Как сжать документ word для отправки по почте

Как сжать файлы для отправки

На любом компьютере есть большое количество файлов разных размеров. Но не все их удобно хранить. Файлы маленького размера не только удобно хранить, но и передавать по почте, а также на другое устройство, что  гораздо эффективнее и проще. Чем меньше будет объем файла, тем быстрее произойдет передача. На вашем ПК вы всегда можете создать папку, вмещающую большое количество файлов в сжатом виде.

1. Для сжатия файлов вам потребуются стандартные средства операционной системы.

• Кликаем правой кнопкой мыши на нужный файл или папку;
• В открывшемся окне выбираем «отправить»;
• Далее команда «сжатая папка Zip».

2. После выполнения этих действий появиться новая папка заключенная в архив. При необходимости ее можно переименовать, нажав правой кнопкой мыши на значок и выбрав «переименовать».

3. Наибольшей популярностью среди пользователей пользуется архиватор «Winrar». Купить лицензионную версию данного архиватора вы можете у нас. После скачивания и выполнения нескольких пунктов, программа будет установлена на ваш компьютер.

4. После ее открытия в окне появятся файлы и папки с вашего компьютера, которые можно сжать.  Просматривать папки можно идентично проводнику. Работать с этой программой просто. Выделяя необходимые папки или файлы мышью в панели инструментов, выбираем «добавить» и даем имя архиву.

5. Для того чтобы отослать объемный материал  по электронному адресу поступим другим методом. Сделаем многотомный архив, а для этого нужно в вести в специальное поле размер тома, размер должен быть меньше, чем установлено ограничение в отправке файла. Таким образом, программа-архиватор сжимает и дробит файл, который потом без проблем можно отправить.

6. При передаче данных  файл в архиве может повредиться, чтобы такого не произошло надо защитить его. Для этого необходимо открыть архиватор, найти вкладыш «дополнительно», назначить процент. Так же при защите архива возможно установление пароля. Во вкладке «дополнительно» есть строка «установить пароль». Придумайте и впишите его.

7. Теперь пользование архиватором будет надежно защищено от лишних взглядов и всевозможных повреждений. Приятной работы!

Видео: Как сжать файлы для отправки

Как уменьшить размер документа Microsoft Word?

Если вам интересно, « Могу ли я уменьшить размер файла DOC ?» Вы, наверное, автор, составивший стостраничный роман. Документы Microsoft Word обычно не большие, но они могут быть такими же большими, как видео и игры (или даже больше). Это часто случается, когда вы заполняете его такими объектами, как:

• больших изображений
• очень длинный текст
• встроенных шрифтов

Это представляет проблему при предоставлении общего доступа к файлу в сети, загрузка и скачивание которого может занять больше времени и может превышать ограничения на размер общего доступа к файлу.

Итак, вот , как уменьшить размер файла в Word.

Вставьте содержимое правильно

Первым логическим шагом будет вставка только содержимого небольшого размера. Если вы копируете текст с веб-сайтов и других документов Word, не вставляйте его просто в текстовый документ. Обычно он поставляется с исходным форматом, что означает больше данных.

Сделайте это вместо:

1. Скопируйте текст с исходного сайта.
2. Вставьте его в Блокнот Windows.
3. Скопируйте текст из Блокнота Windows.
4. Вставьте его в документ Word.

Сделайте то же самое с изображениями.

Если вы хотите вставить изображение в Word и внести в него несколько правок, сделайте это:

1. Скопируйте изображение из источника.
2. Вставьте его в редактор изображений, например Microsoft Picture Manager.
3. Отредактируйте и сохраните в редакторе изображений.
4. Скопируйте из графического редактора и вставьте в Word.

Однако есть способ вставки изображений в Word лучше, чем метод копирования и вставки.Чтобы вставить изображение в удобном для места формате, таком как JPG, используйте меню в Word:

1. В верхнем меню нажмите Вставить
2. Выберите Изображение.

Сжать содержимое в Word

Даже после правильной вставки компактного содержимого вы можете еще больше уменьшить размер файла, сжав это содержимое.

Здесь вы можете сжать все изображения сразу. Этот метод приведет к получению изображений более низкого качества, поэтому используйте его только в том случае, если качество изображения для вас не является большой проблемой.Выполните следующие шаги:

1. Зайдите в меню Word и выберите Сохранить как.
2. Щелкните Инструменты> Сжать изображения.
3. Выберите Разрешение для всех ваших изображений.

Удалить ненужное содержимое

Если после всего этого вы по-прежнему хотите уменьшить размер файла, вы можете рассмотреть возможность удаления ненужного содержимого.

В этом случае вы можете удалить встроенные шрифты. Корпорация Майкрософт разработала такие встроенные шрифты, чтобы они не выглядели ненормально, когда кто-то, у кого не установлены шрифты, открывает ваш документ.Вкладыши занимают больше места.

Вот как их удалить:

1. В меню Word выберите File.
2. Затем выберите Опции.
3. На вкладке Сохранить снимите флажок Вставить шрифты в файл.

Понятно, что вам могут понадобиться встроенные шрифты. Но даже здесь можно избежать встраивания универсальных системных шрифтов. Сделайте это, выполнив описанные выше шаги и отметив Не встраивать общие системные шрифты.

Сжать весь документ

В конце концов, у вас больше не будет контента для сжатия или удаления в вашем документе.Но вы можете сжать весь документ.

Один из способов сжатия документа - сохранить его в формате DOCX, а не в формате DOC. Фактически, начиная с Word 2007, DOCX является форматом по умолчанию для сохранения документов Word. Таким образом, вам может не понадобиться применять этот параметр.

Однако он понадобится вам, если вы сохранили документ в формате DOC, обычно для обратной совместимости с предыдущими приложениями для обработки текста. Вот как изменить DOC на DOCX:

1. В меню Word нажмите кнопку Office.
2. Выберите Сохранить как.
3. Выберите Word, документ и сохраните.

Вот как уменьшить документ Word.

Заключительное слово

РЕКОМЕНДУЕТСЯ

Решение проблем с ПК с помощью Auslogics BoostSpeed ​​11

Помимо очистки и оптимизации вашего ПК, BoostSpeed ​​защищает конфиденциальность, диагностирует проблемы с оборудованием, предлагает советы по увеличению скорости и предоставляет более 20 инструментов для удовлетворения большинства потребностей в обслуживании и обслуживании ПК.

Сжатие PDF, PPT, Word, Excel, JPEG, PNG и TIFF онлайн