Украшение
Украшение
 

 

Как создать сайт в программе Frontpage -    Уроки Frontpage

    Начало  Создание сайта  О Школе  О Партнерке   Связь  

 

Как план закупок выгрузить в word


Как сохранить найденные в ЕИС закупки: пошаговая инструкция

Автор: Сидаев Дмитрий 13 сентября 2018

Рассказываем о такой необходимой в работе возможности, как сохранение результатов поиска закупок, и по шагам показываем, как ею пользоваться.

Зачем нужно сохранять результаты поиска

Функционал ЕИС имеет важную функцию — выгрузка результатов поиска. С помощью этой функции можно выгружать до 500 записей в Excel-таблицу. Основные цели сохранения результатов заключаются в следующем:

  1. Появляется возможность сохранять результаты по различным направлениям компании.
  2. Возможность писать комментарии и организовать коллективный доступ к файлам.
  3. Дополнительные фильтры. Например, по дате окончания подачи заявок.
  4. Использование различных функций Excel-таблицы.

В общем, таблица эксель с выгрузкой потенциальных закупок — более эффективный инструмент для работы, нежели копирование каждой интересной закупки в документ ворд

Как выгрузить результаты

Перед тем как приступить в выгрузке результатов, необходимо совершить операции по поиску потенциальных закупок. Об этом мы писали в статье «Секреты победителей: три эффективных способа искать выгодные госзакупки».

Шаг 1. Необходимо отфильтровать закупки. Их количество должно быть меньше 500.

Шаг 2. Кликаем на пиктограмму «Выгрузить результаты поиска».

Шаг 3. Выбираем необходимые сведения для выгрузки и жмем «Продолжить».

После этого произойдет создание файлов для скачивания с выбранными сведениями. Однако, вид требует доработки.

Шаг 4. Для того чтобы привести таблицу в читабельный вид, в excel необходимо в первую очередь выделить ее.

Затем совершаем настройку:

  • кликаем правой кнопкой мыши и заходим в «Формат ячеек»;
  • переходим во вкладку «Выравнивание»;
  • выбираем «Переносить по словам» и вертикальное выравнивание «По верхнему краю», как показано на рисунке.

Таблица должна выглядеть так.

Шаг 5. Растягиваем ячейки по ширине до удобного для работы вида.

В итоговом виде таблица должна выглядеть так. По желанию вы можете заполнить фильтры, отправить рабочий файл в облачное хранилище, CRM-систему или передать тендерному специалисту. Готовый для работы файл прикрепляем.

Скачать

Как создать и реализовать план закупок

Обязанности менеджера по закупкам выходят далеко за рамки утверждения закупок. Для эффективного управления проектом вам потребуется хорошо спланированная стратегия, основанная на исчерпывающей информации.

Проще говоря, план управления закупками излагает и документирует требования к закупкам, чтобы удовлетворить потребности проекта. План должен включать в себя цели плана и конкретные протоколы для метода закупок.

Вот требования для успешного планирования закупок:

  1. Группа снабжения .

Перечислите всех, кто имеет право участвовать в процессе планирования закупок и принятия решений, с их контактной информацией.

  1. Требования к позиции.

Требования к плану включают несколько уровней информации о каждой позиции, которую необходимо приобрести.

Соберите информацию обо всех материалах, необходимых для проекта.В зависимости от типа проекта этот список может включать материальные активы, такие как строительные материалы или оборудование, и нематериальные активы, например лицензии на программное обеспечение.

Включите всю необходимую информацию о каждом элементе: размер, количество, технические требования и спецификации, любую информацию, которая гарантирует покупку подходящего инструмента или материала для работы.

Наряду с описанием товара укажите причину или обоснование покупки. Чтобы определить цель, ответьте на следующие вопросы:

  • Для чего используется предмет?
  • Кому нужен этот товар?
  • Почему этот предмет необходим для завершения проекта?

Установите график закупок.Покупка предметов до того, как они понадобятся, может затруднить хранение. Ваш план закупок должен включать дату, когда для каждого предмета нужна дата. Эффективный план закупок может предусматривать оптовые закупки в разных отделах, использовать сезонные скидки, согласовывать минимальные объемы заказа в течение срока действия контракта и сокращать расходы на хранение и обработку за счет своевременной доставки.

Наконец, перечислите людей, уполномоченных запрашивать каждый элемент.

