, которых нет в других .

Например, вы можете сохранить тексты пользовательских перекрестных ссылок для конкретного языка , которые содержат заполнителей для нескольких полей перекрестных ссылок и вставить текст, включая все перекрестные ссылки, одним щелчком .См. Пример ниже (затенение полей включено для упрощения идентификации полей):

Среди функций также есть специальные инструменты для обнаружения и обработки ошибок перекрестных ссылок:

Надстройка включает команду, которая проверяет документ для ошибок, таких как ошибки перекрестных ссылок, описанных на этой странице, и предоставляет инструменты для исправления любых обнаруженных ошибок .
Кроме того, надстройка включает функциональные возможности, которые могут предотвращать определенные типы ошибок .

Вы можете получить доступ к функциям надстройки на настраиваемой вкладке на ленте.

Как получить надстройку DocTools CrossReferenceManager

Эта расширенная надстройка не бесплатна, но окупаемость инвестиций практически мгновенная. Это сделает всю вашу будущую работу с перекрестными ссылками быстрее и проще.

Нажмите кнопку ниже, чтобы узнать больше о DocTools CrossReferenceManager или купить надстройку.

Вы можете попробовать DocTools CrossReferenceManager без риска в течение 7 дней.

Устранение неполадок перекрестных ссылок вручную

Прочтите ниже, если вы хотите вручную найти и исправить проблемы перекрестных ссылок вместо того, чтобы позволять надстройке DocTools CrossReferenceManager помочь вам.

Общий совет по работе с полями в документах

Перекрестная ссылка — это поле , то есть набор кодов, который указывает Microsoft Word автоматически вставлять материал в документ. Материал может быть текстом, номерами страниц, номерами разделов, графикой и т. Д.

Поля могут отображаться на экране с серой заливкой, что позволяет легко отличить поля от обычного текста. Обратите внимание, что затенение поля не печатается. Затенение полей можно включить через Tools > Options > View tab. Вы можете выбрать отображение затенения поля Никогда , Всегда или При выборе . См. Иллюстрацию ниже.

В случае Microsoft Word 2007 вы найдете параметр затенения поля следующим образом: Кнопка Office > Параметры Word > Advanced категория> Показать содержимое документа группа> Затенение поля .

В случае Microsoft Word 2010 или более поздней версии , вы найдете параметр затенения полей следующим образом: Файл > Параметры > Расширенный категория> Показать содержимое документа группа> Затенение поля .

Я рекомендую вам всегда отображать затенение полей при работе с документами, которые содержат поля.

Если вы не видите поля, вы рискуете внести изменения, которые будут потеряны при обновлении полей.Установка затенения поля на Всегда также значительно упрощает поиск проблем с перекрестными ссылками, если таковые имеются.

О видео в этой статье
Обратите внимание, что видео изначально были созданы с использованием Microsoft Word 2003. Однако проблемы и решения точно такие же во всех новых версиях Word, но пользовательский интерфейс отличается. Это означает, что методы, показанные в видеороликах, применимы и к Word 2007, и ко всем более новым версиям Word.

Например, видеоролики показывают диалоговое окно Закладка .В Microsoft Word 2007 или более поздней версии вы можете открыть диалоговое окно Закладка , выбрав вкладку Вставить > Ссылки группа> Закладка . Вы также можете нажать Ctrl + Shift + F5 , чтобы открыть диалоговое окно Закладка .

Видео также относятся к отображению знаков форматирования. Знаки форматирования можно включать и выключать в любой версии Word с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + 8 .

ПРОБЛЕМА 1 — перекрестные ссылки не обновляются должным образом.

Ситуация : Вы внесли изменения в один или несколько заголовков или других элементов, на которые имеются перекрестные ссылки в документе.Однако в полях перекрестных ссылок по-прежнему отображается старый текст, даже если вы обновите все поля.

Просмотрите видео ниже, чтобы узнать, как возникает проблема и как ее решить. В видео также объясняется, что делать, чтобы не допустить подобных ошибок. Ключ к проблеме заключается в том, как вы редактируете элементы с перекрестными ссылками.

Просмотреть видео — узнать, как решить проблему

Как упоминалось выше, видео изначально было создано с использованием Microsoft Word 2003. Однако проблемы и решения точно такие же во всех более новых версиях Word.

