Украшение
Украшение
 

 

Как создать сайт в программе Frontpage -    Уроки Frontpage

    Начало  Создание сайта  О Школе  О Партнерке   Связь  

 

Как отправить документ word по электронной почте для чайников


Как отправить документ Word по электронной почте

Здравствуйте, уважаемые читатели. С развитием интернет и сетевых технологий, все меньше документов отправляются на печать. Куда удобнее отправить файл Word по Email своему руководителю, заказчику, коллеге. Только не все знают, что перед отправкой нужно обязательно настроить и проверить файл. Зачем? Сейчас расскажу, усаживайтесь поудобнее!

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

  1. Установить размер листа
  2. Выбрать ориентацию листа
  3. Пронумеровать строки
  4. Расположить текст в колонках
  5. Настроить поля
  6. Вставить колонтитулы
  7. Оформить абзацы
  8. Организовать переносы слов
  9. Проверить отсутствие «висячих» строк
  10. Вставить разрывы строк и разделов

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Чтобы проверить, какая дополнительная информация указана в документе, нажмите на ленте Файл. Откроется представление Backstage, в правой части которого будут указаны некоторые свойства. Чтобы открыть их полный перечень, нажмите Показать все свойства.

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

Перейдите на ленте: Файл – Поиск проблем – Инспектор документов. В открывшемся окне установите все галки и нажмите Проверить.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка совместимости существует как раз для выявления подобных казусов. Нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка совместимости. Появится меню, в котором будут детально описаны все проблемы с совместимостью. Какие-то из них можно исправить, а с каким-то придется смириться.

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

Для проверки нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка читаемости. На экране появится меню с результатами анализа. Если будут выявлены ошибки или рекомендации, они отобразятся в меню. Кликайте мышью на объектах в этом списке, чтобы посмотреть рекомендации по устранению.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Пометить документ Word, как окончательный

Когда все работы над документом закончены, рассылается окончательная редакция, можно сообщить об этом своим читателям. Для этого нажмите Файл – Защита документа – Пометить как окончательный.

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка документа Word

Вы подготовили файл к отправке, осталось только разослать его по e-mail. Приступаем:

Если на Вашем компьютере настроен Microsoft Outlook (а я рекомендую его настроить), добавьте кнопку Отправить по электронной почте на панель быстрого доступа. Как добавить команду на панель быстрого доступа, я описывал вот в этой статье. Сохраните файл и нажмите кнопку отправки. Откроется окно создания письма, с вложенным файлом Ворд. Добавляйте адресатов, указывайте тему письма и отправляйте.

Еще один способ отправить документ с помощью Outlook. Нажмите Файл — Общий доступ — Отправить по электронной почте.

В открывшемся окне выберите один из вариантов отправки:

  • Отправить как вложение — создает в Outlook новое письмо и добавляет в него вложением текущий файл
  • Отправить ссылку — рассылает адресатам ссылку на документ, находящийся в общем доступе
  • Отправить как PDF — преобразует файл в формат PDF и создает с этим вложением новое письмо Outlook. Полезно, когда нужно защитить файл от изменений
  • Отправить как XPS — отправка в еще одном защищенном формате файла (XPS). Для его просмотра, как и для PDF, может понадобиться специальное программное обеспечение
  • Отправить факс через интернет — отправка не по Email, а как факс. Для работы этой услуги нужно подключение специальных сервисов. Описывать их не планирую, так как факсимильная связь устаревает. А вы как считаете, нужно ли описать настройку факса в Word? Напишите в комментариях.

Если Outlook нет, сохраните файл и отправьте его с помощью другого почтового клиента или сервиса. Файлы Word отправляют так же само, как и другие файлы. Так делают большинство пользователей Ворда, но я предпочитаю и рекомендую использовать именно Outlook. Почему? Читайте статьи про эту программу и всё поймете сами. Они появятся на моем блоге уже скоро.

Друзья, это всё про отправку документа Word электронной почтой. Главное – перед отправкой позаботьтесь о своих читателях и почистите личные данные.

Следующий пост будет о выводе документа на печать. Вы догадываетесь, что там тоже есть свои тонкости. С одной стороны, всё просто, с другой – некоторые моменты требуют внимательного отношения. Так что, не поленитесь, прочтите его и будьте уверены в том, что всё делаете правильно. До встречи!

Как отправить документ Word 2013 по электронной почте

  1. Программное обеспечение
  2. Microsoft Office
  3. Word
  4. Как отправить документ Word 2013 по электронной почте

Дэн Гукин

Отправить документ Word 2013 по электронной почте совсем несложно! Но это немного отличается в зависимости от того, какую почтовую программу вы используете. Если вы используете Microsoft Outlook, он работает в одну сторону. Другие программы работают немного иначе. Сначала давайте посмотрим, как отправить документ Word 2012 по электронной почте Outlook, а затем разберемся, как работают другие программы.

  1. Сохраните документ еще раз.