  1. Выбор поставщика

Если заявки требуются, опишите особенности процесса торгов, включая минимальное количество заявок, условия, которые должны быть выполнены перед рассмотрением заявки, и будут ли торги открытыми или проводимыми из список предпочтительных поставщиков.

  1. Тендерные предложения и прием

В типичном процессе отдел закупок выпускает запрос предложений (RFP) с подробным описанием потребностей проекта. Поставщики отвечают на запрос предложения предложениями или предложениями, предоставляя такую ​​информацию, как стоимость, время доставки и особенности планирования.

В этом разделе укажите критерии, по которым будут отбираться поставщики и заключаться контракты, а также кто будет принимать окончательное решение (обычно это комитет по отбору).Хотя каждый проект отличается, вот типичная разбивка критериев выбора:

  • Способность поставщика доставлять материалы вовремя
  • Качество
  • Стоимость
  • График поставки
  • Сравнение затрат аутсорсинга и инсорсинга
  • История поставщика с компанией

RFP будут рассмотрены отборочной комиссией.

Перечислите имена всех лиц, принимающих решения, и порядок проверки для создания рабочего процесса.

«Для эффективного управления закупками в рамках проекта вам потребуется хорошо спланированная стратегия, основанная на исчерпывающей информации.”

  1. Типы контрактов

Поскольку для проекта могут потребоваться материальные товары, такие как произведенные детали с фиксированной стоимостью, а также работа подрядчика, план закупок может включать различные типы контрактов. Подробно укажите типы контрактов, которые будут использоваться в процессе закупок для каждой категории товаров. Некоторые (но не все) типы контрактов:

Заказ на поставку (ЗП) Используется для закупки товаров и материалов.

Твердо фиксированная цена - Цена по договоренности на товары или услуги по контракту.

Фиксированная цена плюс поощрение - Цена договорная со встроенными стимулами, основанными на производительности, для более быстрой доставки или завершения.

Контракты с фиксированной ценой и экономичной корректировкой цен - для долгосрочных контрактов, по которым цена на материалы может корректироваться с учетом инфляции.

Время и материалы (T&M) - включает ставки субподрядчика на установку и стоимость материалов.

Контракт с возмещением затрат - Фиксированная стоимость плюс возмещение непредвиденных расходов или изменений контракта.

  1. Определение рисков и управление рисками

Работа с поставщиками всегда сопряжена с соответствующими рисками. В этом разделе перечислите примеры потенциальных рисков, связанных с закупками, и опишите стратегии управления рисками и их снижения при сохранении установленных отношений компании с предпочтительными поставщиками.

Потенциальные риски - это все, что вызывает сбой в цепочке поставок и, в свою очередь, задержки проекта и перерасход средств. Это может включать такие обстоятельства, как задержки доставки из-за непредвиденных событий, некачественная доставка продукции или конфликты с поставщиками.

Риск также может исходить изнутри компании. Внутренние риски включают нереалистичные бюджетные ограничения или ожидания от графика.

Опишите стратегии снижения рисков, в том числе, кто будет решать проблемы, кто утвердит план смягчения, а также конкретные решения, такие как альтернативные субподрядчики на случай, если один из них не сможет выполнить поставку.

  1. Обработка заказа на поставку

Перечислите шаги для заказов на поставку и политики закупок. Например, при использовании аутентификации с трехсторонним соответствием:

  1. Отдел закупок отправляет заказ на покупку (ЗП) для авторизации покупки.
  2. Счет-фактура возвращается поставщиком покупателю со ссылкой на ЗП.
  3. Товары прибывают с упаковочным листом, который сверяется с ЗП и счетом, чтобы убедиться, что все доставлено в соответствии с заказом.

Все три документа сверены и зарегистрированы. Цифровые системы заказа закупок сравнивают данные и отмечают любые отклонения.

  1. Ограничения проекта

У каждого проекта есть лимит бюджета и ограничения по времени.Чтобы уменьшить смещение объема работ при соблюдении требований к закупкам, тщательно определите ограничения проекта в деталях, включая сроки, затраты и технические характеристики. Ограничения проекта следует рассматривать на каждом этапе процесса принятия решений и сравнивать с закупочной деятельностью.

  1. Управление поставщиками и отчетность

Отдел закупок служит связующим звеном между менеджером проекта, руководителями отделов и поставщиками.Запланируйте регулярные встречи, определите, как они будут проводиться, и определите, какой информацией следует обмениваться во время каждой встречи. Убедитесь, что поставки идут по графику и будут поступать в соответствии с контрактом.