Обратите внимание, что надстройка DocTools CrossReferenceManager может автоматически предотвратить или устранить эту проблему.

ПРОБЛЕМА 2 — перекрестные ссылки относятся к разделу № 0 или показывать неправильные числа

Если проблема возникает в связи с перекрестной ссылкой на пронумерованный абзац в таблице, см. Также проблему 4 ниже.

Ситуация : Одно или несколько полей перекрестных ссылок, которые должны были ссылаться на номер заголовка (или другой пронумерованный элемент), относятся к номеру раздела .0 после обновления полей. В качестве альтернативы, одно или несколько полей ссылаются на неправильный номер после обновления полей.

Просмотрите видео ниже, чтобы узнать, как возникает проблема и как ее решить. В видео также объясняется, что делать, чтобы не допустить подобных ошибок. Что касается проблемы 1, описанной выше, ключ к проблеме должен быть найден в том, как вы редактируете перекрестные ссылки.

Посмотреть видео — узнать, как решить проблему

Как упоминалось выше, видео изначально было создано с помощью Microsoft Word 2003.Однако проблемы и решения одинаковы во всех более новых версиях Word.

ПРОБЛЕМА 3 — перекрестные ссылки содержат слишком много текста

Ситуация : Одно или несколько полей перекрестных ссылок, которые должны были ссылаться на текст заголовка или другого элемента, содержат слишком много текста после обновления полей. Вы даже можете увидеть, например,таблицы или рисунки, включенные в перекрестную ссылку.

Просмотрите видео ниже, чтобы узнать, как возникает проблема и как ее решить. В видео также объясняется, что делать, чтобы не допустить подобных ошибок. Что касается проблем 1 и 2, описанных выше, ключ к проблеме должен быть найден в том, как вы редактируете перекрестные ссылки.

Просмотреть видео — узнать, как решить проблему

ПРОБЛЕМА 4 — перекрестная ссылка на пронумерованный абзац в таблице относится к номеру 0 или неправильному номеру

Ситуация : Вы вставляете перекрестную ссылку на пронумерованный элемент в таблице. Вместо того, чтобы показывать выбранный номер, перекрестная ссылка показывает 0 или неправильное число после обновления полей.

См. Две иллюстрации ниже.На обеих иллюстрациях перекрестные ссылки, которые показывают 0 и A, относятся к желтым 1. и 2. в таблице и должны были показывать 1. и 2. Знаки форматирования показаны, чтобы вы могли видеть, что пронумерованные абзацы в желтом столбце / абзацы не содержат текста после номера и табуляции.

Эта проблема вызвана ошибкой в Word , которая существует во всех версиях Word, по крайней мере, с Word 2003. Проблема возникает, если вы вставляете перекрестную ссылку на абзац, для которого верно следующее:

Пронумерованный абзац находится в таблице
абзац , а не первый абзац в первой ячейке строки
абзац последний абзац в ячейке
абзац не содержит текста, кроме номера

Если все правила выше применимо, Word создает неправильную закладку для перекрестной ссылки, как объяснено и показано ниже.Обратите внимание, что правила применяются к двум примерам, показанным выше. В первом примере пронумерованные абзацы находятся во втором столбце. Во втором примере пронумерованные абзацы находятся в первой ячейке строки.

Когда вы вставляете перекрестную ссылку на пронумерованный элемент, закладка _Ref, которую создает Word, должна заключать только текст целевого абзаца. Но когда применяются приведенные выше правила, Word создает закладку, которая охватывает всю строку, в которой находится абзац , и перекрестная ссылка будет показывать номер первого абзаца в закладке.Это означает, что вставленная перекрестная ссылка будет показывать то число, которое находится в первом абзаце в первой ячейке в строке , вместо числа, которое вы выбрали. Если первый абзац в первой ячейке не пронумерован, перекрестная ссылка будет показывать 0. Следовательно, перекрестные ссылки на иллюстрациях выше показывают 0 вместо 1. и A вместо 2.

Если перекрестная ссылка , нумерованный абзац — это первый абзац в первой ячейке в строке, закладка все равно будет неправильной, но вы этого не заметите, потому что в этой ситуации перекрестная ссылка будет извлекать номер для правильного абзаца.

