Сайт с нуля - Формы и Интерфейсы - Как выполнить слияние документов в word

Главная » Разное » Как выполнить слияние документов в word

«Слияние документов» в MS Word — Сервисы на vc.ru

Каждый день в своей работе мы сталкивается с трудоёмкой работой (обычно мы называем это «рутиной»), а временные ресурсы ограничены. В статье рассматривается возможность практического применения простого и эффективного инструмента, с помощью которого удалось в какой-то степени автоматизировать рутинную работу, что позволило освободить время для других задач.

С чего всё началось…

Нашей команде предстояло за определенное время организовать проверку отклонений в несколько десятков тысяч записей, т.е. подтвердить либо опровергнуть факты нарушений. Для чего предстояло направить соответствующий запрос сотрудникам различных подразделений организации. Далее, обработать полученные комментарии, проанализировать информацию и сформировать необходимые выводы.

В ходе работы аудиторы столкнулись с существующими ограничениями, такими как ограниченный ресурс времени, отсутствие автоматизированных скриптов, наличие ограничений в части информационной безопасности компании, время ответа пояснений от получателя запроса.

Каким образом, учитывая большой объем информации, за короткий промежуток времени успеть направить запросы и при этом избежать излишних трудозатрат?

На ответ меня подтолкнул прошлый опыт работы, когда совместно с коллегами, при отправке почтовых уведомлений клиентам, мы применили инструмент «Слияние» из приложения MS Word.

Здесь важно отметить какие преимущества может получить пользователь:

индивидуальная и персональная рассылка информации конкретному получателю по списку;
сокращение временных потерь на отправку сообщений каждому получателю;
быстрое по времени изменение шаблона и возможность хранить в виде отдельного документа;
возможность один и тот же список рассылки использовать многократно для одной или нескольких невзаимосвязанных задач;
достаточно обладать обычными навыками при работе с приложениями MS Word и MS Excel;
сокращение времени на обработку ответов.

Итак, каким образом работает инструмент «Слияние» документов?

Для создания итогового (серийного) письма, как правило, создают два файла (база данных и текстовый документ в MS Word):

База данных необходима для обработки и хранения данных. Однако, здесь нужно учитывать, что существуют ограничения. Необходимо помнить и учитывать, что все СУБД имеют функциональные ограничения, в т.ч. MS Excel. Например, по коли

Объединение редакций документа — Word

После того, как вы отправите документ на проверку, вы можете получить обратно много копий с предложениями и исправлениями, которые вы не хотите пропустить. Когда это произойдет, объедините все эти правки и идеи в один документ.

Объединить две версии документа

Щелкните Просмотр > Сравните > Объедините .

Всплывающее окно позволяет выбрать исходный документ

и измененный документ .
В разделе Исходный документ щелкните стрелку вниз и выберите документ, который вы отправили на проверку. Если вам нужно перейти к местоположению файла, щелкните значок папки. Помните, что это исходный документ, над которым вы работали без каких-либо изменений или модификаций.
В разделе Исправленный документ выберите документ, который нужно объединить.
В поле Ярлык отмененных изменений с помощью поля введите имя или фразу, чтобы знать, кто предложил изменения.
Щелкните Дополнительно , чтобы получить дополнительные возможности для объединения документов.
В разделе Показать изменения в щелкните Новый документ .
Щелкните ОК .

Word открывает новый документ, который объединяет исходный документ и копию, которую вы слили с ним. Экран разделен на три части.В одном разделе показаны ревизий , сделанных , в среднем разделе показан объединенный документ , а в третьем разделе, разделенном на две части, отображаются исходный документ и пересмотренный документ .

Если на экране слишком много информации, нажмите Сравнить > Показать исходные документы > Скрыть исходные документы . Обратите внимание на красную вертикальную линию, которая показывает, где были внесены изменения.
Когда вы внесете комбинированные изменения нужным образом, сохраните документ.