  1. Метрики поставщика

Отслеживайте данные о доставке и присваивайте рейтинг качества для оценки работы каждого поставщика. Обратите внимание на качество и количество товаров и услуг, время доставки и отслеживайте расходы по счетам. Используйте показатели для решения любых проблем, выявления моделей проблем и оценки поставщиков для дальнейшего рассмотрения.

Управляйте процессом закупки до оплаты централизованно с помощью PurchaseControl

Узнайте, как скачать PDF.

Скачать бесплатные шаблоны плана управления закупками

Введение

Целью плана управления закупками является определение требований к закупкам для проекта и способов управления им от разработки документации по закупкам до закрытия контракта. План управления закупками определяет следующее:

  • Предметы, подлежащие закупке с заявлениями об обосновании и сроками
  • Тип используемого контракта
  • Риски, связанные с управлением закупками
  • Каким образом риски закупок будут снижены с помощью показателей выполнения контракта, страхования, или другими способами
  • Определение затрат и их использования в качестве критериев оценки
  • Любые стандартизированные шаблоны закупок или документы, которые будут использоваться
  • Как будет осуществляться управление несколькими поставщиками, если это применимо
  • Процесс утверждения контракта
  • Критерии принятия решения
  • Установление результатов и сроков контракта
  • Как закупки и контракты согласовываются с объемом проекта, бюджетом и графиком
  • Любые ограничения, относящиеся к закупкам
  • Направление продавцам базовых требований, таких как графики контрактов и структурные декомпозиции работ (WBS)
  • V endor Management
  • Выявление продавцов, прошедших предварительную квалификацию, если применимо
  • Показатели эффективности закупочной деятельности

Этот План управления закупками устанавливает структуру закупок для этого проекта.Он будет служить руководством для управления закупками на протяжении всего срока реализации проекта и будет обновляться по мере изменения потребностей в приобретении. Этот план идентифицирует и определяет предметы, которые необходимо закупить, типы контрактов, которые будут использоваться для поддержки этого проекта, процесс утверждения контракта и критерии принятия решения. Включена важность координации закупочной деятельности, определения результатов контрактов и показателей при измерении закупочной деятельности. Другие пункты, включенные в план управления закупками, включают: риски закупок и соображения по управлению риском закупок; как будут определяться затраты; как будет использоваться стандартная закупочная документация; и ограничения закупок.

Подход к управлению закупками

План управления закупками должен быть достаточно определен, чтобы четко определить необходимые шаги и обязанности по закупкам от начала до конца проекта. Менеджер проекта должен убедиться, что план способствует успешному завершению проекта и не превращается сам по себе в непосильную задачу. Менеджер проекта будет работать с командой проекта, отделом контрактов / закупок и другими ключевыми игроками для управления закупочной деятельностью.

Менеджер проекта будет обеспечивать надзор и управление всей закупочной деятельностью в рамках этого проекта. Менеджер проекта будет работать с командой проекта, чтобы определить все предметы, которые необходимо закупить для успешного завершения проекта. Офис управления проектом (PMO) затем рассмотрит список закупок, прежде чем представить его в отдел контрактов и закупок. Отдел контрактов и закупок проверит закупаемые позиции, определит, выгодно ли производить или купить эти позиции, и начнет процесс выбора поставщика, закупки и заключения контракта.

Определение закупок

Целью определения закупок является конкретное описание того, какие товары будут закупаться и на каких условиях. Иногда товары, которые необходимо закупить для проекта, могут быть изготовлены внутри организации. Кроме того, сроки закупок обычно зависят от графика проекта и необходимы в определенное время для обеспечения своевременного завершения проекта. В этом разделе эти элементы должны быть перечислены, обоснованы и установлены условия.Также должна быть включена любая важная техническая информация. В список также могут быть включены лица, обладающие полномочиями утверждать покупки в дополнение к руководителю проекта или в его отсутствие.

