Как оформить правильно документ в word

Новый гост для оформления документов — новости в Т—Ж

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник:

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Екатерина Мирошкина

экономист

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Как расположить реквизиты на бланках

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

Как выбрать название для бизнеса

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

1. 19.10.2018;
2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечаютЭто пример оформления продольного бланка из госта для документов

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Что делать? 02.10.17

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок	Хороший заголовок
Приказ	Приказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документа	Форма обращения	Пример
Приказ	Первое лицо, единственное число	Приказываю
Документ от имени органа из нескольких человек	Третье лицо, единственное число	Собрание собственников решило (а не «мы решили»)
Протокол	Третье лицо, множественное число	Выступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов	Третье лицо, единственное или множественное число	Комиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письма	Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число	Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Вид документа

Приказ

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Пример

Приказываю

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Вид документа

Протокол

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра. Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Письмо, которое вас обчистит

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Как оформлять разные надписи на документах по госту

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Ну и что? 10.08.17

10 самых интересных требований госта для интернет-магазинов

Microsoft Word How To’s — Советы по форматированию документов Word

С вами такое случалось? Вы подключаетесь к документу Microsoft Word только для того, чтобы зависнуть, потому что вы не можете вспомнить, как выполнять относительно простую функцию форматирования. Я думаю, что это случилось со всеми нами в тот или иной момент, и я надеюсь, что следующее будет вашим полезным ресурсом, когда случится подобный случай. (Добавьте ссылку в закладки, чтобы ее можно было легко найти, когда мозг зависнет!)

Моя цель — охватить не все возможности форматирования Microsoft Word, а только базовые, которые могут значительно повысить вашу эффективность.Если вам нужна дополнительная информация или другие инструкции, воспользуйтесь функцией «ПОМОЩЬ» в самом программном обеспечении.

Как сделать текст в Microsoft Word заглавными (или убрать заглавные буквы)?

Вы можете изменить регистр или регистр выделенного текста в документе, нажав одну кнопку на вкладке «Главная» с названием Изменить регистр .

Чтобы изменить регистр (или регистр) в Word, выполните следующие действия:

1. Выберите текст , для которого нужно изменить регистр.
2. На вкладке «Главная» в группе «Шрифт» нажмите кнопку «Изменить регистр» .
3. Затем выберите один из следующих вариантов:
4. Чтобы сделать первую букву предложения заглавной и оставить все остальные буквы строчными, щелкните Регистр предложения .
5. Чтобы исключить заглавные буквы из текста, щелкните строчные .
6. Чтобы сделать все буквы заглавными, щелкните ПРОПИСНЫМИ буквами .
7. Чтобы сделать первую букву каждого слова заглавной, а остальные буквы оставить строчными, щелкните Заглавными буквами каждое слово .
8. Для переключения между двумя режимами просмотра (например, для переключения между заглавными буквами каждое слово и наоборот, ЗАГЛАВИВАЙТЕ КАЖДОЕ СЛОВО) щелкните TOGGLE CASE.

Чтобы применить к тексту строчные заглавные буквы:

• Выберите текст , а затем на вкладке «Главная» в группе «Шрифт» нажмите кнопку запуска диалогового окна «Шрифт» (стрелка в правый нижний угол) . В диалоговом окне «Шрифт» в разделе «Эффекты» установите флажок «Капители» .

Чтобы использовать сочетание клавиш для переключения между строчными буквами, ПРОПИСНЫМИ буквами и заглавными буквами каждое слово:

• Выберите текст и , нажимайте SHIFT + F3 , пока не будет применен нужный регистр.

Как добавить текстовые эффекты в документ Word?

Помимо WordArt и цветных заливок и контуров, вы можете изменить внешний вид текста, добавив эффекты, такие как тени, отражения или свечение .

Чтобы добавить текстовые эффекты в Word, сделайте следующее:

1. Выделите текст , к которому вы хотите добавить эффект.
2. На вкладке «Главная» в группе «Шрифт» нажмите кнопку «Эффект текста» .
3. Укажите на нужный эффект ( Тень, Отражение или Свечение ), а затем, когда появятся другие варианты выбора, щелкните эффект, который вы хотите добавить .

