Как отформатировать таблицу в word по алфавиту

Опубликовано 29.09.2021 автором sait-s-nulya.ru

Главная » Разное » Как отформатировать таблицу в word по алфавиту

Форматирование таблицы — Word

В Microsoft Office Word 2007 отформатировать таблицу после ее создания можно несколькими способами. Применение стилей таблиц позволяет задать формат сразу для всей таблицы, а также выполнить предварительный просмотр, чтобы заранее увидеть, как будет выглядеть таблица с выбранным стилем форматирования.

Таблицы можно изменять путем разбиения или объединения ячеек, добавления и удаления столбцов и строк, а также рисования. При работе с большими таблицами можно задать отображение заголовка таблицы на каждой из страниц, на которых она выводится. Чтобы исключить непредусмотренные разрывы потока данных в таблице, можно указать, в каких местах должны находиться разрывы страницы.

В этой статье

Использование стилей таблиц для оформления всей таблицы

Добавление или удаление рамок

Отображение и скрытие линий сетки

Добавление ячейки, строки или столбца

Удаление ячейки, строки или столбца

Объединение и разбиение ячеек

Повторение заголовка таблицы на последующих страницах

Управление разбиением таблицы на части

Использование стилей таблицы для форматирования всей таблицы

После создания таблицы можно задать для нее формат при помощи стилей таблицы. Установив указатель мыши на одном из заранее определенных стилей таблицы, можно просмотреть, как будет выглядеть эта таблица в готовом виде.

  1. Щелкните таблицу, для которой требуется задать формат.

  2. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Конструктор.

  3. В группе Стили таблиц наводите указатель мыши на стили таблиц, пока не найдете подходящий вариант.

    Примечание: Чтобы посмотреть другие стили, нажмите кнопку со стрелкой Больше 

    .

  4. Чтобы применить стиль к таблице, щелкните его.

  5. В группе Параметры стиля таблицы установите или снимите флажки рядом с теми элементами таблицы, которые требуется отобразить или скрыть в выбранном стиле.

К началу страницы

Добавление и удаление рамок


Чтобы придать таблице нужный вид, можно добавить или удалить границы.

Добавление границ в таблицу

  1. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Макет.

  2. В группе Таблица нажмите кнопку Выделить и выберите команду Выделить таблицу.

  3. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Конструктор.

  4. В группе Стили таблиц нажмите кнопку Границы и выполните одно из указанных ниже действий.

    • Выберите один из встроенных наборов границ.

    • В группе Границы и заливка нажмите кнопку Границы и выберите нужный вариант.

Удаление границ во всей таблице

  1. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Макет.

  2. В группе Таблица нажмите кнопку Выделить и выберите команду Выделить таблицу.

  3. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Конструктор.

  4. В группе Стили нажмите кнопку Границы и выберите вариант без границы.

Добавление границ к отдельным ячейкам

  1. На вкладке Главная в группе Абзац нажмите кнопку Показать или скрыть.

  2. Выделите нужные ячейки вместе со знаками окончания ячейки.

  3. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Конструктор.

  4. В группе Стили таблиц нажмите кнопку Границы и выберите нужный тип границы.

Удаление границ в определенных ячейках

  1. На вкладке Главная в группе Абзац нажмите кнопку Показать или скрыть.

  2. Выделите нужные ячейки вместе со знаками окончания ячейки.

  3. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Конструктор.

  4. В группе Стили таблиц нажмите кнопку Границы и выберите вариант Без границ.

К началу страницы

Отображение и скрытие линий сетки

Линии сетки отображают границы между ячейками в таблице, не имеющей границ. Если скрыть сетку в таблице с заданными границами, изменения будут незаметны, поскольку линии сетки повторяют линии границы. Чтобы увидеть линии сетки, следует удалить границы.

В отличие от границ, линии сетки отображаются только на экране и не выводятся при печати таблицы. Если отключить сетку, таблица отобразится в том виде, в котором она будет напечатана.

Примечание: Линии сетки не отображаются в веб-браузер и в режиме предварительного просмотра.

Отображение и скрытие линий сетки таблицы в документе

К началу страницы

Добавление ячейки, строки или столбца

Вставка ячейки

  1. Щелкните ячейку справа или сверху от того места, куда требуется вставить новую ячейку.

  2. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Макет и нажмите кнопку вызова диалогового окна Строки и столбцы.

  3. Выберите один из указанных ниже параметров.

Параметр

Действие

со сдвигом вправо

Вставка ячейки с перемещением остальных ячеек строки вправо.

Примечание: В результате этого действия в строке может оказаться больше ячеек, чем в других строках.

со сдвигом вниз

Вставка ячейки с перемещением ячеек данного столбца на одну строку вниз. Последняя ячейка помещается в новой строке, добавленной снизу в таблицу.

вставить целую строку

Вставка строки над выделенной ячейкой

вставить целый столбец

Вставка столбца справа от выделенной ячейки

Добавление строки

  1. Щелкните ячейку в строке, над или под которой требуется добавить новую строку.

  2. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Макет.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить строку над выделенной ячейкой, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить выше.

    • Чтобы добавить строку под выделенной ячейкой, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить ниже.

Добавление столбца

  1. Щелкните ячейку в столбце, расположенном справа или слева от того места, куда требуется вставить столбец.

  2. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Макет.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить столбец слева от выделенной ячейки, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить слева.

    • Чтобы добавить столбец справа от выделенной ячейки, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить справа.

К началу страницы

Удаление ячейки, строки или столбца

  1. Выполните одно из указанных ниже действий.

    Чтобы выделить

    Выполните следующие действия

    Ячейку

    Щелкните левый край ячейки.

    Строку

    Щелкните слева от строки

    .

    Столбец

    Щелкните верхнюю линию сетки (т. е. верхнюю границу) столбца

    .