Следующие предметы снабжения и / или услуги были определены как важные для завершения и успеха проекта. Следующий список товаров / услуг, обоснование и сроки ожидают рассмотрения PMO для представления в отдел контрактов и закупок:

Товар / услуга Обоснование Требуется
Элемент A; Инструмент 3 ”x ¾” Необходим для изготовления виджета типа 1; мы не производим этот товар 31 июля 20хх
Пункт B; Инструмент 4 ”x ½” Требуется для строительного инструмента типа 2; мы делаем этот товар, но не знаем, как сравнить его стоимость спокупка 15 августа 20хх
Элемент C Необходим для переноса данных в новую операционную систему; мы не производим этот товар 1 сентября 20хх

В дополнение к приведенному выше списку закупок, следующие лица уполномочены утверждать закупки для команды проекта:

Имя Роль
Джон Смит Менеджер проекта
Джейн Доу Ведущий инженер
Боб Джонс Техник-конструктор

Тип используемого контракта

Цель этого раздела плана управления закупками - описать тип используемого контракта, чтобы отдел контрактов и закупок мог действовать соответствующим образом.Существует много различных типов контрактов, таких как фиксированная цена, время и материалы (T&M), возмещаемые затраты и другие. Для разных позиций закупок также могут потребоваться разные типы контрактов. Хорошо определенный продукт может иметь твердую фиксированную цену, в то время как продукт, требующий усилий по исследованию и развитию, может быть контрактом T&M.

Все товары и услуги, закупаемые для этого проекта, будут запрошены по контрактам с твердо фиксированной ценой. Команда проекта будет работать с отделом контрактов и закупок, чтобы определить типы позиций, количество, услуги и требуемые сроки поставки.После того, как поставщик будет выбран, отдел контрактов и закупок будет запрашивать заявки от различных поставщиков, чтобы закупить товары в требуемые сроки и по разумной цене в соответствии с контрактом с твердой фиксированной ценой. Этот контракт будет заключен с одним базовым годом и тремя дополнительными годами.

Риски закупок

Цель этого раздела - выявить любые потенциальные риски, связанные с закупками для проекта. В зависимости от типа контракта, закупаемых товаров или услуг, истории поставщиков или неопределенностей в объеме, графике или бюджете проекта потенциальные риски могут потребовать более подробного планирования и стратегий смягчения.Например, если организация поддерживает тесные отношения с конкретным поставщиком, но существует вероятность, что поставщик больше не сможет предоставлять необходимые товары или услуги, это представляет собой значительный риск для закупочной деятельности проекта, которым необходимо управлять.

Вся закупочная деятельность несет в себе определенный риск, которым необходимо управлять для обеспечения успеха проекта. Несмотря на то, что все риски будут управляться в соответствии с планом управления рисками проекта, существуют определенные риски, которые относятся конкретно к закупкам, которые необходимо учитывать:

  • Нереалистичный график и ожидаемые затраты для поставщиков
  • Производственные мощности поставщиков
  • Конфликты с текущие контракты и отношения с поставщиками
  • Управление конфигурацией для обновлений и улучшений приобретенной технологии
  • Возможные задержки в доставке и влияние на стоимость и график
  • Сомнительные прошлые результаты для поставщиков
  • Вероятность того, что конечный продукт не соответствует требуемым спецификациям

Эти риски не являются всеобъемлющими, и будет использоваться стандартный процесс управления рисками по выявлению, документированию, анализу, снижению рисков и управлению ими.

Управление рисками закупок

Цель этого раздела - описать, как будут управляться риски, связанные с закупочной деятельностью. Все проекты должны иметь независимый и тщательный план управления рисками. Однако, как и риски, относящиеся только к закупкам, существуют соображения по управлению рисками, которые также могут быть уникальными и относиться только к закупкам. Это может включать в себя участие определенного персонала в управлении рисками закупок или получение одобрения мер по смягчению последствий от определенного уровня управления в организации.

Как указывалось ранее, управление рисками проекта будет осуществляться в соответствии с планом управления рисками проекта. Однако для рисков, связанных конкретно с закупками, необходимо дополнительное рассмотрение и участие. Усилия по закупкам проекта включают внешние организации и потенциально могут повлиять на текущие и будущие деловые отношения, а также на внутреннюю цепочку поставок и операции по управлению поставщиками. Из-за деликатности этих взаимоотношений и операций команда проекта будет включать спонсора проекта и назначенного представителя подрядного отдела во все встречи по проекту и проверки статуса.

Кроме того, любые решения относительно закупок должны быть одобрены спонсором проекта или, в его отсутствие, вице-президентом по контрактам до реализации. О любых проблемах, связанных с закупками или о новых выявленных рисках, мы немедленно сообщаем контактному лицу подрядного отдела проекта, а также спонсору проекта.