Объединить дополнительные копии

Если вы хотите объединить несколько копий, сохраните документ, содержащий объединенные изменения первых двух копий. Затем объедините дополнительные копии с этим документом.

Щелкните Просмотр > Сравните > Объедините .
В Исходный документ щелкните стрелку, а затем щелкните документ, содержащий объединенные изменения.
В разделе Исправленный документ щелкните следующую копию, которую нужно объединить.
В поле Ярлык отмененных изменений с помощью поля введите имя или фразу, чтобы знать, кто предложил изменения.
Нажмите Подробнее .
В разделе Показать изменения в щелкните Исходный документ .
Щелкните ОК .

См. Также

Просмотр и сравнение документов бок о бок

Сравните различия документов, используя опцию Legal Blackline

Как объединить несколько документов Word в Microsoft Office 2016

Несмотря на то, что Microsoft Word теперь поддерживает совместную работу над документами с несколькими людьми (через веб-приложение или подписку на Office 365), бывают случаи, когда вам нужно объединить несколько Документы Word вместе.

ms-office-online-collaboration

Конечно, вы можете просто скопировать и вставить содержимое одного документа в другой, но это не самый практичный способ достижения желаемого результата.К счастью, Word предлагает несколько способов объединить несколько документов.

В этой статье я объясню четыре метода:

Объединение двух версий одного документа.
Объединение нескольких версий одного документа.
Объединение комментариев, форматирование и многое другое.
Слияние текста нескольких разных документов.

Объединение двух версий одного документа

Если у вас есть две слегка отличающиеся версии одного и того же документа, может быть утомительно, а то и невозможно, найти небольшие расхождения.

Word позволяет сравнить различия между ними и затем объединить их в один файл.

Сравнение двух версий

Прежде чем выполнять слияние, разумно изучить различия между двумя файлами.Вы можете решить, что не хотите их объединять. Я проведу вас через этот процесс, используя две версии репортажа BBC News о зондировании Марса.

Вот оригинал:

А вот и моя слегка переделанная версия:

Для начала откройте исходный документ и перейдите к Обзор> Сравнить> Сравнить .Если параметр «Сравнить документы» недоступен, возможно, ваш документ защищен. Чтобы снять защиту, перейдите в Файл> Информация> Защитить документ и снимите все ограничения.

В новом окне заполните поле Исходный документ одним файлом, а поле Исправленный документ — другим.Вы также можете добавить к изменениям собственный ярлык.

Word автоматически откроет новый документ.Изменения отображаются в столбце слева (1), сравниваемые документы отображаются на центральной панели (2), а два оригинала отображаются в столбце справа (3). Вы можете скрыть исходные документы, выполнив Сравнить> Показать исходные документы> Скрыть исходный документ .

Для объединения двух версий

Теперь у вас есть все различия, аккуратно отображенные в одном файле, но это все еще беспорядок.Как вы определяете, какие изменения вы хотите сохранить, а какие отменить?

У вас есть два варианта. Вы можете вручную просмотреть документ и отредактировать каждое изменение по своему вкусу (помните, что добавленный текст подчеркивается, удаленный текст отображается с зачеркиванием ~~через~~ ).Подобное редактирование документа подходит для более коротких документов, но вы все равно можете что-то упустить, если работаете над длинным документом, например книгой.

Более эффективный метод — использовать список ревизий в левом столбце.Вы можете либо щелкнуть правой кнопкой мыши по каждому изменению и выбрать Принять или Отклонить , либо вы можете поместить курсор на текст под каждой перечисленной ревизией и внести соответствующие изменения. Word будет автоматически обновлять текст в основном документе по мере вашей работы.

На изображении ниже вы можете видеть, что я обработал все изменения.Количество исправлений теперь равно нулю, и у меня есть документ, в котором я либо принял, либо отклонил все свои изменения. Сохраните окончательный документ обычным способом.

Объединение нескольких версий одного документа

Сравнить две и объединить две версии одного документа очень просто.Но как насчет того, чтобы у вас было несколько версий одного и того же файла, возможно потому, что вы отправили его нескольким людям для их ввода?

