Word эксель как пользоваться

Как научиться работать в Excel самостоятельно

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки - нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+"-"(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+"="

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Строку» (CTRL+SHIFT+"=")(строка всегда вставляется сверху).

Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Как интегрировать данные Excel в документ Word

В течение рабочей недели вы, вероятно, часто обнаруживаете, что копируете и вставляете информацию из Excel в Word или наоборот. Именно так люди часто создают письменные отчеты на основе данных, которые накапливаются и обновляются в электронной таблице Excel. В этой статье я немного подробнее расскажу о фоновых сценариях VBA, которые позволяют фактически программировать связи между данными в Excel и Word.

Обновлено Брэдом Джонсом 25 августа 2017 г.

В течение рабочей недели вы, вероятно, часто обнаруживаете, что копируете и вставляете информацию из Microsoft Excel в Word или наоборот.

Именно так люди часто создают письменные отчеты на основе данных, которые накапливаются и обновляются в электронной таблице. Excel - отличная программа для всего, от создания профессионально выглядящих диаграмм до настройки системы отслеживания управления проектами, но когда дело доходит до написания отчета, Word - гораздо лучший инструмент.

В этой статье мы собираемся погрузиться в фоновые сценарии VBA, которые позволяют вам фактически программировать соединения между данными, которые хранятся в файле Excel, и документами Word, в которых вы составляете отчеты.

На удивление легко интегрировать данные Microsoft Excel в Microsoft Word, если вы знаете, как добавлять правильные ссылки и как разложить синтаксис фонового кода VBA.

Настройка электронной таблицы

В этом примере я начну с довольно простой электронной таблицы Excel.На практике файл Excel может состоять из нескольких таблиц с большим количеством данных - это не имеет значения.

Пока вы знаете, где найти данные в электронной таблице, вы сможете получить их с помощью VBA.

Вот как выглядит мой образец электронной таблицы. Это список общих расходов, рассчитанных за весь год.

Настройка документа Word

Допустим, у вас есть менеджер, который хотел бы видеть красиво оформленный отчет, в котором описаны расходы, сгруппированы вместе как элементы и представлена ​​информация в более эстетичном макете.

Вы можете сделать это, включив в документ Word такие объекты, как текстовые поля и метки. Когда вы находитесь в Word, просто щелкните вкладку меню Developer , а затем выберите «Режим разработки» в разделе Controls .Используйте раскрывающийся значок Legacy Tools для вставки различных элементов в документ.

Используйте это меню для вставки метки .

После того, как этикетка будет размещена в документе там, где вы хотите (не всегда легкая задача), вы готовы к программированию потока данных.Но сначала вам нужно назвать метку, чтобы VBA мог ее идентифицировать. Щелкните правой кнопкой мыши по этикетке и перейдите в Properties . Найдите поле (Имя) и назовите его так, как вы запомните.

Теперь добавьте Command Button из того же раскрывающегося списка Legacy Tools и дважды щелкните его, чтобы открыть редактор VBA.Когда вы заставите свой код работать позже, вы можете изменить его так, чтобы код запускался в событии Document Open () . Вы увидите это в раскрывающихся списках объектов в окне редактора.

Работа с VBA

Чтобы приступить к подключению Word к Excel, убедитесь, что вы можете ссылаться на последний в VBA.

Подготовьте импорт данных Excel

Щелкните Инструменты , а затем Ссылки .Прокрутите список вниз, пока не увидите Библиотеку объектов Microsoft Excel 16.0 и выберите ее.

Как только вы это сделаете, остальное - просто написать смехотворно простой сценарий VBA для извлечения данных из электронной таблицы Excel и автоматического обновления подписи метки данными.

Вот код:

Установить exWb = objExcel.Workbooks.Open ("C: \ Users \ Brad \ Desktop \ Funds.xlsx")

ThisDocument.total_expenses.Caption = exWb.Sheets ("Sheet1"). Cells (12, 2)

exWb.Закрыть

Установить exWb = Ничего

Видите, как это работает? Объект приложения Excel «exWb» открывает файл Microsoft Excel по указанному вами пути, и он переходит прямо в конкретный лист и номер ячейки, извлекает данные и помещает их в свойство Caption метки, которую я назвал total_expenses .Все, что вам нужно изменить в сценарии, - это путь к файлу и имя метки.