Определение затрат

Цель этого раздела - описать, как будут определяться затраты и будут ли / как они использоваться как часть критериев выбора.Для закупок товаров и / или услуг у внешнего поставщика затраты обычно указываются в ответ на запрос предложения (RFQ), запрос предложения (RFP) или запрос предложения (RFB). Поставщики представляют расценки, предложения или заявки, в которых подробно описывается стоимость товара или услуги, чтобы помочь покупателю в принятии решения. Затраты почти всегда используются как часть критериев принятия решения о закупках, но могут иметь различный приоритет в зависимости от организации.

Для этого проекта мы будем выпускать запрос предложений (RFP), чтобы запросить предложения от различных поставщиков, которые описывают, как они будут соответствовать нашим требованиям, и стоимость этого.Все предложения будут включать поддержку поставщика по позициям A, B и C (из параграфа определения закупок), а также базовые и внегодовые затраты. Поставщики укажут, как будет выполняться работа, кто будет ее выполнять, опыт поставщиков в предоставлении этих товаров, отзывы клиентов, биографические данные и резюме сотрудников, выполняющих работу, а также разбивку всех затрат по статьям. Кроме того, поставщики должны будут представить структурную декомпозицию работ (WBS) и графики работы, чтобы продемонстрировать свое понимание работы, которую необходимо выполнить, и их способность соблюдать график проекта.

Вся информация должна быть включена в каждое предложение, так как предложения будут использоваться в качестве основы наших критериев отбора. Предложения, в которых отсутствует запрашиваемая информация или содержится неполная информация, не рассматриваются.

Стандартизированная закупочная документация

Цель этого раздела - описать, какая стандартная закупочная документация будет использоваться как часть закупки. Для больших сложных проектов стандартизация упрощает управление работой во всех областях процесса проекта.Когда организации используют стандартные формы, шаблоны и форматы, есть общие черты в разных проектах, а также в разных группах внутри организации.

Процесс управления закупками состоит из множества этапов, а также постоянного управления всей закупочной деятельностью и контрактами. В этой динамичной и чувствительной среде нашей целью должно быть упрощение управления закупками всеми необходимыми средствами, чтобы способствовать успешному завершению наших контрактов и проектов.Чтобы упростить эти задачи, мы будем использовать стандартную документацию для всех этапов процесса управления закупками. Эти стандартные документы разрабатывались и пересматривались на протяжении многих лет с целью постоянного улучшения закупочной деятельности. Они обеспечивают адекватный уровень детализации, что позволяет упростить сравнение предложений, более точное ценообразование, более подробные ответы и более эффективное управление контрактами и поставщиками.

PMO поддерживает репозиторий на общем диске компании, который содержит стандартную документацию по управлению проектом и закупкам, которая будет использоваться для этого проекта.Для закупок по проекту будут использоваться следующие стандартные документы:

  • Стандартный шаблон запроса предложений, включающий
    • Справочная информация
    • Процесс и сроки подачи заявок
    • Руководящие принципы подачи заявок
    • Форматы предложений и носители
    • Критерии выбора источника
    • Формы цен
    • Отчет о работе
    • Сроки и условия
  • Формы оценки выбора внутреннего источника
  • Соглашение о неразглашении
  • Письмо о намерениях
  • Контракт с твердой фиксированной ценой
  • Форма аудита закупок
  • Форма оценки эффективности закупок
  • Уроки выученная форма

Ограничения закупок

Цель этого раздела - описать любые ограничения, которые должны рассматриваться как часть процесса управления закупками проекта.Эти ограничения могут быть связаны с графиком, стоимостью, объемом, ресурсами, технологией или отношениями между покупателем и продавцом. После выявления ограничений их необходимо учитывать на каждом этапе планирования и проведения закупочной деятельности. Необходимо приложить все усилия для выявления всех ограничений до любого проекта или планирования закупок, поскольку ограничения, выявленные позже в жизненном цикле проекта, могут существенно повлиять на вероятность успеха проекта.

Есть несколько ограничений, которые необходимо учитывать в плане управления закупками проекта.Эти ограничения будут включены в RFP и доведены до сведения всех поставщиков, чтобы определить их способность работать в рамках этих ограничений. Эти ограничения применяются к нескольким областям, которые включают график, стоимость, объем, ресурсы и технологию:

График:

  • График проекта не является гибким, и закупочная деятельность, администрирование контрактов и выполнение контрактов должны выполняться в рамках установленного графика проекта. .Стоимость:
    • В бюджете проекта заложены резервы на случай непредвиденных обстоятельств и управления; однако эти резервы не могут быть использованы для закупочной деятельности.Резервы могут быть использованы только в случае одобренного изменения объема проекта или по усмотрению руководства.