ПРИМЕЧАНИЕ : Чтобы удалить эффект, нажмите кнопку «Очистить форматирование» (ластик) на вкладке «Главная» в группе «Шрифт».

Как изменить или установить шрифт по умолчанию в Microsoft Word?

Шрифт по умолчанию для новых документов в Word 2016 — Calibri, 11 пунктов, но вы можете изменить / установить его по своему усмотрению .

ПРИМЕЧАНИЕ : Когда вы устанавливаете шрифт по умолчанию, каждый новый документ, который вы открываете, будет использовать настройки шрифта, которые вы выбрали и установили по умолчанию. Шрифт по умолчанию применяется к новым документам на основе активного шаблона, обычно Normal.dotm.

Чтобы изменить / установить значение по умолчанию в Word, выполните следующие действия:

1. Начните с пустого документа , или, если ваш документ уже содержит текст, отформатированный со свойствами, которые вы хотите использовать, выберите этот текст .
2. На вкладке «Главная» щелкните средство запуска диалогового окна «Шрифт» , а затем щелкните вкладку «Шрифт».
3. Выберите параметры , которые вы хотите применить к шрифту по умолчанию, например стиль и размер шрифта. ПРИМЕЧАНИЕ : Если вы выбрали текст на шаге 1, свойства выбранного текста уже установлены в диалоговом окне.
4. Щелкните Установить по умолчанию и задайте область ваших изменений:
   1. Только этот документ: (если вы хотите, чтобы изменения применялись только к текущему документу)
   2. Выберите все документы на основе Стандартный шаблон: (если вы хотите, чтобы ваши изменения применялись к любому документу, основанному на шаблоне Normal)
5. Нажмите OK , чтобы применить изменения.

Как отформатировать абзацы в Word?

Чтобы изменить интервал между абзацами в Word, сделайте следующее:

1. Нажмите «Дизайн», затем — «Расстояние между абзацами» .
2. Выберите интервал, который вы хотите (по умолчанию — «Открыть»), и обратите внимание, что весь документ будет предварительно просматриваться, когда вы наводите курсор на различные настройки.
3. Если вам не нравятся эти параметры, щелкните «Пользовательский интервал между абзацами». и измените числа в разделе «Расстояние между абзацами».

Чтобы изменить интервал только в части документа:

• Щелкните в любом месте абзаца , который нужно изменить.
• Перейдите к макету страницы и в разделе Интервал, нажмите стрелки вверх или вниз , чтобы настроить расстояние до или после абзаца. Вы также можете ввести номер напрямую .

Чтобы отформатировать документ Word с помощью столбцов, выполните следующие действия:

1. Выберите текст , который нужно отформатировать в столбцах.
2. На вкладке Макет щелкните Столбцы .
3. Щелкните Дополнительные столбцы .
4. Щелкните нужное количество столбцов .
5. Необязательно: Чтобы добавить вертикальную линию между столбцами, установите флажок «Линия между столбцами» . Вы также можете отрегулировать ширину столбцов и интервал .
6. В списке «Применить к» щелкните «Весь документ», «Выделенный текст» или «Переслать на эту точку» .

Для управления перемещением текста между столбцами:

• Вставьте разрыв столбца .Например, чтобы закончить абзац в одном столбце и начать новый абзац вверху следующего столбца.

Чтобы перестать использовать столбцы:

• На вкладке «Макет» щелкните «Столбцы», а затем нажмите «Один », чтобы вернуться к формату с одним столбцом. ПРИМЕЧАНИЕ : Вам может потребоваться вставить разрыв раздела, если вы хотите, чтобы в одном разделе документа было два столбца, а в другом — форматирование в один столбец.