Если пронумерованный абзац с перекрестной ссылкой равен , а не , первый абзац в первой ячейке в строке, но если первый абзац в первой ячейке в строке имеет тот же номер, что и выбранная цель для перекрестная ссылка, вы тоже не заметите проблемы, но перекрестная ссылка фактически покажет номер из неправильного абзаца.

Проблема с закладкой проиллюстрирована ниже. Коды полей первого поля REF показаны (над стрелкой), и закладка была выбрана в диалоговом окне Закладка :

Как предотвратить или исправить проблему

Чтобы предотвратить проблему с неправильным перекрестием ссылки на пустые пронумерованные абзацы в таблицах, Word должен быть вынужден создать правильные закладки _Ref.Вы можете решить проблему следующим образом:

Добавьте пробел в пронумерованный абзац перед созданием перекрестной ссылки

Пробел заставит Word создать правильную закладку и тем самым правильную перекрестную ссылку. Вы можете добавить любой другой символ, кроме пробела, но пробел не будет виден в окончательном документе. См. Иллюстрации ниже:

Решение с пробелом проиллюстрировано только на одном из двух приведенных выше примеров, но оно будет работать во всех случаях.

Если вы уже вставили неправильные перекрестные ссылки из-за неправильных закладок, самое простое решение, скорее всего, исправить каждый экземпляр, добавив пробел в целевой абзац, как показано выше, затем удалить неправильную перекрестную ссылку и создать новая перекрестная ссылка.

В качестве альтернативы вам придется исправить каждую из неправильных закладок. Чтобы исправить закладки, следуйте принципам, показанным в видеороликах, включенных в Проблема 1, Проблема 2 и Проблема 3. Вы можете вручную удалить старые и неправильные закладки, если хотите избавиться от этих закладок.Они не вредят, но загромождают коллекцию закладок.

ПРОБЛЕМА 5 — в перекрестной ссылке отображается Ошибка! Источник ссылки не найден

Как объяснено и показано в видеороликах для задач 1–4 выше, перекрестная ссылка — это поле, указывающее на закладку. Перекрестная ссылка показывает содержимое рассматриваемой закладки.

Если, например, вы добавили перекрестную ссылку к заголовку, закладка добавляется вокруг текста заголовка, а поле перекрестной ссылки включает имя этой закладки, тем самым сообщая Word, чтобы показать, что находится в закладке.

При обновлении полей в Word может появиться сообщение о том, что в одном или нескольких полях перекрестных ссылок отображается текст Ошибка! Источник ссылки не найден , как показано ниже:

Эта проблема возникает, если закладка, на которую ссылается перекрестная ссылка, больше не существует . Это будет , если вы удалили текст, на который указывала перекрестная ссылка . Когда вы удаляете содержимое в Word, любые закладки в этом содержимом также исчезают. В результате любая перекрестная ссылка на закладку, которая больше не существует, больше не сможет отображать релевантный контент.Вместо этого в таких полях будет отображаться текст ошибки Ошибка! Справочный источник не найден . Источником в данном случае был диапазон удаленных закладок.

ПРИМЕЧАНИЕ
Проблема также возникает, если, например, у вас есть перекрестная ссылка на заголовок, и вы выбираете весь заголовок и вместо этого вводите новый заголовок. Как только вы начнете вводить текст, старый заголовок будет удален, а закладка _Ref, используемая полем перекрестной ссылки для отображения правильного содержимого, исчезнет.См. Ниже, как предотвратить проблему.

Как предотвратить проблему

Если вы хотите отредактировать текст с перекрестной ссылкой, не удаляйте сначала весь текст . Вместо этого не забудьте ввести новое содержимое внутри существующего текста, то есть в пределах диапазона, отмеченного закладкой, чтобы сохранить закладку _Ref. Видео для задач 1-3 выше помогут вам разобраться в деталях.

Если вам действительно нужно полностью удалить содержимое, на которое есть перекрестные ссылки в другом месте документа, вы должны устранить проблему, удалив ошибочные перекрестные ссылки впоследствии.Увидеть ниже.

Как решить проблему

Удалите ошибочную перекрестную ссылку и вместо нее вставьте новую и новую перекрестную ссылку. Если перекрестная ссылка больше не нужна, просто удалите перекрестную ссылку и при необходимости отредактируйте окружающий текст.

Обратите внимание, что надстройка DocTools CrossReferenceManager может автоматически найти и помочь вам решить эту проблему.

