Сайт с нуля - Разное - Как отправить с wordа на электронную почту

Главная » Разное » Как отправить с wordа на электронную почту

Как отправить документ Word по электронной почте

Здравствуйте, уважаемые читатели. С развитием интернет и сетевых технологий, все меньше документов отправляются на печать. Куда удобнее отправить файл Word по Email своему руководителю, заказчику, коллеге. Только не все знают, что перед отправкой нужно обязательно настроить и проверить файл. Зачем? Сейчас расскажу, усаживайтесь поудобнее!

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

Установить размер листа
Выбрать ориентацию листа
Пронумеровать строки
Расположить текст в колонках
Настроить поля
Вставить колонтитулы
Оформить абзацы
Организовать переносы слов
Проверить отсутствие «висячих» строк
Вставить разрывы строк и разделов

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Чтобы проверить, какая дополнительная информация указана в документе, нажмите на ленте Файл. Откроется представление Backstage, в правой части которого будут указаны некоторые свойства. Чтобы открыть их полный перечень, нажмите Показать все свойства.

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

Перейдите на ленте: Файл – Поиск проблем – Инспектор документов. В открывшемся окне установите все галки и нажмите Проверить.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка совместимости существует как раз для выявления подобных казусов. Нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка совместимости. Появится меню, в котором будут детально описаны все проблемы с совместимостью. Какие-то из них можно исправить, а с каким-то придется смириться.

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

Для проверки нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка читаемости. На экране появится меню с результатами анализа. Если будут выявлены ошибки или рекомендации, они отобразятся в меню. Кликайте мышью на объектах в этом списке, чтобы посмотреть рекомендации по устранению.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Пометить документ Word, как окончательный

Когда все работы над документом закончены, рассылается окончательная редакция, можно сообщить об этом своим читателям. Для этого нажмите Файл – Защита документа – Пометить как окончательный.

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка документа Word

Вы подготовили файл к отправке, осталось только разослать его по e-mail. Приступаем:

Если на Вашем компьютере настроен Microsoft Outlook (а я рекомендую его настроить), добавьте кнопку Отправить по электронной почте на панель быстрого доступа. Как добавить команду на панель быстрого доступа, я описывал вот в этой статье. Сохраните файл и нажмите кнопку отправки. Откроется окно создания письма, с вложенным файлом Ворд. Добавляйте адресатов, указывайте тему письма и отправляйте.

Еще один способ отправить документ с помощью Outlook. Нажмите Файл — Общий доступ — Отправить по электронной почте.

В открывшемся окне выберите один из вариантов отправки:

Отправить как вложение — создает в Outlook новое письмо и добавляет в него вложением текущий файл
Отправить ссылку — рассылает адресатам ссылку на документ, находящийся в общем доступе
Отправить как PDF — преобразует файл в формат PDF и создает с этим вложением новое письмо Outlook. Полезно, когда нужно защитить файл от изменений
Отправить как XPS — отправка в еще одном защищенном формате файла (XPS). Для его просмотра, как и для PDF, может понадобиться специальное программное обеспечение
Отправить факс через интернет — отправка не по Email, а как факс. Для работы этой услуги нужно подключение специальных сервисов. Описывать их не планирую, так как факсимильная связь устаревает. А вы как считаете, нужно ли описать настройку факса в Word? Напишите в комментариях.

Если Outlook нет, сохраните файл и отправьте его с помощью другого почтового клиента или сервиса. Файлы Word отправляют так же само, как и другие файлы. Так делают большинство пользователей Ворда, но я предпочитаю и рекомендую использовать именно Outlook. Почему? Читайте статьи про эту программу и всё поймете сами. Они появятся на моем блоге уже скоро.

Друзья, это всё про отправку документа Word электронной почтой. Главное – перед отправкой позаботьтесь о своих читателях и почистите личные данные.

Следующий пост будет о выводе документа на печать. Вы догадываетесь, что там тоже есть свои тонкости. С одной стороны, всё просто, с другой – некоторые моменты требуют внимательного отношения. Так что, не поленитесь, прочтите его и будьте уверены в том, что всё делаете правильно. До встречи!