    Объем:

    • Вся деятельность по закупкам и присуждение контрактов должны соответствовать утвержденному описанию содержания проекта. Любая деятельность по закупкам или присуждение контрактов, в которых указаны работы, которые не связаны напрямую с заявлением о содержании проекта, будут рассматриваться как выходящие за рамки и отклоняться.

    Ресурсы:

    • Все закупочные операции должны выполняться и управляться с использованием имеющегося персонала.Никакой дополнительный персонал не будет нанят или перераспределен для поддержки закупочной деятельности по этому проекту.

    Technology:

    • Спецификации деталей уже определены и будут включены в техническое задание в рамках запроса предложений. Хотя предложения могут включать предлагаемые альтернативные материалы или производственные процессы, спецификации деталей должны точно соответствовать тем, которые указаны в техническом задании.

    Процесс утверждения контрактов

    В этом разделе шаблона плана закупок определяется процесс утверждения контрактов.Этот процесс может сильно отличаться от компании к компании, но важно определить процесс внутри вашей организации и тех, кто участвует в принятии решений. Обычно крупные закупки проходят в соответствии с установленным процессом торгов и формальным процессом отбора и утверждения. Небольшие покупки могут быть менее формальными и могут быть одобрены менеджером проекта или программы. В этой части плана управления закупками должны быть четко определены правила для всех закупок в вашей организации.

    Первым шагом в процессе утверждения контракта является определение того, какие товары или услуги потребуют закупок у внешних поставщиков. Это будет определяться путем проведения анализа затрат на продукты или услуги, которые могут быть предоставлены внутри компании, и сравнения с закупочными ценами у поставщиков. После завершения анализа затрат и составления списка товаров и услуг, которые будут закупаться на стороне, отдел закупок и контрактов разошлет запросы внешним поставщикам.После того, как заявки будут завершены и предложения будут получены всеми поставщиками, начинается процесс утверждения. Первым шагом этого процесса является проведение обзора всех предложений поставщиков, чтобы определить, какие из них соответствуют критериям, установленным проектной группой и отделом закупок и контрактов. Для покупок на сумму менее x, xxx требуется только одобрение Менеджера проекта; тогда как покупки на сумму, превышающую x, xxx, должны быть одобрены Советом по рассмотрению контрактов. Для этих более крупных закупок совет по рассмотрению контрактов встретится, чтобы определить, какой контракт будет принят.Совет по рассмотрению контрактов состоит из представителей проектной группы, отдела закупок и контрактов, финансов и PMO.

    Критерии принятия решений

    Целью этой части плана управления закупками является определение критериев, используемых комиссией по обзору контрактов для принятия решения о том, какой контракт (контракты) присудить. Опять же, эти критерии могут различаться в разных организациях, но должны быть определены как часть Плана управления закупками.

    Критерии отбора и заключения контрактов на закупки в рамках этого проекта будут основаны на следующих критериях принятия решения:

    • Способность поставщика предоставить все позиции к требуемой дате поставки
    • Качество
    • Стоимость
    • Ожидаемая поставка дата
    • Сравнение затрат по аутсорсингу и инсорсингу
    • Прошлые показатели

    Эти критерии будут оцениваться комиссией по рассмотрению контрактов и / или менеджером проекта.Окончательное решение будет принято на основе этих критериев, а также имеющихся ресурсов.

    Управление поставщиками

    Целью этого раздела Плана управления закупками является описание ролей и действий проектной группы и отдела закупок и контрактов для обеспечения того, чтобы выбранные поставщики предоставляли все согласованные продукты / услуги и что поддерживаются соответствующие уровни качества.

    Менеджер проекта несет полную ответственность за управление поставщиками.Чтобы обеспечить своевременную доставку и высокое качество продуктов от поставщиков, менеджер проекта или его / ее назначенное лицо будут еженедельно встречаться с отделом контрактов и закупок и каждым поставщиком, чтобы обсудить прогресс по каждой закупленной позиции. Встречи могут быть очными или телеконференциями. Целью этих встреч будет обзор всех задокументированных спецификаций для каждого продукта, а также обзор результатов проверки качества. Этот форум предоставит возможность ознакомиться с разработкой каждого элемента или предоставленной услугой, чтобы убедиться, что она соответствует требованиям, установленным в спецификациях проекта.Это также дает возможность задавать вопросы или изменять контракты или требования заранее, чтобы предотвратить задержки в доставке и графике. Менеджер проекта будет нести ответственность за планирование этой встречи на еженедельной основе, пока все пункты не будут доставлены и не будут определены как приемлемые.