  2. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Макет.

  3. В группе Строки и столбцы нажмите кнопку Удалить и выберите команду Удалить ячейки, Удалить строки или Удалить столбцы.

К началу страницы

Объединение и разбиение ячеек

Объединение ячеек

Две или более ячейки, расположенные в одной строке или в одном столбце, можно объединить в одну. Например, можно объединить несколько ячеек в одной строке для создания заголовка таблицы, общего для нескольких столбцов.

  1. Чтобы выделить ячейки, которые необходимо объединить, щелкните левую границу одной из них и протащите указатель, удерживая нажатой кнопку мыши, по нужным ячейкам.

  2. В группе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Слияние выберите команду Объединить ячейки.

Разбиение ячеек

  1. Выделите одну или несколько ячеек, которые требуется разделить.

  2. В группе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Слияние выберите команду Разделить ячейки.

  3. Введите число столбцов и строк, на которое следует разбить выделенные ячейки.

К началу страницы

Повторение заголовка таблицы на последующих страницах

При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах разрыв страницы. В этом случае можно настроить таблицу таким образом, чтобы заголовок таблицы повторялся на каждой странице.

Повторяющиеся заголовки таблицы отображаются только в Режим разметки и в напечатанном документе.

  1. Выделите строку (строки), составляющие заголовок. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы.

  2. В разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные выберите команду Повторить строки заголовков.

Примечание: В Microsoft Word заголовки таблицы повторяются в местах автоматического разрыва страниц. Если разрыв страницы вставлен в таблицу вручную, заголовок не повторяется.

К началу страницы

Управление разбиением таблицы на части

При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах разрыв страницы. Если разрыв страницы оказался в длинной строке, часть этой строки по умолчанию переносится на следующую страницу.

Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей несколько страниц, внесите в эту таблицу соответствующие изменения.

Печать всей строки таблицы на одной странице

  1. Щелкните в любом месте таблицы.

  2. В разделе Работа с таблицами откройте вкладку Макет.

  3. В группе Таблица нажмите кнопку Свойства и откройте вкладку Строка.

  4. Снимите флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу.

Задание места принудительного разрыва таблицы на страницы

  1. Выделите строку, которая должна быть напечатана на следующей странице.

  2. Нажмите клавиши CTRL+ENTER.

К началу страницы

Форматирование таблицы — Word

После создания таблицы Microsoft Office Word 2007 предлагает множество способов форматирования этой таблицы. Если вы решите использовать стили таблиц, вы можете отформатировать свою таблицу сразу и даже предварительно просмотреть, как будет выглядеть ваша таблица, отформатированная в определенном стиле, прежде чем применять стиль.

Вы можете создать собственный вид таблиц, разделяя или объединяя ячейки, добавляя или удаляя столбцы или строки или добавляя границы.Если вы работаете с длинной таблицей, вы можете повторять заголовки таблицы на каждой странице, на которой она появляется. Чтобы предотвратить неудобные разрывы страниц, которые нарушают поток вашей таблицы, вы также можете указать, как и где таблица должна разбиваться по страницам.

Что ты хочешь сделать?

Используйте стили таблиц для форматирования всей таблицы

Добавить или удалить границы

Показать или скрыть линии сетки

Добавить ячейку, строку или столбец

Удалить ячейку, строку или столбец

Объединить или разделить ячейки

Повторять заголовок таблицы на последующих страницах

Контроль, где разделен стол

Использование стилей таблиц для форматирования всей таблицы

После создания таблицы вы можете отформатировать всю таблицу с помощью стилей таблиц.Наведя указатель мыши на каждый из предварительно отформатированных стилей таблицы, вы можете предварительно просмотреть, как таблица будет выглядеть.

  1. Щелкните в таблице, которую вы хотите отформатировать.

  2. В разделе Инструменты для таблиц щелкните вкладку Дизайн .

  3. В группе Стили таблиц наведите указатель мыши на каждый стиль таблицы, пока не найдете стиль, который хотите использовать.

    Примечание: Чтобы увидеть другие стили, щелкните стрелку Еще .

  4. Щелкните стиль, чтобы применить его к таблице.

  5. В группе Параметры стиля таблицы установите или снимите флажок рядом с каждым элементом таблицы, чтобы применить или удалить выбранный стиль.

Верх страницы

Добавить или удалить границы

Вы можете добавлять или удалять границы, чтобы отформатировать таблицу так, как вам нужно.

Добавить границы таблицы

  1. В разделе Инструменты таблицы щелкните вкладку Макет .

  2. В группе Таблица нажмите Выбрать , а затем нажмите Выбрать таблицу.

  3. В разделе Инструменты для таблиц щелкните вкладку Дизайн .

  4. В группе Стили таблиц щелкните Границы , а затем выполните одно из следующее:

    • Щелкните один из предопределенных наборов границ.

    • Щелкните Borders and Shading , перейдите на вкладку Borders и затем выберите нужные параметры.

Удалить границы таблицы со всей таблицы

  1. В разделе Инструменты таблицы щелкните вкладку Макет .

  2. В группе Таблица нажмите Выбрать , а затем нажмите Выбрать таблицу.

  3. В разделе Инструменты для таблиц щелкните вкладку Дизайн .

  4. В группе Стили таблиц щелкните Границы , а затем щелкните Без границ .

Добавить границы таблицы только к указанным ячейкам

  1. На вкладке Домашняя страница в группе Абзац щелкните Показать / скрыть .

  2. Выберите нужные ячейки, включая их метки конца ячеек.

  3. В разделе Инструменты для таблиц щелкните вкладку Дизайн .

  4. В группе Стили таблиц щелкните Границы , а затем щелкните границу, которую вы хотите добавить.