Чтобы добавить выноски между позициями табуляции в Word, сделайте следующее:

Выноски — это те специальные символы — точки, тире, подчеркивания, — которые создают визуальную связь между позициями табуляции.Чаще всего вы видите лидеры в оглавлении или указателе. ПРИМЕЧАНИЕ : Если вы хотите использовать позиции табуляции и выноски для форматирования Оглавления, рассмотрите возможность использования Word для его автоматического создания.

1. Введите текст , который должен отображаться перед выноской.
2. На горизонтальной линейке установите позицию табуляции там, где хотите (просто нажмите на линейку) , а затем дважды щелкните ее .
3. В диалоговом окне «Табуляторы» под заголовком выберите «Нет», точки, тире или подчеркивание , чтобы задать последовательность символов.
4. Нажмите ОК , а затем нажмите Tab на клавиатуре.
5. Введите текст , который будет отображаться после выноски.

Канзас ………………………………………………………………………………………………………… .. Топика

Если вы хотите глубже погрузиться в инструменты форматирования Microsoft Word и других приложений в составе Microsoft Office Suite, зарегистрируйтесь на однодневный курс обучения в Centriq.

Посмотреть курсы обучения Centriq Microsoft Office

Получите конкретную информацию, поговорив с консультантом по обучению по электронной почте или по телефону 913.322.7062 и 314.644.6400, или заполнив следующую форму.

.

Как изменить форматирование на нормальное в Microsoft Word после вставки | Small Business

Поддержание форматирования документа может быть довольно сложной задачей при работе с текстом из нескольких источников. К счастью, Microsoft Word предоставляет вам специальные параметры вставки и форматирования, которые помогут вам стандартизировать внешний вид ваших документов. Вы можете легко отформатировать вставленный текст как «Обычный», используя параметры стиля для форматирования текста, или выбрать автоматическое форматирование текста с помощью параметров вставки в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.

Как вставить в Word и применить нормальное форматирование

Скопируйте текст из исходного источника, который вы хотите вставить в документ Word.

Щелкните текстовую область документа Word, в которую вы хотите вставить текст, а затем нажмите «Ctrl-V» на клавиатуре.

Выделите весь текст, который вы вставили в документ.

Прокрутите доступные «Стили» в группе «Стили» на ленте «Главная» и нажмите «Нормальный», чтобы изменить стиль форматирования для выбранного текста.Теперь ваш текст будет отформатирован в соответствии с текущим стилем форматирования «Обычный» в Word.

Как вставить в Word и оставить только текст

Скопируйте текст, который вы хотите вставить в документ Word, и откройте документ, который вы хотите отредактировать, в Word.

Щелкните правой кнопкой мыши в области документа, в которую вы хотите вставить текст. Например, щелкните в той же строке, что и обычный форматированный текст, если вы хотите, чтобы вставленный текст соответствовал этому шрифту.

Щелкните значок «Сохранить только текст» в разделе «Параметры вставки».Теперь ваш текст будет вставлен в ваш документ без какого-либо исходного форматирования. Вставленный текст будет соответствовать окружающим стилям вашего документа.

Как вставить в Word и объединить форматирование

Перейдите к источнику и скопируйте текст, который хотите вставить в документ Word.

Откройте документ в Word.

Щелкните правой кнопкой мыши область документа, в которую вы хотите вставить и объединить текст.

Щелкните значок «Объединить форматирование» в разделе «Параметры вставки» контекстного меню.Вставленный текст теперь будет выровнен с текущим стилем для этого раздела вашего документа. Форматирование будет сохранено для текста, выделенного жирным шрифтом, курсивом, подчеркнутым, перечисленным и гиперссылками.

.

Формат MLA Microsoft Word 2019

, Стивенон 7 января 2019 г.

Это руководство проведет вас через процесс настройки Microsoft Word 2019 для работы в формате MLA. Это очень просто, и мы собираемся выполнить следующие настройки:

I. Как установить шрифт и размер:

1. Мы устанавливаем шрифт и размер на вкладке «Главная» (как на изображении ниже).
2. Щелкните шрифт и выберите Times New Roman.
3. Нажмите на размер и выберите 12.