    Показатели эффективности деятельности по закупкам

    Здесь План управления закупками описывает показатели, которые будут использоваться для операций по закупкам, связанных с проектом.Эти показатели могут использоваться для обеспечения соблюдения графика закупочной деятельности по проекту. Они также могут использоваться для сбора данных о результатах деятельности различных поставщиков, чтобы помочь с критериями выбора поставщиков для будущих закупок.

    В то время как отдел закупок и контрактов имеет свои собственные внутренние метрики для закупок, следующие метрики установлены для оценки работы поставщиков по закупочной деятельности этого проекта. Каждая метрика оценивается по шкале 1-3, как показано ниже:

    Поставщик Качество продукции Своевременная доставка Качество документации Затраты на разработку Время разработки Стоимость единицы Эффективность транзакций
    Номер поставщика 1
    Номер поставщика 2

    1 - Неудовлетворительно 3 Неудовлетворительно

    2 - Приемлемая оценка
    для каждого поставщика будут указаны фактические значения, чтобы создать базу данных о прошлых показателях для выбора поставщиков для будущих закупок.

.

Компоненты плана управления закупками

План управления закупками документирует, как проект будет проводить закупки (закупки). В Своде знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) это компонент общего плана управления проектом, который касается внешних закупок для проекта.

Это отдельный от технического задания (SOW), также известного как техническое задание (TOR), в котором излагаются технические требования подрядчиков.Скорее, он касается общей стратегии и управления поставщиками.

План управления закупками состоит из 9 основных компонентов:

  1. Роли и обязанности
  2. Планирование проекта
  3. Управление поставщиками
  4. Оценка
  5. Поставщики, прошедшие предварительную квалификацию
  6. Управление рисками
  7. Юридическая юрисдикция
  8. Платеж
  9. Ограничения и допущения

Роли и обязанности

Проектная закупка выполняет несколько важных ролей, которые необходимы для бесперебойной работы процесса.Эти роли:

.

Шаблон плана управления закупками


Этот шаблон плана управления закупками поможет вам определить структуру, которая будет использоваться на протяжении всего проекта для приобретения необходимых ресурсов. Этот план определяет предпочтительный тип контракта и риски, связанные с каждой из закупок, а также способы управления ими.

Идентифицирует продукты, услуги и ресурсы, которые необходимо приобрести или приобрести вне группы проекта.Он будет включать временные рамки для каждого ресурса, а также процессы квотирования и управления, связанные с этой закупкой.

Этапы выполнения таких задач изложены в плане закупок , который становится составной частью плана проекта . Он описывает, как должны выполняться все остальные процессы управления закупками.

• Что будет закуплено для проекта
• Тип используемого контракта
• Как они будут отбираться и управляться
• Как будут оцениваться их результаты
• Как следует управлять риском закупок.

В каждом аспекте проекта есть элемент риска, и план закупок не исключение. В нем описывается, как выявляются, оцениваются и управляются риски в рамках ограничений процессов закупок. Эти риски будут включены в реестр рисков проекта , чтобы гарантировать, что все соответствующие угрозы идентифицированы и задокументированы в центральном хранилище.

Выбор типа контракта, наиболее подходящего для проекта и требуемых для него ресурсов, включает в себя указание результатов контракта в точных условиях и метрики, которые будут использоваться для измерения исполнения контракта и обеспечения его соответствия потребностям проекта.Обычно проект основывает свои показатели на показателях отделов закупок и контрактов организации, которые включают следующее. Затем каждый потенциальный продавец или поставщик оценивается по метрике по трех- или пятибалльной системе взвешивания, в зависимости от того, что наиболее подходит для проекта.

Важной частью закупок является определение уровней затрат, понесенных по каждому контракту, и тщательный мониторинг контрактных сборов, чтобы гарантировать, что общий бюджет проекта не будет превышен.Этот шаблон проведет вас через каждый этап определения того, какие товары необходимо закупить, как эти закупки будут выполняться, контролироваться и управляться до их закрытия на протяжении всего срока реализации проекта.