Удалить границы таблицы только из указанных ячеек

  1. На вкладке Домашняя страница в группе Абзац щелкните Показать / скрыть .

  2. Выберите нужные ячейки, включая их метки конца ячеек.

  3. В разделе Инструменты для таблиц щелкните вкладку Дизайн .

  4. В группе Стили таблиц щелкните Границы , а затем щелкните Без границ .

Верх страницы

Показать или скрыть линии сетки

Линии сетки показывают границы ячеек таблицы на экране везде, где к таблице не применены границы. Если вы скроете линии сетки в таблице с границами, вы не увидите изменения, потому что линии сетки находятся за границами.Чтобы просмотреть линии сетки, удалите границы.

В отличие от границ, линии сетки появляются только на экране; они никогда не печатаются. Если вы отключите линии сетки, таблица будет отображаться в том виде, в котором она будет напечатана.

Примечание. Линии сетки не отображаются при просмотре документа в веб-браузере или в режиме предварительного просмотра.

Показать или скрыть линии сетки таблицы в документе

  • В разделе Инструменты таблицы на вкладке Макет в группе Таблица щелкните Просмотр линий сетки .

Верх страницы

Добавить ячейку, строку или столбец

Добавить ячейку

  1. Щелкните в ячейке, расположенной справа или над тем местом, где вы хотите вставить ячейку.

  2. В разделе Инструменты таблицы на вкладке Макет щелкните панель запуска диалогового окна Строки и столбцы .

  3. Выберите один из следующих вариантов:

Щелкните здесь

Для этого

Сдвиг ячеек вправо

Вставьте ячейку и переместите все остальные ячейки в этой строке вправо.

Примечание: Этот параметр может привести к тому, что в строке будет больше ячеек, чем в других строках.

Сдвинуть ячейки вниз

Вставьте ячейку и переместите оставшиеся существующие ячейки в этом столбце на одну строку вниз каждая.Внизу таблицы будет добавлена ​​новая строка, содержащая последнюю существующую ячейку.

Вставить всю строку

Вставьте строку прямо над ячейкой, в которой вы щелкнули.

Вставить весь столбец

Вставьте столбец справа от ячейки, в которой вы щелкнули.

Добавить строку

  1. Щелкните ячейку, расположенную чуть ниже или выше того места, где вы хотите добавить строку.

  2. В разделе Инструменты таблицы щелкните вкладку Макет .

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы добавить строку непосредственно над ячейкой, в которой вы щелкнули, в группе Строки и столбцы щелкните Вставить выше .

    • Чтобы добавить строку чуть ниже ячейки, в которой вы щелкнули, в группе Строки и столбцы щелкните Вставить под .

Добавить столбец

  1. Щелкните ячейку, расположенную справа или слева от того места, где вы хотите добавить столбец.

  2. В разделе Инструменты таблицы щелкните вкладку Макет .

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы добавить столбец слева от ячейки, в которой вы щелкнули, в группе Строки и столбцы щелкните Вставить слева .

    • Чтобы добавить столбец справа от ячейки, в которой вы щелкнули, в группе Строки и столбцы щелкните Вставить справа .

Верх страницы

Удалить ячейку, строку или столбец

  1. Выполните одно из следующих действий:

    Выбрать

    Сделайте это

    Ячейка

    Щелкните левый край ячейки..

    Ряд

    Щелкните слева от строки.

    А колонка

    Щелкните верхнюю линию сетки или верхнюю границу столбца.

  2. В разделе Инструменты таблицы щелкните вкладку Макет .

  3. В группе Строки и столбцы щелкните Удалить , а затем щелкните Удалить ячейки , Удалить строки или Удалить столбцы , в зависимости от ситуации.

Верх страницы

Объединить или разделить ячейки

Объединить ячейки

Вы можете объединить две или более ячеек в одной строке или столбце в одну ячейку.Например, вы можете объединить несколько ячеек по горизонтали, чтобы создать заголовок таблицы, охватывающий несколько столбцов.

  1. Выберите ячейки, которые вы хотите объединить, щелкнув левый край ячейки, а затем перетащив курсор через другие ячейки, которые вы хотите.

  2. В разделе Инструменты таблицы на вкладке Макет в группе Объединить щелкните Объединить ячейки .

Разделенные ячейки

  1. Щелкните ячейку или выберите несколько ячеек, которые вы хотите разделить.

  2. В разделе Инструменты таблицы на вкладке Макет в группе Объединить щелкните Разделить ячейки .

  3. Введите количество столбцов или строк, на которые вы хотите разделить выбранные ячейки.

Верх страницы

Повторить заголовок таблицы на последующих страницах

Когда вы работаете с очень длинной таблицей, она будет разделена, если произойдет разрыв страницы. Вы можете внести изменения в таблицу, чтобы заголовки таблицы повторялись на каждой странице.

Повторяющиеся заголовки таблиц видны только в режиме макета печати и при печати документа.

  1. Выберите строку или строки заголовка.Выборка должна включать первую строку таблицы.

  2. В разделе Инструменты таблицы на вкладке Макет в группе Данные щелкните Повторить строки заголовка .

Примечание. Word автоматически повторяет заголовки таблицы на каждой новой странице, которая возникает в результате автоматического разрыва страницы. Word не повторяет заголовок, если вы вручную вставляете разрыв страницы в таблицу.

Верх страницы

Элемент управления разделением таблицы

Когда вы работаете с очень длинной таблицей, ее необходимо разделять в любом месте, где происходит разрыв страницы. По умолчанию, если разрыв страницы происходит внутри большой строки, Microsoft Word разрешает разрыв страницы для разделения строки между двумя страницами.

В таблицу можно внести изменения, чтобы информация отображалась так, как вы хотите, когда таблица занимает несколько страниц.