Проверьте свой макрос

Чтобы проверить свою командную кнопку, сохраните документ, не забудьте указать, что вам нужен документ Word с поддержкой макросов , чтобы ваш код работал.

Вот макрос VBA в действии.

Интеграция этикеток Excel

Сложность работы с метками в Word заключается в том, что иногда бывает трудно выровнять их в конце предложения или рядом с любым другим текстом.

Один из способов преодоления этого - фактически включить часть текста вместе с данными в сам код VBA. Как вы можете видеть здесь, я поместил статический текст прямо в заголовок, когда создаю саму метку.

Теперь все, что вам нужно сделать, это включить этот текст при обновлении метки с помощью сценария VBA и просто добавить данные из файла Microsoft Excel в конец этого текста.

Вот как будет выглядеть такой код.

Настоящий документ.total_expenses.Caption = exWb.Sheets ("Sheet1"). Cells (12, 2) ThisDocument.total_hotels.Caption = "Hotels:" & exWb.Sheets ("Sheet1"). Cells (5, 2) ThisDocument.total_dining.Caption = "Ужин вне дома:" & exWb.Sheets ("Sheet1"). Cells (2, 2) ThisDocument.total_tolls.Caption = "Tolls:" & exWb.Sheets ("Sheet1"). Cells (3, 2) ThisDocument. total_fuel.Caption = "Топливо:" & exWb.Sheets ("Sheet1"). Cells (10, 2)

exWb.Закрыть

Вы можете использовать символ конкатенации строк «&», чтобы соединить статический текст с данными, извлеченными из листа Excel. Вот как выглядят окончательные результаты в обновленном документе Word:

Дальнейшее развитие

Если вы хотите проверить свои способности, почему бы не автоматизировать ваш отчет еще больше? Вы можете удалить эту уродливую серую командную кнопку из документа Microsoft Word, просто запустив сценарий обновления данных в Document.Open () - весь процесс будет происходить за кадром.

Это означает, что во многих случаях вы можете создать исходный документ один раз и больше никогда не придется его создавать.Все, что вам нужно сделать, это открыть его, и все метки автоматически обновятся для вас с данными из обновленного файла Microsoft Excel. Просто нажмите Распечатать и отправьте отчет своему менеджеру. 30-минутное задание превратилось в одноминутную распечатку!

Можете ли вы придумать какие-нибудь другие интересные варианты использования этого метода интеграции данных с использованием VBA? Поделитесь некоторыми своими идеями и мыслями в разделе комментариев ниже.

Изображение предоставлено: Punyaphat Larpsomboon через Shutterstock.com

Чтобы эффективно учиться с Duolingo, вам следует использовать эти советы.

Райан имеет степень бакалавра электротехники. Он проработал 13 лет в области автоматизации, 5 лет в ИТ, а теперь работает инженером по приложениям. Бывший управляющий редактор MakeUseOf, он выступал на национальных конференциях по визуализации данных и был показан на национальном телевидении и радио.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

Как использовать Microsoft Word для извлечения данных из Excel | Small Business

Электронные таблицы Excel могут содержать много типов данных, включая текст, вычисления и диаграммы. Если вам нужно использовать какую-либо из этих данных в документах Word вашей компании, существуют различные методы, которые вы можете использовать для извлечения ее из существующего рабочего листа. Вы можете копировать и вставлять объекты, чтобы связывать или вставлять данные с листа, или вы можете объединять данные из таблицы Excel в форму Word. Выбор метода зависит от желаемого результата.

Связать или внедрить данные

Откройте рабочий лист Excel, из которого вы хотите извлечь данные, а также документ Word, в который вы хотите вставить или внедрить данные.

Выберите диаграмму, диапазон или другие данные в Excel, которые вы хотите использовать в Word. Нажмите «Ctrl-C» или нажмите «Копировать» в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная».

Перейти к документу Word. Щелкните стрелку раскрывающегося списка «Вставить» в группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная» и выберите «Специальная вставка».

Выберите «Вставить» и выберите «Объект диаграммы Microsoft Office Excel», чтобы встроить данные. Выберите «Вставить ссылку» и выберите «Объект диаграммы Microsoft Office Excel», чтобы связать данные.