Еще раз откройте исходный документ и перейдите к Обзор> Сравнить .На этот раз вам нужно вместо этого выбрать Объединить .

Поместите первый документ, который вы хотите объединить, в поле Revised Document и присвойте изменениям метку.Нажмите ОК .

После создания объединенного документа перейдите к Просмотр> Сравнить> Объединить еще раз. Поместите только что объединенный файл в поле Исходная версия и добавьте следующий документ в Пересмотренная версия .Продолжайте повторять процесс для каждой копии файла, не забывая присваивать каждому исправленному документу уникальную метку.

Когда вы закончите, у вас будет комбинированный документ, в котором изменения каждого человека показаны разным цветом.Как и прежде, щелкните правой кнопкой мыши каждое изменение и выберите Принять или Отклонить , чтобы создать окончательную копию.

Объединение комментариев, форматирование и многое другое

Объединение документов может выходить за рамки простого изменения текста.Возможно, вы захотите объединить и сохранить комментарии, форматирование, верхние и нижние колонтитулы и многое другое.

Word делает процесс безболезненным. Методология сравнения и / или объединения документов такая же, но когда вы перейдете к Обзор> Сравнить> Сравнить , нажмите кнопку Подробнее >> .

Вам будет представлен обширный список опций. Когда вы выбрали свои предпочтения, нажмите ОК .Вы можете продолжить принятие или отклонение изменений так же, как и раньше.

Объединение текста нескольких разных документов

В последней части этого руководства мы рассмотрим, как объединить текст из совершенно разных документов.

Как упоминалось в начале, вы можете копировать и вставлять текст, но это не всегда практично, особенно для длинных документов. Лучше использовать встроенные инструменты Word.

Я собираюсь объединить статью BBC о марсианском зонде с Space.com версию той же истории.

Откройте первый документ. Это файл, в который вы будете добавлять все будущие файлы. Перейдите в Insert> Object> Text from File и найдите документ, который вы хотите объединить.

Текст будет вставлен в любое место, где находится курсор, поэтому перед продолжением убедитесь, что он находится в нужном месте.Word сохранит все форматирование исходного документа. В приведенном ниже примере я выделил историю Space.com другим цветом и шрифтом, чтобы проиллюстрировать суть дела.

Повторите процесс для каждого документа, который хотите добавить, и сохраните его, когда закончите.

Есть проблемы?

Я дал вам пошаговое руководство, в котором описаны четыре наиболее распространенных способа объединения документов, и я надеюсь, что оно облегчило вам жизнь с Microsoft Office.

Однако я понимаю, что могут возникнуть сложности. Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями? Мы всегда рады помочь.

Оставляйте свои проблемы и вопросы в комментариях ниже, и мы сделаем все возможное, чтобы вам помочь.

record-tv-pc Как записывать телешоу на ПК: 7 эффективных методов

Вы можете записывать телешоу на свой компьютер и смотреть в любое время.Вот несколько способов записи телешоу на компьютер.

Об авторе Дэн Прайс (Опубликовано 1376 статей)

Дэн присоединился к MakeUseOf в 2014 году и был директором по партнерским отношениям с июля 2020 года.Обратитесь к нему с вопросами о спонсируемом контенте, партнерских соглашениях, рекламных акциях и любых других формах партнерства. Вы также можете найти его каждый год бродящим по выставочной площадке CES в Лас-Вегасе, поздоровайтесь, если собираетесь. До своей писательской карьеры он был финансовым консультантом.