Предотвратить строка таблицы от разбиения на страницы

  1. Щелкните по таблице.

  2. В разделе Инструменты таблицы щелкните вкладку Макет .

  3. В группе Таблица щелкните Свойства , а затем щелкните вкладку Строка .

  4. Снимите флажок Разрешить разрыв строки между страницами .

Принудительно разбивать таблицу на страницы в определенной строке

  1. Щелкните строку, которая должна появиться на следующей странице.

  2. Нажмите CTRL + ENTER.

Верх страницы

.

8 советов по форматированию идеальных таблиц в Microsoft Word

Невозможно создать красивые документы Microsoft Word, срезая углы на таблицах. В Microsoft Word таблицы являются основными инструментами форматирования . Microsoft Office упростил создание и форматирование базовых таблиц в Microsoft Word для Office 365, Word 2019, Word 2016 и Word 2013.

word-formatting-fonts

Мы не накрыли столы так, как хотелось бы.Пора исправить это, поскольку количество людей, задающих вопросы о том, как правильно форматировать таблицы, растет. Может быть, эти восемь советов по столу могут стать закуской.

Между прочим, можно получить бесплатную копию Microsoft Word, если она вам понадобится.

1. Как сделать таблицу в Microsoft Word

Использование таблиц и даже изменение их на лету в соответствии с данными стало намного проще в новых версиях Word, таких как Microsoft Word 2019 и Office 365.Интуитивно понятные функции форматирования дают вам более точный (и более быстрый) контроль над внешним видом таблицы. Но сначала перейдите на ленту > Вставить> Таблица> Вставить таблицу , чтобы создать свою первую таблицу.

Он дает вам пять вариантов создания вашей первой таблицы.

Самый быстрый способ начать — использовать Quick Tables . Встроенные конструкции избавят вас от недостатка дизайнерских навыков. Вы можете изменить дизайн, добавив собственные строки и столбцы или удалив те, которые вам не нужны.

Еще один способ быстрого создания таблицы в Word — это функция Insert Control . Вы можете создать новый столбец или строку одним щелчком мыши.Наведите указатель мыши на стол. Прямо за пределами таблицы между двумя существующими столбцами или строками появляется полоса. щелкните по нему, когда он появится, и в этом месте будет вставлен новый столбец или строка.

Как разместить свой стол на странице?

Щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите Свойства таблицы из контекстного меню.Диалоговое окно «Свойства таблицы» предназначено для точного управления данными и их отображением. Управляйте размером, выравниванием и отступом таблицы.

По умолчанию Word выравнивает таблицу по левому краю.Если вы хотите центрировать таблицу на странице, выберите вкладку Таблица . Щелкните Alignment> Center .

Рисунок Отступ слева определяет расстояние таблицы от левого поля.

Расположите таблицу в соответствии с текстом вокруг нее для визуально эстетичного вида. Оберните текст вокруг таблиц, перетащив его за ручку.Перенос текста автоматически изменяется с Нет на Около . В диалоговом окне Позиционирование таблицы вы можете установить расстояние от окружающего текста для каждой стороны таблицы.

Выберите Переместить с текстом , если текст напрямую связан с данными таблицы.Таблица выравнивается по вертикали относительно соответствующего абзаца вокруг нее. Если данные таблицы применяются ко всему документу, вы можете не устанавливать этот флажок.

2. Используйте линейку

Калибровка таблиц и их точное позиционирование — само по себе искусство.Если вам нужны точные измерения для определения размера строк и столбцов — , используйте линейку .

Наведите указатель мыши на границу.Когда появится указатель с двойной стрелкой, щелкните границу и удерживайте нажатой клавишу ALT. Microsoft Word показывает конкретные размеры на линейке. Переместите строки и столбцы в соответствии с вашими измерениями.

3. Преобразование текста в таблицу (и наоборот)

Табличные данные дают информацию о своей структуре.Было бы неприятно, если бы в Word не было средств для обработки нетабличных данных. Вы можете мгновенно преобразовать данные в таблицы с помощью команды «Вставить таблицу».

Выделите текст. Перейдите на ленту > Вставить> Таблица> Вставить таблицу

Microsoft Word определяет необходимое количество строк и столбцов, учитывая текстовые разделители, а затем автоматически подбирает содержимое.Диалоговое окно Convert Text to Table позволяет вам больше контролировать, если предыдущая операция не сработала. Вы также можете выбрать, как разместить содержимое таблицы на странице.

Вы можете указать, как Microsoft Word должен разделять данные на строки и столбцы.Абзац, табуляторы, запятые или любой другой символ-разделитель. Это позволяет легко импортировать нетабличные данные из файлов CSV или простых файлов TXT и преобразовывать их в форматированные таблицы.

Преобразовать таблицу в текст

Разработайте обратный процесс, если кто-то попросит вас отправить им файлы со значениями, разделенными запятыми, или любым другим указателем.Выделите всю таблицу, щелкнув маркер «перемещения» над таблицей.

Перейдите на ленту > Работа с таблицами> Макет> В группе данных щелкните Преобразовать в текст .

Простой текст может показаться скучным.Когда у вас будет возможность, вместо этого преобразуйте таблицу данных в более наглядную диаграмму с помощью одной из недостаточно используемых функций в Microsoft Word.

4. Автозаполнение номеров столбцов

Microsoft Excel упрощает автоматическое заполнение последовательности чисел.Microsoft Word этого не делает, и вам, возможно, придется прибегнуть к ручной работе. Есть способ попроще.

Создайте новый столбец для серийных номеров, если он не существует.Выберите этот столбец, наведя указатель мыши на столбец.

Выделив столбец, перейдите к Главная> Абзац> Нажмите кнопку Numbering для вставки нумерованного списка.

Номерная серия вставляется в столбец автоматически.

5. Заморозьте эти таблицы!