Страница, которую вы искали, не найдена

Предложений:

Щелкните в поле поиска в заголовке этой страницы, введите один или несколько ключевые слова, которые вы хотите найти, и нажмите кнопку «Поиск». Целиком Будет выполнен поиск по сайту Word MVP.
Проверьте ссылки слева.
Проверьте меню в шапке.
Если вы перешли на эту страницу, перейдя по ссылке, которую вы нашли в другом месте, или набрав URL-адрес в адресной строке браузера, продолжайте читать ниже.

URL-адреса на этом сайте чувствительны к регистру

Вы могли попасть сюда, перейдя по ссылке, которую вы нашли в другом месте, или набрав URL-адрес в адресной строке вашего браузера.

Как объясняется на домашней странице Word, все содержимое этого сайта было перемещено из word.mvps.org с по wordmvp.com . Все старые ссылки указывают на word.mvps.org — это , автоматически перенаправляемый с на wordmvp.com . Если возможно, редирект автоматически покажет страницу со статьей старый ссылка указывает на.Если эта страница не может быть найдена, вместо нее отображается эта страница.

Товар, который вы ищете, может существовать. Проблема может заключаться в неаккуратном использовании заглавных и строчных букв в URL.

URL-адреса на этом сайте чувствительны к регистру . Прописные и строчные буквы должны использоваться точно так, как они указаны в адресной строке, когда вы щелкаете меню или ссылку на этом сайте. Например:

Этот URL будет работать: https://wordmvp.com/ FAQ s / G eneral / Shortcuts.htm
Этот URL-адрес не работает: https://wordmvp.com/ faq s / g eneral / Shortcuts.htm

Имя домена URL-адреса никогда не чувствительно к регистру. Например, не имеет значения набираете ли вы W or MVP .com или w or mvp .com.

Список URL-адресов с правильным использованием верхнего и нижнего регистра

Приведенный ниже список может помочь вам исправить URL-адрес, который не работает из-за неточного использования верхнего и нижнего регистра.Перечислены только имена папок:

wordmvp.com/

wordmvp.com/FAQs/

wordmvp.com/FAQs/AppErrors/

wordmvp.com/FAQs/Customization/

wordmvp.com/FAQs/DrwGrphcs/

wordmvp.com/FAQs/Formatting/

wordmvp.com/FAQs/General/

wordmvp.com/FAQs/InterDev/

wordmvp.com/FAQs/MacrosVBA/

wordmvp.com/FAQs/MailMerge/

wordmvp.ru / FAQs / Numbering /

wordmvp.com/FAQs/TblsFldsFms/

wordmvp.com/FAQs/UserForms/

wordmvp.com/FindHelp/

wordmvp.com/Mac/

wordmvp.com/Templates/

wordmvp.com/Tutorials/

excel — как отправить документ Word как тело электронного письма с VBA

Переполнение стека

Около
Товары
Для команд

Переполнение стека Общественные вопросы и ответы
Переполнение стека для команд Где разработчики и технологи делятся частными знаниями с коллегами
Вакансии Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста
Талант Нанимайте технических специалистов и создавайте свой бренд работодателя

Как использовать рассылки Microsoft Word для автоматизации электронной почты

Хотя есть много вещей, которые мне не нравятся в Microsoft Word, есть еще много вещей, которые мне нравятся в нем. В частности, мне нравится возможность автоматизировать многие задачи, которые вы часто делаете. Одна из таких задач — отправка отчетов или электронных писем. Большинство из нас сталкивается с работой, когда вы должны отправить отчет всей команде людей, поэтому вы тратите часы на написание электронной почты за электронной.

Большинство из нас сталкивается с работой, когда вы должны отправить отчет всей команде людей.Иногда это усугубляет то, что вам приходится отправлять каждому человеку индивидуальные электронные письма с конкретной информацией, относящейся к ним. Может быть, от 80 до 90% словоблудия одинаковы, но эти 10 или 20% специфичны для человека, поэтому вы обнаруживаете, что часами пишете письмо за письмом.