ПРОБЛЕМА 6 — некоторые перекрестные ссылки показывают ошибки или неправильное содержимое при печати или создании PDF-файла

Вы можете столкнуться со следующим: Ваш документ выглядит нормально — вы все проверили.Затем вы распечатываете документ или создаете PDF-файл, и теперь одна или несколько перекрестных ссылок показывают ошибки или неправильное содержимое. В других типах полей также могут отображаться ошибки или неправильное содержимое.

Поля перекрестных ссылок не обновляются автоматически при редактировании документа

Вам необходимо принудительно обновить поля, например.грамм. выбрав все ( Ctrl + A ) и нажав F9 , чтобы обновить поля.

Если у вас есть , а не обновленных полей перед печатью или созданием PDF и если в то же время включен параметр Файл> Параметры> Показать> Обновить поля перед печатью , Word обновит все поля при печати. документы. Поскольку создание PDF-файла также является типом печати, поля также будут обновлены при создании PDF-файла. В результате вы можете увидеть одно или несколько полей с ошибками или неправильным содержимым, которое вы не видели раньше.

Распечатка или PDF показывает реальное содержание полей перекрестных ссылок (и других полей). Проблема не в печати или PDF — проблема в том, что вы сами обязательно обновили поля.

Могут быть особые ситуации, когда у вас есть веская причина печатать без обновления полей. В этом случае вы можете временно отключить опцию File> Options> Display> Update fields перед печатью . Однако я рекомендую вам всегда обновлять поля перед окончательной проверкой ваших документов .

На рисунке ниже показано, где найти поля обновления перед печатью (диалоговое окно Word Options здесь имеет небольшой размер).

Как предотвратить проблему

Вы можете предотвратить проблему, отключив параметр Файл> Параметры> Экран> Обновить поля перед печатью . Я не рекомендую это делать, поскольку это может дать вам ложное представление о том, что на самом деле содержится в ваших документах. Если у вас отключена опция, и если ваш документ открывается и распечатывается другими пользователями с включенной опцией, поля будут обновляться при печати или создании PDF-файла.

Я рекомендую всегда обновлять поля перед окончательной проверкой вашего документа. В случае каких-либо проблем с перекрестными ссылками вы можете решить их, следуя процедурам, указанным в задачах 1-5 выше. Тогда печать и создание PDF не покажет никаких сюрпризов в отношении полей перекрестных ссылок.

Как решить проблему

Перед печатью или созданием PDF-файла обязательно обновите поля в документе. Проверьте все перекрестные ссылки (и другие поля) и исправьте любые ошибки перекрестных ссылок, следуя процедурам, показанным в задачах 1-5 выше.Затем распечатайте документ или при необходимости создайте PDF-файл.

Обратите внимание, что надстройка DocTools CrossReferenceManager помогает обновлять все поля в документах. Кроме того, он может предотвратить или исправить различные типы проблем с перекрестными ссылками.

Другой способ исправления неправильных полей перекрестных ссылок

В видеороликах, включенных в вышеупомянутую проблему 1, проблему 2 и проблему 3, описывается, как исправить ошибки в полях перекрестных ссылок путем исправления закладок _Ref , на которые перекрестные ссылки справочные поля точки.

В качестве альтернативы вы можете удалить каждое неправильное поле перекрестной ссылки и заменить его новым полем. Однако при этом в документе останутся неправильные закладки _Ref, что приведет к загромождению коллекции закладок.

Связанная информация

Дополнительные сведения о полях перекрестных ссылок можно найти в статье Как работают поля перекрестных ссылок в Word на моем веб-сайте wordaddins.com.

Word: Автоматизированные таблицы цифр

Если вы создаете длинные документы Word с большим количеством подписанных диаграмм, таблиц или рисунков в них, вы можете столкнуться с кошмаром необходимости обновлять нумерацию всякий раз, когда вы добавляете в документ новый рисунок или таблицу. И если вы ссылаетесь на этот номер в тексте (например, «См. Таблицу 4»), это еще одно место, о котором вам нужно помнить, чтобы быть в курсе последних событий.

Вы можете автоматизировать этот процесс, а также создавать автоматизированные таблицы рисунков, как и автоматизированное оглавление.