Таблицы Microsoft Word изменяют свои размеры для размещения новых данных. Бывают случаи, когда вы вообще не хотите, чтобы таблица меняла размер, даже когда вставляются новые данные.То есть — «заморозить» размер ячеек.

Первый шаг — указать фиксированный размер ячеек. Перейдите в Свойства таблицы> Строка> Введите значение в поле Укажите высоту . Для Высота строки выберите Ровно из раскрывающегося списка.

Теперь выберите вкладку Таблица > нажмите кнопку Параметры > снимите флажок Автоматически изменять размер по размеру содержимого .

Дважды щелкните OK , чтобы закрыть диалоговое окно «Свойства таблицы».

Это также решает проблему вставки изображения в ячейку без расширения ячейки для размещения изображения.Если изображение больше доступного места в ячейке, оно обрезается по размеру ячейки.

6. Преобразование строк в столбцы в таблице

Бывают ситуации, когда вам нужно преобразовать строки в столбцы, а столбцы в строки.Один из возможных сценариев — количество столбцов превышает поле страницы. Переключение столбцов на строки и наоборот называется перестановкой .

Плохая новость в том, что Word пока не имеет встроенного метода для решения этой проблемы.Microsoft предлагает вам скопировать и вставить вашу таблицу в Microsoft Excel и использовать его команду Transpose . Теперь транспонированную таблицу можно скопировать обратно в Microsoft Word.

Dann показывает, насколько просто в Excel с помощью этого короткого руководства по переключению строк в столбцы.Также воспользуйтесь помощью на странице поддержки Microsoft, если у вас возникнут проблемы с использованием команды Transpose.

7. Вставьте таблицы Perfect Excel в Gmail

Вы найдете применение этому простому обходному пути.По умолчанию Gmail не сохраняет формат электронной таблицы при вставке из Microsoft Excel. Чтобы отправить табличные данные по электронной почте, не отправляя их в виде отдельного вложения, используйте Microsoft Word в качестве моста.

Выберите и скопируйте и вставьте таблицу Microsoft Excel в документ Microsoft Word с исходным форматированием.Теперь скопируйте и вставьте из Microsoft Word в Gmail. Как видно на скриншоте проблема решена. Возможно, вам придется немного подправить более сильно отформатированные таблицы, но большая часть форматирования сохраняется.

8. Используйте таблицы повторно, чтобы сэкономить время

Вы можете сэкономить много времени, повторно используя таблицы при создании профессиональных отчетов и документов.Сохраняйте пустые форматы таблиц и при необходимости вставляйте новые данные. Благодаря такому быстрому сохранению вам не придется заново создавать макет для новых данных.

Выберите стол.Перейдите на ленту > Вставить> Текстовая группа> щелкните Быстрые детали> Сохранить выделение в галерее быстрых деталей .

После сохранения выбора в галерее быстрых деталей вы можете повторно использовать выбор, щелкнув Быстрые детали и выбрав выбор из галереи.

Используйте Building Blocks Organizer для предварительного просмотра любой созданной вами таблицы. Вы также можете редактировать свойства и удалять таблицы отсюда.

Смущают ли вас таблицы Microsoft Word?

Этих советов недостаточно, чтобы охватить объем таблиц в нашей повседневной работе.Я не говорил о роли вкладки «Дизайн» в создании привлекательных таблиц. Это отдельная тема. Но это одна из немногих областей, в которых можно запутаться, благодаря визуальной справке на этой вкладке.

Таблицы — это одна из общих областей между Microsoft Word и Excel.Microsoft Excel предназначен для мощного управления табличными данными, но умение работать с ними обоими является важным навыком Microsoft Office. Используйте их при любой возможности.

Если вы создаете профессиональный документ, не забудьте добавить титульную страницу.

Android 11 launch image Android 11 начинает развертывание на некоторых устройствах Android

Ожидание Android 11 наконец-то закончилось, так как Google выпустила новую ОС для некоторых устройств.

Об авторе Сайкат Басу (Опубликовано 1536 статей)

Сайкат Басу — заместитель редактора по Интернету, Windows и производительности.После того, как он избавился от грязи MBA и десятилетней маркетинговой карьеры, он теперь увлечен тем, что помогает другим улучшить свои навыки рассказывания историй. Он ищет пропавшую оксфордскую запятую и ненавидит плохие скриншоты. Но идеи фотографии, фотошопа и производительности успокаивают его душу.

Ещё от Saikat Basu

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

.

сортировать по алфавиту столбцы и строки

Из этого туториала Вы узнаете, как быстро и легко расположить Excel в алфавитном порядке. Он также предоставляет решения для нетривиальных задач, например, как расположить в алфавитном порядке по фамилии, когда записи начинаются с имени.

Распределение по алфавиту в Excel так же просто, как и ABC. Независимо от того, сортируете ли вы весь рабочий лист или выбранный диапазон, по вертикали (столбец) или по горизонтали (строка), по возрастанию (от A до Z) или по убыванию (от Z до A), в большинстве случаев задача может быть выполнена одним нажатием кнопки.Однако в некоторых ситуациях встроенные функции могут споткнуться, но вы все равно можете найти способ сортировки по алфавиту с помощью формул.

Из этого туториала Вы узнаете несколько быстрых способов упорядочить по алфавиту в Excel и научите, как предвидеть и предотвращать проблемы сортировки.

Как расположить по алфавиту в Excel

В целом, существует 3 основных способа сортировки в алфавитном порядке в Excel: кнопка A-Z или Z-A, функция сортировки и фильтр. Ниже вы найдете подробные инструкции по каждому методу.

Как отсортировать столбец по алфавиту

Самый быстрый способ сортировки по алфавиту в Excel:

  1. Выберите любую ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
  2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр щелкните A – Z для сортировки по возрастанию или Z – A для сортировки по убыванию. Готово!