Отправка автоматических писем

В прошлом я писал о том, как можно автоматизировать Google Analytics для отправки запланированных отчетов, которые затем можно передать своему начальнику или клиенту.Но форма автоматизации, которую я собираюсь показать вам сегодня, немного отличается. Вместо того, чтобы создавать данные для вас, Word будет автоматически заполнять сведения о человеке в вашем списке контактов, позволяя вам быстро вводить данные или информацию, которые вы хотите отправить этому человеку. Это делает электронное письмо личным и прямым, но в то же время вы не тратите часы на написание десятков или сотен личных, прямых писем.

Чтобы начать работу, в Word (в моих примерах это Word 2007) щелкните « Mailings », а затем « Start Mail Merge ».«

Мастер не нужен, но он хорош, потому что помогает запомнить все, что вам нужно сделать. Сначала выберите шаблон, который вы хотите использовать для общего отчета.

Word много хороших стилей и макетов. Выбрав шаблон, просто нажмите ОК. Теперь весь ваш отчет написан за вас, все, что вам нужно сделать, это заполнить текст.Когда дело доходит до даты, не забудьте выбрать «сегодня», чтобы в документе всегда использовалась сегодняшняя дата каждый раз, когда вы создаете ее позже.

Когда вы выбираете свой список получателей для получения этих писем, вы можете использовать свои текущие контакты Outlook, текущий список контактов, который вы экспортировали откуда-то еще, или создать новый список контактов.

В моем примере я выбрал получателей из моих текущих контактов Outlook.

Теперь, когда у вас выбраны получатели, вы собираетесь сообщить документу, какую информацию нужно извлечь из информации о контактах и автоматически встроить в отчет.Это можно сделать, нажав кнопку « Вставить поле слияния ».

Например, я создаю отчет о конкретном веб-сайте для клиента, поэтому я определил этот веб-сайт в его контактных данных, и здесь я говорю Word использовать этот URL-адрес в отчете.

Если вы используете Outlook, не забывайте, что Outlook Contacts предлагает пользовательские поля, куда вы можете вставить любую информацию, которую хотите для этого человека.

Это полезно, когда информация, которую вы хотите встроить для этого человека, не найдена в полях списка контактов.

Самая крутая вещь в рассылках Microsoft Word заключается в том, что вы в основном создаете поля для заполнения для частей отчета, которые уникальны для каждого человека.

Итак, когда вы пишете общее сообщение и попадаете в место, где вам нужно написать что-то, что будет иметь конкретные данные, относящиеся к этому человеку, просто нажмите « Rules » и выберите « Fill-in ».Это позволяет вам определить вопрос-подсказку и ответ по умолчанию. Что произойдет, так это то, что когда вы загрузите свой автоматизированный документ, он предложит вам заполнить каждое из полей для заполнения для каждого получателя.

После того, как вы закончите создание своей автоматической рассылки, ваш документ будет состоять из некоторых полей, которые автоматически заполняются в зависимости от контактных данных получателя, а другие поля будут заполняться в зависимости от того, что вы указали для информации.

Для каждого документа вы можете быстро отправить отчет по электронной почте из Word, нажав кнопку Outlook в верхней правой части экрана, выбрав « Отправить электронное письмо » (или отправить как вложение PDF), и все готово!

Используя эту технику, вы сократите объем работы по переписке как минимум на 50% или более.Предварительно вам потребуется некоторое время, чтобы правильно настроить документ, но каждую неделю или месяц, когда вам нужно выпустить отчет, вы будете очень рады, что приложите усилия.

Попробуйте рассылки Microsoft Word и расскажите, как все прошло.Это сэкономило вам время? Поделитесь своим опытом в комментариях ниже!

Изображение предоставлено: clix на sxc.hu

Lenovo Tab P11 Pro Lenovo представляет два новых планшета, в том числе 11.5-дюймовый планшет P11 Pro

Lenovo Tab P11 Pro и Lenovo Tab M10 HD Gen 2 занимают большое место в мире планшетов Android.

Об авторе

Райан имеет степень бакалавра в области электротехники. Он проработал 13 лет в области автоматизации, 5 лет в ИТ, а теперь работает инженером по приложениям.Бывший управляющий редактор MakeUseOf, он выступал на национальных конференциях по визуализации данных и был показан на национальном телевидении и радио.