Эти инструкции применимы к любым таблицам, рисункам и диаграммам с заголовками. Я буду использовать «рисунок» для обозначения каждого из них.

Обозначение цифры в Word

Поместите курсор под фигурой.
Откройте окно заголовка:
* Word 2003 : выберите в меню Вставить> Ссылка> Заголовок .
* Word 2007 : перейдите на вкладку Ссылки > группа команд Captions , затем щелкните Insert Caption .
Выберите Рисунок из раскрывающегося списка Ярлык .
Caption — настройки по умолчанию для рисунка
Необязательно: Если вы используете заголовки с нумерацией в структуре, вы можете добавить номер главы. Для этого щелкните Нумерация и установите флажок Включить номер главы . Вы также можете указать числовой формат, стиль и разделитель.
Подпись с включенной нумерацией глав

Настройки заголовков для нумерации глав
Добавьте любую дополнительную информацию о подписи после номера заголовка (например,грамм. Рисунок 3: xxxx ).
Подпись завершена
Нажмите ОК .

Заголовок добавляется с использованием стиля заголовка (этот стиль по умолчанию можно изменить в области задач «Стили и форматирование» в Word 2003 или в плавающем окне «Стили» в Word 2007). Номер будет автоматически упорядочен, даже если вы добавите еще одну цифру между двумя существующими цифрами с такими подписями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если номер не обновляется автоматически или если вы скопировали более раннюю подпись и вставили ее в другое место, а затем изменили текст подписи, обновите поле, выделив его и нажав F9 .Обновите ВСЕ автоматические подписи [и все другие поля, такие как оглавление, список рисунков и т. Д.], Нажав Ctrl + A , затем F9 .

Ссылка на цифру в основном тексте

Подпись должна существовать (см. Выше) — вы не можете ссылаться на то, чего там нет.

В основном тексте поместите курсор, если вы хотите вставить текст перекрестной ссылки.
Чтобы вставить перекрестную ссылку:
* Word 2003 : Выберите в меню Вставить> Ссылка> Перекрестная ссылка .
* Word 2007/2010 : перейдите на вкладку Ссылки > группа команд Подписи , затем щелкните Перекрестная ссылка .
Выберите Рисунок из раскрывающегося списка Тип ссылки . Все рисунки, которые были вставлены в качестве подписи, перечислены в нижней половине.
Настройки перекрестных ссылок
Щелкните один раз на рисунке, к которому вы хотите обратиться.
В раскрывающемся списке Вставить ссылку на выберите способ отображения информации (например,грамм. выберите Только метка и номер , чтобы отобразить только «Рисунок x», а не всю подпись; выберите Весь заголовок , чтобы отобразить «Рисунок x: yyyyyy»).
Щелкните Вставить , затем щелкните Закрыть . Ссылка будет добавлена в документ — если вы нажмете на нее, вы увидите серую заливку, указывающую, что это поле.
Перекрестная ссылка вставляется как поле

Создание таблицы цифр

Поместите курсор в то место, куда вы хотите поместить Таблицу рисунков (обычно он идет сразу после Оглавления).
Вставьте таблицу рисунков:
* Word 2003 : выберите в меню «Вставить»> «Справка»> «Указатель и таблицы ».
* Word 2007/2010 : перейдите на вкладку Ссылки > группа команд Captions , затем щелкните Insert Table of Figures .
Щелкните вкладку Таблица рисунков , если она еще не выбрана.
В раскрывающемся списке Caption Label выберите тип таблицы, которую вы хотите создать — Рисунок в этом примере.
Параметры таблицы цифр
При необходимости внесите любые другие изменения.
Нажмите ОК .
Добавьте заголовок (например, Список рисунков ) над списком так же, как вы это делаете для содержания.
Таблица цифр

Обновление, февраль 2012 г .: Действительно длинные подписи: Несколько человек задавали в комментариях вопросы о работе с действительно длинными подписями, и было несколько отличных предложений. Взгляните на комментарии от 29 марта 2010 г., июня / июля 2011 г. и особенно от 8 августа 2011 г. — один из них может решить вашу проблему.

См. Также:

[Эта статья была впервые опубликована в информационном бюллетене CyberText за март 2003 г .; последняя проверка и обновление шагов для Word 2007 — 21 августа 2008 г .; скриншоты, добавленные в феврале 2009 г.]