К этим же кнопкам также можно получить доступ из вкладки Home > Редактирование группы > Сортировка и фильтр :

В любом случае Excel мгновенно отсортирует ваш список по алфавиту:

Наконечник. После того, как вы закончите сортировку, но прежде чем делать что-либо еще, внимательно посмотрите на результаты. Если что-то не так, нажмите кнопку Отменить , чтобы восстановить исходный порядок.

Упорядочить по алфавиту и объединить строки

Если ваш набор данных содержит два или более столбца, вы можете использовать кнопку A-Z или Z-A , чтобы расположить один из столбцов в алфавитном порядке, и Excel автоматически переместит данные в другие столбцы, сохраняя строки нетронутыми.

Как вы можете видеть в отсортированной таблице справа, соответствующая информация в каждой строке хранится вместе:

В некоторых ситуациях, в основном, когда выбрана только одна или несколько ячеек в середине набора данных, Excel не уверен, какую часть данных нужно отсортировать, и запрашивает инструкции.Если вы хотите отсортировать всю таблицу, оставьте значение по умолчанию . Разверните флажок выбора и нажмите Сортировка :

.

Фильтрация и сортировка по алфавиту в Excel

Еще один быстрый способ сортировки по алфавиту в Excel — это добавить фильтр. Прелесть этого метода заключается в том, что это одноразовая настройка — после применения автоматического фильтра параметры сортировки для всех столбцов доступны всего лишь одним щелчком мыши.

Добавить фильтр в таблицу очень просто:

  1. Выберите один или несколько заголовков столбцов.
  2. На вкладке Home в группе Редактирование щелкните Сортировка и фильтр > Фильтр .
  3. Маленькие раскрывающиеся стрелки появятся в каждом из заголовков столбцов. Щелкните стрелку раскрывающегося списка для столбца, который вы хотите расположить в алфавитном порядке, и выберите Сортировать от А до Я :

Столбец сразу же отсортирован по алфавиту, а небольшая стрелка вверх на кнопке фильтра указывает порядок сортировки (по возрастанию):

Чтобы изменить порядок, выберите Сортировка от Z до A в раскрывающемся меню фильтра.

Чтобы удалить фильтр , просто нажмите кнопку Filter еще раз.

Как разместить несколько столбцов в алфавитном порядке

Если вы хотите расположить данные в алфавитном порядке в нескольких столбцах, используйте команду Excel Sort , которая дает больший контроль над сортировкой ваших данных.

В качестве примера давайте добавим еще один столбец в нашу таблицу, а затем расположим записи в алфавитном порядке сначала по Регион , а затем по Имя :

Для этого выполните следующие действия:

  1. Выберите всю таблицу для сортировки.

    В большинстве случаев вы можете выбрать только одну ячейку, и Excel автоматически выберет остальные ваши данные, но этот подход подвержен ошибкам, особенно когда в ваших данных есть пробелы (пустые ячейки).

  2. На вкладке Data в группе Sort & Filter щелкните Sort
  3. Откроется диалоговое окно Сортировка с первым уровнем сортировки, созданным для вас автоматически, если Excel сочтет нужным.

    В раскрывающемся списке Сортировка по выберите столбец, который нужно расположить в алфавитном порядке первым, в нашем случае Область .В двух других полях оставьте настройки по умолчанию: Сортировать по — Значения ячеек и Порядок — От A до Z :

    Наконечник. Если в первом раскрывающемся списке вместо заголовков отображаются буквы столбцов, установите флажок Мои данные имеют заголовки .

  4. Нажмите кнопку Добавить уровень , чтобы добавить следующий уровень и выбрать параметры для другого столбца.

    В этом примере на втором уровне значения в столбце Имя сортируются в алфавитном порядке от A до Z:

    Наконечник. Если вы сортируете по нескольким столбцам с одинаковыми критериями, щелкните Копировать уровень вместо Добавить уровень . В этом случае вам нужно будет только выбрать другой столбец в первом поле.

  5. При необходимости добавьте дополнительные уровни сортировки и нажмите ОК .

Excel отсортирует ваши данные в указанном порядке. Как показано на скриншоте ниже, наша таблица упорядочена в алфавитном порядке именно так, как и должно: сначала Регион , а затем Имя :

Как отсортировать строки по алфавиту в Excel

Если ваши данные расположены по горизонтали, вы можете отсортировать их по строкам в алфавитном порядке.Это также можно сделать с помощью функции Excel Sort . Вот как:

  1. Выберите диапазон для сортировки. Если в вашей таблице есть метки строк, которые нельзя перемещать, не забудьте их оставить.
  2. Перейдите на вкладку Data > Sort and Filter group и нажмите Sort :
  3. В диалоговом окне Сортировка щелкните Параметры …
  4. В появившемся маленьком диалоговом окне Параметры сортировки выберите Сортировка слева направо и нажмите ОК , чтобы вернуться к Сортировка
  5. В раскрывающемся списке Сортировать по выберите номер строки, которую вы хотите расположить в алфавитном порядке (строка 1 в этом примере).В двух других полях подойдут значения по умолчанию, поэтому мы сохраняем их ( Значения ячеек в поле Сортировка по и от A до Z в поле Порядок ) и нажимаем ОК:

В результате первая строка в нашей таблице сортируется в алфавитном порядке, а остальные данные перестраиваются соответствующим образом, сохраняя все корреляции между записями:

Проблемы с сортировкой по алфавиту в Excel

Возможности сортировки

Excel потрясающие, но если вы работаете с неидеально структурированными данными, все может пойти очень плохо.Вот две общие проблемы.