Нажмите «ОК», чтобы вставить извлеченные данные. данные из Excel.

Объединить данные

Откройте пустой документ в Word. Перейдите на вкладку «Рассылки», нажмите «Начать слияние» и выберите «Пошаговый мастер слияния писем». Выберите «Письма» под Тип документа и нажмите «Далее».

Выберите, какой документ вы хотите использовать в качестве формы для извлечения данных Excel, например, текущий пустой документ или шаблон.Нажмите кнопку "Далее."

Выберите «Использовать существующий список» в разделе «Выбор получателей» и нажмите кнопку «Обзор». Перейдите к файлу Excel, из которого вы хотите извлечь данные, и нажмите «Открыть». Выберите конкретную таблицу или лист, который вы хотите использовать, и нажмите «ОК». При необходимости отсортируйте или отфильтруйте данные и нажмите «ОК».

Щелкните «Далее». Выберите поля, которые вы хотите объединить в документ, и нажмите кнопку «Сопоставить поля», чтобы сопоставить поля в документе со столбцами в вашей электронной таблице.

Нажмите «Далее», чтобы просмотреть слияние. При необходимости отредактируйте документ, а затем снова нажмите «Далее», чтобы завершить слияние.

Как преобразовать документ Word в электронную таблицу Excel

Обновлено: 06.03.2020, Computer Hope

Следующие шаги помогут вам преобразовать документ Microsoft Word в электронную таблицу Microsoft Excel:

1. Откройте Microsoft Word.
2. Откройте документ, который нужно преобразовать в электронную таблицу Excel.
3. В зависимости от версии Word нажмите File или Office кнопку , затем нажмите Сохранить как .
4. Выберите место для сохранения, затем выберите Plain Text из раскрывающегося списка Сохранить как тип .
5. Щелкните Сохранить , затем щелкните ОК .
6. Закройте документ Word.
7. Откройте Microsoft Excel.
8. На ленте щелкните вкладку Data и выберите From Text или From Text / CSV .

Если вы используете Excel 2016, вам необходимо выполнить следующие шаги, чтобы перейти к мастеру импорта : щелкните Файл > Параметры > Данные .В разделе Показать устаревшие мастера импорта установите флажок Из текста (устаревшая версия) и нажмите ОК . Вернувшись к основному рабочему листу, щелкните Data > Get Data > Legacy Wizards > From Text (Legacy) . Переходите к следующим шагам.

9. В открывшемся окне выберите расположение документа, который вы ранее сохранили как Plain Text , затем щелкните Импорт .
10. Выберите с разделителями или Фиксированная ширина в мастере импорта текста и нажмите Далее .
11. Выберите любые параметры с разделителями ( Tab , Точка с запятой , Comma , Space , Other ), которые вы хотите использовать. Если вы не хотите разграничивать данные, не выбирайте параметр. Если вы выбрали Фиксированная ширина , выберите, где вы хотите разместить столбцы. Щелкните Далее .
12. Укажите формат. Если вы не уверены, нажмите Готово .
13. Выберите Существующий рабочий лист , затем выберите, в какую ячейку вы хотите поместить данные.Если вы не уверены, нажмите ОК и по умолчанию будет « = Sheet1! $ A $ 1 », то есть ячейка A1.
14. Сохраните рабочий лист.

Измените тему и сделайте ее используемой по умолчанию в Word или Excel

Темы документов позволяют легко координировать цвета, шрифты и эффекты графического форматирования в документах Word, Excel и PowerPoint и быстро их обновлять. Вы можете изменить всю тему или просто настроить шрифты, цвета или эффекты темы.

Я хочу

Выберите стандартную цветовую тему

Создать свою цветовую тему

Изменить шрифты темы

Изменить эффекты темы

Переключить или удалить тему

Сохраните настраиваемую тему для повторного использования

Сделать мои изменения новой темой по умолчанию

Узнать больше о темах

Выберите стандартную цветовую схему

• На вкладке Макет страницы в Excel или на вкладке Дизайн в Word щелкните Цвета и выберите нужный набор цветов.

  Excel

  

  Слово

  

  Совет: Первая группа цветов - это цвета в текущей теме.

Создать собственную цветовую тему

1. На вкладке Макет страницы в Excel или на вкладке Дизайн в Word щелкните Цвета , а затем щелкните Настроить цвета .