Шрифт и размер

II. Как установить поля в Microsoft Word 2019:

1. Щелкните вкладку «Макет» => щелкните «Поля» => щелкните «Нормальный» => поля будут автоматически установлены на 1 ″ сверху, 1 ″ снизу, 1 ″ влево, 1 ″ вправо.

Маржа

III. Как создать заголовок в Microsoft Word 2019:

1. Чтобы создать заголовок с вашей фамилией и автоматической нумерацией страниц, нажмите «Вставить» => «Номер страницы» => «Верх страницы» =>, затем нажмите «Обычный номер 3».
2. Нажмите клавишу со стрелкой влево на клавиатуре (, чтобы отменить выбор вставленного номера страницы )
3. Теперь введите свою фамилию => нажмите пробел на клавиатуре один раз , чтобы освободить пробел между вашей фамилией и номер страницы.
4. Теперь нам нужно установить правильный шрифт: Выберите (выделите) ваша фамилия + номер страницы => щелкните вкладку «Главная» => измените шрифт на Times New Roman & Size 12.
5. Вы сделал с шапкой.
   Чтобы закрыть заголовок, дважды щелкните в любом месте за пределами заголовка.
   Чтобы снова открыть заголовок, используйте тот же метод, просто дважды щелкните заголовок.

IV. Как настроить двойной интервал в Word 2019:

1. Щелкните вкладку «Главная».
2. Щелкните кнопку Межстрочный интервал.
3. Щелкните по 2.0.

V. Как ввести информацию на первой странице:

1. Введите свое полное имя => нажмите Enter.
2. Введите имя профессора => нажмите Enter.
3. Введите название курса => нажмите Enter.
4. Введите срок сдачи бумаги => нажмите Enter.
5. Щелкните значок «Выровнять по центру» на панели инструментов форматирования (чтобы центрировать мигающий курсор) => Введите название статьи, сделав первую букву заглавной и все основные слова и имена собственные. Не используйте курсив, жирный шрифт, подчеркивание или все заглавные буквы для форматирования заголовка. Не вводите точку в конце заголовка => нажмите Enter.
6. Щелкните значок «Выровнять по левому краю» (чтобы переместить мигающий курсор влево).
7. Нажмите клавишу TAB, чтобы сделать отступ на 1/2 дюйма, чтобы начать первый абзац. Используйте клавишу TAB для каждого следующего нового абзаца. Завершенная настройка должна выглядеть следующим образом: Примечание. Если ваш инструктор требует, чтобы вы создали титульную страницу, следуйте инструкциям здесь, чтобы создать титульную страницу и альтернативную первую страницу.

VI. Как настроить страницу с цитированными произведениями:

Следуйте этому руководству, когда будете готовы работать над страницей с цитированными произведениями. Страница «Процитированные произведения» имеет следующие характеристики:

• Заголовок «Процитированные произведения» расположен на один дюйм ниже верхнего края новой страницы.Не выделяйте этот заголовок жирным шрифтом и не подчеркивайте его.
• Без отступа в первой строке каждой записи. Если запись занимает более одной строки, сделайте отступ для следующей строки или строк на 1/2 дюйма от левого поля.
• Расположите в алфавитном порядке записи в вашем списке работ, процитированных по фамилии автора, с использованием буквенной системы.

Сразу после ввода последней строки вашего документа одновременно нажмите клавиши CTRL и ENTER, чтобы начать новую страницу (другой метод — вставить разрыв страницы с панели инструментов).Ваш заголовок с вашей фамилией и автоматической нумерацией страниц должен уже отображаться в правом верхнем углу вашего документа.

1. Щелкните значок выравнивания по центру, чтобы текст был по центру.
2. Типовое цитирование работ (не подчеркивайте, не выделяйте жирным шрифтом, не выделяйте курсивом и не заключайте заголовок в кавычки).
3. Нажмите клавишу Enter один раз, чтобы начать новую строку.
4. Щелкните значок выравнивания по левому краю, чтобы текст был выровнен по левому краю.
5. Функция установки отступа на следующей строке / строках называется выступом.Чтобы настроить выступ, нажмите «Главная» => нажмите «Абзацы» => в разделе «Особые» выберите «Висячий» => введите значение «На 0,5 (или 1/2 дюйма)» => нажмите «ОК», чтобы применить настройки.
   