Подробнее о Райане Дьюбе

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Перед тем, как начать, откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое вы хотите отправить.

Для отправки электронной почты необходимо установить программу электронной почты, совместимую с MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Подготовьте основной документ

Шаг 2. Настройте список рассылки

Список рассылки — это ваш источник данных. Для получения дополнительной информации см. Источники данных, которые можно использовать для слияния.

подсказки

Если у вас нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец почтовых индексов или почтовых индексов в виде текста, чтобы сохранить любые нули. В разделе Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и имеет те же версии, что и Word.

Убедитесь, что в вашем источнике данных есть столбец для адресов электронной почты и что есть адреса электронной почты для всех, кому вы отправляете электронную почту.

Перейти к рассылки > Выбрать получателей .
Выберите источник данных. Для получения дополнительной информации см. Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Выберите Файл > Сохранить .

Если вам нужно отредактировать, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. Слияние писем: изменение получателей.

Перейти к рассылки > Линия приветствия .
Выберите формат, который хотите использовать.
Выберите ОК , чтобы вставить поле слияния.
Выберите Файл > Сохранить .

В сообщение электронной почты можно добавить другие поля из источника данных. Для получения дополнительной информации см. Вставка полей для слияния.

Примечание: Вам нужно будет отформатировать электронную почту вручную после вставки полей.

Если какая-либо часть вашего адреса или других полей отсутствует, см. Слияние писем: сопоставление полей для исправления.

Чтобы изменить шрифт, размер или интервал объединенного содержимого, выберите имя поля объединения и внесите необходимые изменения.

Выберите Предварительный просмотр результатов , а затем выберите Далее или Предыдущий чтобы увидеть имена и адреса в теле письма.
Выберите Завершить и объединить > Отправить сообщения электронной почты .
В поле Кому выберите столбец или поле адреса электронной почты в списке рассылки.

Примечание. Word отправляет отдельное сообщение на каждый адрес электронной почты.Вы не можете указывать копию или скрытую копию другим получателям. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения к электронному письму.
В поле Тема введите строку темы сообщения.
В поле Почтовый формат выберите HTML (настройка по умолчанию) или Обычный текст , чтобы отправить документ как тело сообщения электронной почты.
Менее Отправьте записи , используйте одно из следующих значений:
Выберите ОК , чтобы запустить слияние.

Перейти к Файл > Сохранить .Когда вы сохраняете основной документ, вы также сохраняете его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да , когда будет предложено сохранить соединение с источником данных.

См. Также

Шаг 1. Создайте основной документ в Word

Перейти к рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты .
В Word введите сообщение электронной почты, которое хотите отправить.

Шаг 2. Настройте список рассылки

Список рассылки — это ваш источник данных.Для получения дополнительной информации см. Источники данных, которые можно использовать для слияния.

подсказки

Если у вас нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец почтовых индексов или почтовых индексов в виде текста, чтобы сохранить любые нули. В разделе Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и имеет ту же версию, что и Word.

Перейти к рассылки > Выбрать получателей .
Выберите источник данных. Для получения дополнительной информации см. Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Выберите Файл > Сохранить .

Перейдите к рассылки > Вставьте поле слияния , а затем выберите поля для добавления.
В основном документе выберите Перетащите поля в это поле или введите текст и щелкните или коснитесь текста, чтобы удалить его.
Добавьте и отформатируйте поля, которые вы хотите включить в сообщение электронной почты, и выберите ОК .

Перейдите к рассылки > Предварительный просмотр результатов , чтобы увидеть, как выглядят сообщения электронной почты.

Используйте кнопки со стрелками влево и вправо на вкладке Mailings для прокрутки каждого сообщения электронной почты.
Снова выберите Предварительный просмотр результатов , чтобы добавить или удалить поля слияния.
Когда будете готовы, перейдите к Mailings > Finish & Merge > Merge to E-Mail .

Объединить с электронной почтой недоступен, если вы не выбрали почтовую программу по умолчанию.
Выберите поле слияния — , тему и способ отправки: в виде текста, HTML или вложения. При отправке в виде вложения электронное письмо не имеет основного текста, но сообщение отправляется как вложенный документ.
Выберите Слияние с исходящими сообщениями .