2. Нажмите кнопку рядом с цветом темы, который вы хотите изменить (например, Accent 1 или Hyperlink ), а затем выберите цвет в разделе Цвета темы .

   

   Чтобы создать свой собственный цвет, щелкните Другие цвета , а затем выберите цвет на вкладке Стандартный или введите числа или выберите цвет на вкладке Пользовательский .

3. На панели Пример просмотрите внесенные вами изменения.

4. Повторите это для всех цветов, которые хотите изменить.

5. В поле Имя введите имя для новых цветов темы и нажмите Сохранить .

   Совет: Чтобы вернуться к исходным цветам темы, нажмите Сбросить перед тем, как нажать Сохранить .

Изменить шрифты темы

1. На вкладке Макет страницы в Excel или на вкладке Дизайн в Word щелкните Шрифты и выберите нужный набор шрифтов.

   Excel

   

   Слово

   

   Совет: Верхние шрифты - это шрифты в текущей теме.

2. Чтобы создать свой собственный набор шрифтов, нажмите Настроить шрифты .

3. В поле Создать новые шрифты темы под полями Шрифт заголовка и Основной шрифт выберите нужные шрифты.

4. В поле Имя введите имя и нажмите Сохранить .

Изменить эффекты темы

Эффекты темы включают тени, отражения, линии, заливки и многое другое. Хотя вы не можете создать собственный набор эффектов темы, вы можете выбрать набор эффектов, которые будут работать для вашего документа.

1. На вкладке Макет страницы в Excel или на вкладке Дизайн в Word щелкните Эффекты . .

2. Выберите набор эффектов, которые вы хотите использовать.

   

Переключить или удалить тему

• Чтобы изменить тему, просто выберите другую тему в меню Темы . Чтобы вернуться к теме по умолчанию, выберите тему Office .

• Чтобы удалить форматирование темы только из части документа, выберите часть, которую вы хотите изменить, и измените любое форматирование, которое вам нравится, например стиль шрифта, размер шрифта, цвет и т. Д.

Сохранить пользовательскую тему для повторного использования

После внесения изменений в тему вы можете сохранить ее для дальнейшего использования. Или вы можете сделать его по умолчанию для новых документов.

1. На вкладке Макет страницы в Excel или на вкладке Дизайн в Word щелкните Темы > Сохранить текущую тему .

   

2. В поле Имя файла введите имя темы и нажмите Сохранить .

   Примечание. Тема сохраняется как файл .thmx в папке «Темы документов» на локальном диске и автоматически добавляется в список настраиваемых тем, которые появляются при нажатии кнопки « Темы» .

   

Внесите мои изменения в новую тему по умолчанию

После сохранения темы вы можете настроить ее так, чтобы она использовалась для всех новых документов.

Excel

Примените собственную тему к пустой книге, а затем сохраните ее как шаблон с именем Book.xltx.

Слово

Подробнее о темах

Тема документа - это уникальный набор цветов, шрифтов и эффектов. Темы являются общими для всех программ Office, поэтому все ваши документы Office могут иметь одинаковый, единообразный вид.

Вы также можете изменить тему Office.Тема Office - это цветовая схема для всей программы Office, а темы документов более конкретны (они отображаются в отдельных документах Word или в таблицах Excel).

Кроме того, вы можете добавить узор в свою программу Office, изменив фон Office.

См. Также

Мы слушаем

Эта статья была последний раз обновлена ​​Беном 26 мая 2017 г. в результате ваших комментариев.Если вы нашли эту информацию полезной, а особенно если нет, воспользуйтесь элементами управления отзывами ниже, чтобы сообщить нам, как мы можем ее улучшить.

Смотрите также

• 
  Как сделать перенос таблицы в word 2010
• 
  Как в word изменить поля
• 
  Как вернуть работу в word если не сохранил
• 
  Как в word объединить строки
• 
  Как в word сделать три столбца
• 
  Как в word создать схему
• 
  Розовый фон в word как убрать
• 
  Как сделать подчеркнутую строку в word чтобы потом можно было ее заполнить
• 
  Как в word вернуть предыдущее сохранение
• 
  Как в word перед таблицей сделать надпись
• 
  Как в word сделать первый лист книжный другой альбомный