Цель плана закупок - определить точные требования, которые должны быть обеспечены вне проектной группы , а затем изложить, как эти договорные отношения будут управляться от начала до закрытия окончательного контракта. Это область, в которой используется определенный набор навыков, и многие менеджеры проектов привлекают специалиста по контрактам или гарантируют, что кто-то из членов команды имеет договорные и юридические знания для эффективного проведения необходимых закупок.

В нем также указывается, кто в проектной организации имеет право проводить и утверждать контракты, а также уровень расходов, за который они несут ответственность. В плане будет указано, кому в команде разрешено подписывать контракты, контрактная стоимость, которую они могут санкционировать, их способность подписывать сторонние счета-фактуры на оплату и, наконец, если они несут ответственность за закрытие контракта.

Сегодняшний выбор для наших читателей: рекомендовано

Время, отведенное на планирование и определение процессов закупок и подхода к управлению, который использует руководитель проекта, должно гарантировать, что этот аспект проекта проходит гладко и не становится отвлекающим фактором.Он или она проведет несколько обсуждений с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить их поддержку в приобретении услуг, ресурсов и продуктов, необходимых для проекта.

Большинство менеджеров проектов действуют как «контролеры» для всей закупочной деятельности, связанной с их проектом, и будут работать в тесном сотрудничестве с Офисом управления проектом (PMO) для завершения списка закупок. Затем этот список будет передан в отдел закупок, который затем определит наилучший способ приобретения ресурса и начнет процесс выбора поставщика и переговоров по контракту.

Закупка всех ресурсов должна согласовываться с графиком проекта , чтобы гарантировать наличие элементов, необходимых для выполнения указанных рабочих пакетов. Каждая закупка связана с элементом риска, независимо от того, связан ли он с типом контракта, историческими отношениями с третьей стороной или неопределенностями, связанными с объемом или графиком.

Ключом к успеху является определение и планирование смягчения их возникновения или влияния на предоставление услуги.Существуют определенные риски, которые напрямую связаны с характером закупок, и способы устранения каждого из них описаны в этом плане управления. Риски, непосредственно связанные с закупками, включают:

• Нереалистичный график и ожидаемые затраты для поставщиков и поставщиков
• Производственные мощности поставщиков и поставщиков
• Конфликты с текущими контрактами и отношениями между поставщиками и поставщиками
• Управление конфигурацией для обновлений и улучшений приобретенной технологии
• Возможные задержки с доставкой и последствия по стоимости и графику
• Сомнительные прошлые результаты для продавцов и поставщиков
• Вероятность того, что конечный продукт не будет соответствовать требуемым спецификациям

Ограничения также являются частью любой закупки и должны быть определены при первой возможности, чтобы их можно было принять во внимание и сообщить в рамках этого процесса.Они возникают в самых разных обстоятельствах, в частности, в отношениях с третьими сторонами, в рамках объема проекта , графика , технологии и в некоторых случаях калькуляции затрат. Эти вопросы будут играть ключевую роль при принятии решения о том, производятся ли «изделия» собственными силами или внешними силами, как показано на схеме.

Во многих организациях решения по контрактам принимаются «Советом по рассмотрению контрактов» (CRB), и критерии, по которым они будут оценивать соответствие поставщиков, включают:

• Прошлые показатели
• Качество окончательного результата
• Способность уложиться в требуемый крайний срок
• Затраты на аутсорсинг по сравнению сВнутренние источники

Менеджер проекта будет частью окончательного решения, чтобы убедиться, что у нее или у него есть необходимые ресурсы, когда они им нужны. Это, естественно, включает в себя тех, кто в команде проекта на ежедневной основе будет управлять поставщиком и всеми аспектами, связанными с их поставкой, в конечном итоге ответственность остается за менеджером проекта.

.

Смотрите также

 
Поиск по сайту

 

Популярные уроки

Бесплатная программа Frontpage для создания сайтов  

Структура страницы сайта  

Как создать главную страницу сайта 

Как установить язык сайта  

Как создать макет веб-страницы в программе Frontpage

Как создать шапку для сайта

Просмотр сайта в разных браузерах

Как разместить текст на сайте

Возможности Frontpage

Как задать фон страницы сайта в Frontpage

Как вставить видео на сайт

Как создать новые страницы сайта в Frontpage

Как сделать бегущую строку в html

Как разместить сайт в интернете

 Наверх >>  

         

Школа Продающих Сайтов Андрея Громова © 2012-г.

Копирование материалов сайта запрещено.

Написать письмо

Карта сайта, XML.