Ещё от Dan Price

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

Объединить документы Word в Интернете | Бесплатные приложения Aspose Words

Объединяйте и объединяйте несколько файлов Word (DOCX, DOC) в один документ PDF, DOCX или HTML, который легче отправлять, делиться, печатать и просматривать. Aspose Words предоставляет широкий спектр функций обработки документов с особым упором на документы Microsoft Word и OpenOffice.
Используя Document Merger, вы можете объединить несколько файлов (DOCX, DOC, DOTX, DOT, RTF, ODT, OTT, TXT, HTML) с высочайшим качеством и высокой скоростью даже при наличии сложного форматирования, а также мгновенно загрузить результат в различных форматах. форматов, включая DOCX, PDF, HTML, EPUB, PNG и JPG.
Все наши онлайн-приложения надежны, безопасны, просты в использовании и абсолютно бесплатны.
Если вы заинтересованы в разработке профессиональных программных решений, ориентированных на работу с документами, обратите внимание на наш гибкий, готовый к корпоративному использованию API Aspose Words Cloud с мощным набором интерфейсов с открытым исходным кодом для различных языков программирования.

Как объединить документы Word

Microsoft Word предлагает встроенную функцию, которая позволяет объединять несколько текстовых документов в один файл. Если вы работаете с различными текстовыми файлами, которые необходимо объединить в один окончательный документ, это будет удобный вариант.

Как объединить документы Word

Встроенная функция является частично ручной, но полезна, если вы хотите иметь полный контроль над тем, как документы должны быть объединены и вставлены в окончательный документ. Чтобы сделать это быстро, храните документы в одном месте.Есть два способа объединить несколько документов Word — часть файла или несколько файлов с закладками или без них.

1] Объединить несколько документов Word (только текст с закладками)

Если вы планируете добавлять только части документов, обязательно добавьте закладки в исходный документ (Вставка> Ссылки> Закладки). В конце я объяснил, как управлять закладками и создавать их. Единственный недостаток — вам придется вставлять их один за другим.

Откройте документ Word, в который нужно добавить остальные документы.
Установите курсор в то место, куда вы хотите вставить документ.
Перейдите в раздел «Вставка» и щелкните значок стрелки рядом с полем «Объект» в разделе «Текст».
Выберите меню «Текст из файла».
Откроется другое окно, в котором можно выбрать один или несколько файлов.
Вы также можете установить диапазон (excel) или имя закладки (Word), если хотите импортировать только эти разделы документа.
Нажмите «Вставить», и в окончательный документ будет скопирован либо весь документ, либо отмеченный раздел.
Повторите процесс с другими документами, которые вы хотите объединить.

Теперь, когда вы знаете, как вставить документ, я хочу помочь вам понять еще одну концепцию — закладку. Это очень важно, если вы хотите импортировать только часть документов.

Откройте исходный документ, т. Е. Тот, который вы хотите импортировать.
Выберите набор абзацев, которые вы хотите импортировать.
Затем нажмите «Вставить»> «Ссылки»> «Закладки».
Назовите закладку, которую вы можете запомнить.

Обратите внимание, если вы не выделите текст и не отметите его закладкой, он не будет импортирован или будет импортирована только первая строка. Вот как это работает. На изображении выше показана закладка «Merge4», и набор абзацев выделен.

2] Объединить несколько документов Word

Встроенный инструмент позволяет вам выбрать несколько файлов и импортировать или объединить документы Word сразу. Документы будут объединены в той же последовательности, в которой вы их выбираете, поэтому убедитесь, что вы присвоили имя или упорядочили последовательность перед импортом.Если вы этого не сделаете, то позже потребуется много времени, чтобы их переставить.

Если вы хотите объединить несколько документов за один раз, но с закладками, , то вот совет. Используйте одно и то же имя для всех закладок во всех документах. Когда вы используете одно и то же имя, он будет искать соответствующую закладку во всех документах и импортировать их один за другим. Опять же, убедитесь, что выбрали их правильно.

Объединение нескольких документов Word проще по сравнению с тем, что мы видели с файлами Excel.Вы можете выбрать частичный или полный импорт файла один за другим.

Я надеюсь, что сообщение было легким для понимания, и вы сможете объединить файлы Word.

Читать далее : Как объединить несколько презентаций PowerPoint.