Пустые или скрытые столбцы и строки

Если в ваших данных есть пустые или скрытые строки и столбцы, и вы выбрали только одну ячейку перед нажатием кнопки сортировки, будет отсортирована только часть ваших данных до первой пустой строки и / или столбца.

Простое решение — удалить пробелы и показать все скрытые области перед сортировкой. Или сначала выберите всю таблицу, а затем расположите ее по алфавиту.

Неизвестные заголовки столбцов

Если заголовки столбцов отформатированы иначе, чем остальные данные, Excel достаточно умен, чтобы идентифицировать их и исключать из сортировки.Но если строка заголовка не имеет специального форматирования, заголовки столбцов, скорее всего, будут рассматриваться как обычные записи и окажутся где-то посередине отсортированных данных. Чтобы этого не произошло, выберите только строки данных, а затем выполните сортировку.

При использовании диалогового окна Сортировка убедитесь, что установлен флажок Мои данные имеют заголовки .

Как сортировать в Excel по алфавиту с помощью формул

Microsoft Excel предоставляет множество функций для решения множества различных задач.Многие, но не все. Если вы столкнулись с проблемой, для которой нет встроенного решения, скорее всего, ее можно решить с помощью формулы. Это также верно для сортировки по алфавиту. Ниже вы найдете несколько примеров, когда алфавитный порядок может быть установлен только с формулами.

Как расположить в Excel по фамилии

Поскольку существует несколько распространенных способов написания имен на английском языке, иногда вы можете оказаться в ситуации, когда записи начинаются с имени, а вам нужно расположить их в алфавитном порядке по фамилии:

Параметры сортировки

Excel в этом случае не помогут, поэтому обратимся к формулам.

С полным именем в ячейке A2 вставьте следующие формулы в две разные ячейки, а затем скопируйте их по столбцам до последней ячейки с данными:

В C2 извлеките имя :

= ЛЕВЫЙ (A2; ПОИСК (""; A2) -1)

В D2 потяните фамилию :

= ВПРАВО (A2; LEN (A2) -ПОИСК ("", A2,1))

Затем соединили части в обратном порядке через запятую:

= D2 & "," & C2

Подробное объяснение формул можно найти здесь, а пока сосредоточимся на результатах:

Поскольку нам нужно расположить по алфавиту имена, а не формулы, преобразуйте их в значения.Для этого выделите все ячейки формулы (E2: E10) и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать их. Щелкните выделенные ячейки правой кнопкой мыши, выберите Values ​​ в разделе Paste Options и нажмите клавишу Enter:

Хорошо, вы почти у цели! Теперь выберите любую ячейку в результирующем столбце, нажмите кнопку от A до Z или от Z до A на вкладке Data , и вот он у вас — список в алфавитном порядке по фамилии:

Если вам нужно вернуться к исходному формату Имя Фамилия , вам нужно сделать немного больше:

Снова разделите имена на две части, используя следующие формулы (где E2 — имя, разделенное запятыми):

Получить имя :

= ВПРАВО (E2, LEN (E2) - ПОИСК ("", E2))

Получить фамилию :

= ВЛЕВО (E2, ПОИСК ("", E2) - 2)

И соедините две части вместе:

= G2 & "" & h3

Выполните преобразование формул в значения еще раз, и все готово!

Процесс может показаться немного сложным на бумаге, но поверьте мне, в вашем Excel он займет всего несколько минут.На самом деле это займет даже меньше времени, чем чтение этого руководства, не говоря уже о том, чтобы вручную расположить имена по алфавиту 🙂

Как расположить каждую строку по отдельности в Excel

В одном из предыдущих примеров мы обсуждали, как расположить строки в Excel по алфавиту с помощью диалогового окна «Сортировка». В этом примере мы имели дело с коррелированным набором данных. Но что, если каждая строка содержит независимую информацию? Как расположить каждую строку индивидуально?

Если у вас достаточное количество строк, вы можете отсортировать их одну за другой, выполнив следующие действия.Если у вас сотни или тысячи строк, это будет огромной тратой времени. Формулы могут делать то же самое намного быстрее.

Предположим, у вас есть много строк данных, которые нужно переставить в алфавитном порядке следующим образом:

Для начала скопируйте метки строк на другой лист или в другое место на том же листе, а затем используйте следующую формулу массива, чтобы расположить каждую строку в алфавитном порядке (где B2: D2 — первая строка в исходной таблице):

= ИНДЕКС ($ B2: $ D2, ПОИСКПОЗ (COLUMNS ($ B2: B2), COUNTIF ($ B2: $ D2, "<=" & $ B2: $ D2), 0))

Помните, что правильный способ ввода формулы массива в Excel — это нажать Ctrl + Shift + Enter.

Если вы не очень хорошо знакомы с формулами массива Excel, выполните следующие действия, чтобы правильно ввести их в свой рабочий лист:

  1. Введите формулу в первую ячейку (в нашем случае G2) и нажмите Ctrl + Shift + Enter. При этом Excel заключит формулу в {фигурные скобки}. Не пытайтесь вводить фигурные скобки вручную, это не сработает.
  2. Выберите ячейку формулы (G2) и перетащите маркер заполнения вправо, чтобы скопировать формулу в другие ячейки первой строки (до ячейки I2 в этом примере).
  3. Выберите все ячейки формулы в первой строке (G2: I2) и перетащите маркер заполнения вниз, чтобы скопировать формулу в другие строки.

Важное примечание! Приведенная выше формула работает с парой предостережений: исходные данные не должны содержать пустых ячеек или повторяющихся значений .

Если в наборе данных есть пробелы, заключите формулу в функцию ЕСЛИОШИБКА:

= ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС ($ B2: $ D2, ПОИСКПОЗ (СТОЛБЦЫ ($ B2: B2), СЧЁТЕСЛИ ($ B2: $ D2, "<=" & $ B2: $ D2), 0)), "")

К сожалению, простого решения проблемы дубликатов не существует.Если вы знаете, поделитесь в комментариях!