    Проверять, перепроверять и перепроверять никогда не помешает.

  2. Щелкните вкладку Файл.

    Откроется окно с параметрами документа.

  3. Выберите команду «Поделиться».

    Это позволит вам поделиться своим документом с другими.

  4. Выберите элемент «Электронная почта» под заголовком «Поделиться».

    Это позволит вам поделиться по электронной почте.

  5. Нажмите кнопку «Отправить как вложение».

    На этом этапе Outlook берет на себя управление, и вы составляете сообщение электронной почты. Когда вы отправляете сообщение, ваш документ Word также отправляется.

    Если вы не используете Outlook, вы всегда можете отправить документ Word так же, как вы отправляете любое вложение файла электронной почты. Ключ в том, чтобы сохранить документ и , запомнив его имя файла и местоположение, чтобы вы могли найти его позже. Далее вы узнаете, как прикрепить документ Word к сообщению электронной почты с помощью практически любой программы электронной почты.

  6. Напишите сообщение электронной почты как обычно

.

Как запустить документ слияния в Word 2016

  1. Программное обеспечение
  2. Microsoft Office
  3. Word
  4. Как начать слияние документа в Word 2016

Автор: Faithe Wempen

Основной документ слияния в Word содержит две важные вещи: 1) текст, который останется неизменным между персонализированными копиями, и 2) коды, которые сообщают Word, какие поля и в какие места вставлять.

Выполните следующие действия:

  1. Создайте новый пустой документ.(Быстрый способ - нажать Ctrl + N.)

    Если вы создаете письма или сообщения электронной почты, обычно можно использовать существующий документ в качестве основного. Например, у вас есть уже написанное письмо или сообщение, и вам просто нужно персонализировать каждую копию. Однако если вы создаете этикетки, конверты или каталог, вам следует создать новый документ.

  2. На вкладке «Рассылка» нажмите «Начать слияние».

  3. Щелкните тип документа, который хотите объединить.

Если вы выберете «Письма», «Электронные сообщения» или «Каталог», ваша работа на этом завершена. Перейдите к следующему этапу процесса: выбору или созданию списка данных.

Выберите тип документа.

Каталог похож на слияние писем, за исключением того, что между копиями нет разрыва страницы. Так, например, вместо того, чтобы копия каждого человека находилась на отдельной странице, каталог объединяет все объединенные данные вместе на одной странице, как в телефонной книге.

Дополнительные шаги для создания конвертов

Если вы выбрали «Конверты» на шаге 3, после выполнения этих шагов появится диалоговое окно «Параметры конверта».

  1. Выберите размер конверта.

    Стандартный конверт бизнес-формата в США - это размер 10 по умолчанию.

  2. Нажмите ОК.

    Выберите размер конверта.

Размер страницы документа изменяется в соответствии с выбранным вами размером конверта. Внизу документа появляется пустое текстовое поле, готовое принять коды слияния для адресации конвертов.

Дополнительные шаги для создания этикеток

Если вы выберете «Ярлыки» на шаге 3, откроется диалоговое окно «Параметры ярлыка».

  1. Откройте список поставщиков этикеток и выберите марку имеющейся этикетки.

  2. В списке номеров продуктов выберите номер продукта на этикетке. Это должно быть напечатано на упаковке.

    Целью выбора производителя и номера продукта является обеспечение точности размера этикетки, количества этикеток на листе и расстояния между этикетками в Word.Если у вас нет поля, в котором были введены ярлыки, возможно, вам придется ввести информацию вручную. Найдите линейку, чтобы вы могли измерить свои этикетки. Затем нажмите «Новая этикетка» и заполните появившееся диалоговое окно спецификациями листа этикеток.

  3. Нажмите ОК.

    Выберите производителя этикетки и номер продукта.

При создании этикеток Word создает таблицу с размерами, соответствующими указанному размеру и расположению этикеток.По умолчанию линии сетки этой таблицы не отображаются. Если вы хотите их увидеть, выберите «Макет инструментов для таблиц» → «Просмотр линий сетки».

Об авторе книги

Faithe Wempen, M.A., написала более 140 книг по компьютерному оборудованию и программному обеспечению, в том числе Microsoft Office 2016 для пожилых людей для чайников и The PowerPoint Bible . Являясь мастером-инструктором по Microsoft Office, она обучила более четверти миллиона корпоративных студентов с помощью своих онлайн-курсов и сотни других в качестве дополнительного инструктора в Университете Пердью.

,

Office 365 All-in-One для "чайников" Шпаргалка

из Office 365 «все в одном» для начинающих

Питер Веверка

Вот несколько полезных функций Office 365, о которых стоит знать. Две из этих шпаргалок объясняют, как Office 365 позволяет превращать одно в другое - как превратить документ Word в презентацию PowerPoint и как превратить файл Office 365 в PDF, чтобы люди, у которых нет Office, могли его прочитать. , Для людей, которые получают горы электронной почты, ниже приведены инструкции по перемещению сообщений электронной почты Office 365 по мере их поступления в определенную папку Outlook.