Как работает эта формула

Приведенная выше формула основана на классической комбинации ИНДЕКС ПОИСКПОЗ, используемой для горизонтального поиска в Excel. Но поскольку нам нужен «алфавитный поиск», мы перестроили его таким образом:

COUNTIF ($ B2: $ D2, «<=» & $ B2: $ D2) сравнивает все значения в одной строке друг с другом и возвращает массив их относительных рангов. Например, в строке 2 он возвращает {2,3,1}, что означает, что Caden — это 2 и , Оливер — это 3 , и Aria — 1 st .Таким образом, мы получаем поисковый массив для функции ПОИСКПОЗ.

COLUMNS ($ B2: B2) предоставляет значение поиска. Благодаря грамотному использованию абсолютных и относительных ссылок возвращаемое число увеличивается на 1 по мере продвижения вправо. То есть для G2 значение поиска равно 1, для h3 — 2, для I2 — 3.

MATCH выполняет поиск значения поиска, вычисленного функцией COLUMNS (), в массиве поиска, возвращаемом функцией COUNTIF (), и возвращает его относительное положение. Например, для G2 значение поиска равно 1, которое находится в позиции 3 rd в массиве поиска, поэтому MATCH возвращает 3.

Наконец, INDEX извлекает реальное значение на основе его относительного положения в строке. Для G2 он выбирает значение 3 rd в диапазоне B2: D2, что является Aria.

Как отсортировать каждый столбец по алфавиту в Excel

Если вы имеете дело с независимыми подмножествами данных, организованными по вертикали в столбцы, вы можете легко настроить приведенную выше формулу, чтобы расположить каждый столбец в алфавитном порядке по отдельности. Просто замените COLUMNS () на ROWS (), сделайте несколько координат столбцов абсолютными, а координаты строк относительными, и ваша формула готова:

= ИНДЕКС (A $ 3: A $ 5, ПОИСКПОЗ (СТРОКИ (A $ 3: A3), СЧЁТЕСЛИ (A $ 3: A $ 5, "<=" & A $ 3: A $ 5), 0))

Пожалуйста, помните, что это формула массива , которую нужно заполнить с помощью Ctrl + Shift + Enter:

Помимо обеспечения решения задач, которые невозможно осуществить с Excel встроенными опций сортировки, формулы имеют еще одну (хотя спорное 🙂 преимущество — они делают сортировки динамических .Благодаря встроенным функциям вам придется использовать данные каждый раз при добавлении новых записей. С помощью формул вы можете добавлять новые данные в любое время, а отсортированные списки обновляются автоматически.

Если вы предпочитаете сделать новое расположение в алфавитном порядке статическим, замените формулы их результатами, используя Специальная вставка > Значения .

Чтобы ближе познакомиться с формулами, обсуждаемыми в этом руководстве, вы можете загрузить нашу таблицу Excel в алфавитном порядке.Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать:

.

Вставить оглавление

Создать оглавление

  1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите добавить оглавление.

  2. Перейти к Ссылки > Содержание . и выберите автоматический стиль.

  3. Если вы вносите в документ изменения, которые влияют на оглавление, обновите оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши оглавление и выбрав Обновить поле .

Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.

Если у вас отсутствуют записи

Отсутствующие записи часто возникают из-за того, что заголовки не отформатированы как заголовки.

  1. Для каждого заголовка, который вы хотите в оглавлении, выберите текст заголовка.

  2. Перейдите на главную страницу > Стили , а затем выберите Заголовок 1 .

  3. Обновите оглавление.

Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.

Создать оглавление

Word использует заголовки в документе для создания автоматического оглавления, которое может обновляться при изменении текста заголовка, последовательности или уровня.

  1. Щелкните в том месте, куда вы хотите вставить оглавление — обычно в начале документа.

  2. Щелкните Ссылки > Оглавление , а затем выберите стиль Автоматическое оглавление из списка.

    Примечание: Если вы используете стиль «Ручное оглавление », Word не будет использовать ваши заголовки для создания оглавления и не сможет обновлять его автоматически.Вместо этого Word будет использовать текст-заполнитель для создания внешнего вида оглавления, чтобы вы могли вручную вводить каждую запись в оглавление. Чтобы обновить оглавление, созданное вручную, см. Обновление оглавления.

Если вы хотите отформатировать или настроить оглавление, вы можете это сделать. Например, вы можете изменить шрифт, количество уровней заголовков и необходимость показа пунктирных линий между записями и номерами страниц.

Если у вас отсутствуют записи

Отсутствующие записи часто возникают из-за того, что заголовки не отформатированы как заголовки.

  1. Для каждого заголовка, который вы хотите в оглавлении, выберите текст заголовка.

  2. Перейдите на главную страницу > Стили , а затем выберите Заголовок 1 .

  3. Обновите оглавление.

Чтобы обновить оглавление вручную, см. Обновление оглавления.

В настоящее время вы не можете вставить оглавление в Веб-приложение Word. Если вы хотите вставить в документ оглавление, вам нужно будет сделать это в настольном приложении. Однако вы можете обновить оглавление в Word в Интернете.

Если вы вносите в документ изменения, влияющие на оглавление, сделайте следующее:

  1. Щелкните или коснитесь оглавления,

  2. Перейдите к Ссылки > Оглавление и выберите Обновить оглавление .

Для получения более подробных способов обновления оглавления или создания оглавления используйте команду Открыть в Word , чтобы открыть документ в настольной версии Word (Windows или Mac).

Чтобы узнать больше, см. Шаги по созданию оглавления в Word для Windows или Mac.

.

Смотрите также

Запись опубликована в рубрике Разное. Добавьте в закладки постоянную ссылку.