Office 365: как сохранить файлы в формате PDF

Что делать, если вы хотите показать файл Office 365 (файл Word, Excel, PowerPoint или Publisher) кому-то, у кого нет Office? Один из способов обойти эту проблему в Office 365 - сохранить файл в формате PDF. Файлы PDF (формат переносимого документа) можно просматривать в веб-браузерах. Их могут просматривать почти все, даже если у них нет Office 365.

© g-stockstudio / Shutterstock

Чтобы сохранить файл Office 365 как файл PDF, выполните следующие действия:

  1. Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Экспорт», чтобы открыть окно «Экспорт».
  2. Выберите «Создать документ PDF / XPS».
  3. Нажмите кнопку «Создать PDF / XPS». Появится диалоговое окно «Опубликовать как PDF или XPS».
  4. Выберите папку для хранения вашего PDF-файла, дайте ей имя и нажмите кнопку «Опубликовать». Ваш файл откроется в приложении браузера Edge (или в другом браузере по умолчанию на вашем компьютере). Вы также можете открыть его в Adobe Acrobat Reader.

Используйте Office 365 для преобразования документа Word в презентацию PowerPoint

Office 365 содержит множество инструментов, которые помогут вам делать самые разные великие дела! Например, вы можете конвертировать файлы Word в презентации PowerPoint.Если вы применили стили заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2 и т. Д.) К заголовкам в документе Word 365, вы можете превратить документ Word в презентацию PowerPoint 365.

После импорта заголовков из документа Word в PowerPoint вы получите по одному слайду для каждого заголовка уровня 1 (заголовки с учетом стиля заголовка 1). Заголовки уровня 1 образуют заголовки слайдов, заголовки уровня 2 образуют маркеры первого уровня, заголовки уровня 3 образуют маркеры второго уровня и т. Д. (Текст абзаца не импортируется).

Чтобы использовать заголовки в документе Word для создания слайдов в презентации PowerPoint с помощью Office 365, выполните следующие действия:

  1. На вкладке «Вид» нажмите кнопку «Контурное представление». Контурное представление дает вам лучшее представление о том, как заголовки Word становятся слайдами PowerPoint.
  2. Выберите слайд, за которым будут следовать новые слайды из документа Word.
  3. На вкладке «Главная» или «Вставка» откройте раскрывающийся список на кнопке «Новый слайд» и выберите «Слайды из структуры». Появится диалоговое окно «Вставить структуру».
  4. Выберите документ Word с заголовками, которые вы хотите использовать для презентации, и нажмите кнопку «Вставить». PowerPoint заимствует заголовки из документа Word для новых слайдов.

Как автоматически перемещать сообщения электронной почты Outlook от коллеги в папку электронной почты

В Outlook 365 возможность перемещать сообщения по мере их поступления в папку электронной почты - отличный способ организовать электронную почту. После того, как вы создадите новую папку и назовете ее в честь коллеги, вы можете указать Outlook автоматически помещать электронную почту от коллеги в новую папку.Таким образом, вы всегда можете найти письмо от своего коллеги и ответить на него.

Создайте новую папку для хранения электронной почты и выполните следующие действия, чтобы автоматически переместить электронную почту от вашего коллеги в папку:

  1. Выберите сообщение электронной почты от вашего коллеги.
  2. На вкладке "Главная" нажмите кнопку "Правила".
  3. Выберите «Всегда перемещать сообщение из» в раскрывающемся списке. Появится диалоговое окно «Правила и предупреждения».
  4. Выберите папку, в которую вы хотите автоматически переместить электронное письмо.
  5. Нажмите ОК.
Об авторе книги

Питер Веверка - ветеран в области технологий, имеющий в своем активе десятки книг. В дополнение к предыдущим выпускам Office All-in-One для чайников, он написал книги по PowerPoint, OneNote, Word и Quicken, а также бестселлер Windows 10 For Seniors For Dummies. Тимоти Л. Уорнер является Microsoft MVP и соавтором CompTIA A + Certification All-in-One For Dummies.

.

Смотрите также

 
Поиск по сайту

 

Популярные уроки

Бесплатная программа Frontpage для создания сайтов  

Структура страницы сайта  

Как создать главную страницу сайта 

Как установить язык сайта  

Как создать макет веб-страницы в программе Frontpage

Как создать шапку для сайта

Просмотр сайта в разных браузерах

Как разместить текст на сайте

Возможности Frontpage

Как задать фон страницы сайта в Frontpage

Как вставить видео на сайт

Как создать новые страницы сайта в Frontpage

Как сделать бегущую строку в html

Как разместить сайт в интернете

 Наверх >>  

         

Школа Продающих Сайтов Андрея Громова © 2012-2020 г.

Копирование материалов сайта запрещено.

Написать письмо

Карта сайта, XML.