6. Теперь введите свои источники. Если у вас есть источники в Интернете, при вводе URL-адреса Microsoft Word автоматически применяет к нему гиперссылку. Чтобы удалить гиперссылку, щелкните правой кнопкой мыши URL-адрес => выберите «Удалить гиперссылку».

Образцы цитируемых работ Страница:

Процитированные работы

Вы закончили с настройками для Microsoft Word 2019.Береги себя!

.

10 простых правил дизайна для профессиональных документов Microsoft Word

Microsoft Word обладает таким количеством функций, что с его помощью вы можете создавать практически все, что захотите. Но эти функции не всегда приводят к красивому, высококачественному и профессиональному дизайну документов, которого можно ожидать от вас.

Одно дело — знать все о Microsoft Word, все его тонкости, причуды и функции — совсем другое — знать, что делает документ отличным.

1. Будьте проще, меньше значит больше

Хотите узнать, как улучшить внешний вид документа Word? Просто будьте проще и воспользуйтесь скрытыми функциями Microsoft Word.Пусть это будет движущей силой любых дизайнерских решений в ваших документах, и если вы уйдете, вспомнив только одно из этой статьи, пусть будет это!

При написании документа основное внимание должно быть уделено содержанию. Существуют инструкции по форматированию документов, чтобы их было легче читать и усваивать.Избавьтесь от соблазна добавить привлекательные элементы, которые только отвлекают. Увеличьте количество пробелов. Формулируйте жестко и исправляйте многословные предложения или абзацы. Простые и минимальные правила для всего.

2.Выберите шрифт, соответствующий контексту

Ваше первое серьезное дизайнерское решение должно заключаться в том, какой шрифт вы собираетесь использовать. Традиционные знания говорят о том, что шрифты с засечками и легче читать в печатных документах, тогда как шрифты без засечек лучше воспринимаются глазами при чтении на цифровом экране.

Хорошими примерами шрифтов с засечками являются Garamond, Georgia, Hoefler Text и Palatino, а хорошими примерами шрифтов без засечек — Arial, Gill Sans, Helvetica и Lucida Sans. Пропустите Comic Sans, если хотите избежать одной из самых распространенных ошибок дизайна презентаций.И что бы вы ни использовали, придерживайтесь одного и того же шрифта во всем документе. При желании для заголовков можно использовать другой шрифт.

3. Используйте стандартный размер и цвет шрифта

Невозможно научиться отформатировать текстовый документ, чтобы он выглядел профессионально, не обращая внимания на внешний вид текста.Большинство деловых и академических статей набираются шрифтом размером 12 пунктов и размером , который обычно обеспечивает наиболее читабельные абзацы в сочетании с рекомендациями по размеру страницы, полям и межстрочным интервалам, приведенным далее в этой статье.

В некоторых отчетах, насыщенных информацией, размер шрифта может уменьшаться до 10 пунктов, но не меньше этого.Вы можете ускорить изменение размера шрифта и другие действия в Microsoft Word с помощью сочетаний клавиш для Microsoft Office.

В общем, лучше держать руки подальше от всего, что связано с цветами , особенно для печатных документов.Вам придется заплатить больше за цветные чернила, и они не сохранятся, если документ когда-либо будет скопирован. Для цифровых документов зарезервируйте цветной текст для критических предупреждений и тому подобного. Предпочитайте выделять текст полужирным шрифтом и курсивом .

4. Используйте стандартный размер страницы и поля

Почти все офисные документы печатаются на стандартных страницах 8½ «x 11» , известном как размер US Letter (в других местах также известен как A4, то есть 210 мм x 297 мм).Это единственный размер, который гарантированно будет доступен независимо от того, какой принтер вы используете.

Что касается полей, то большинство руководств по стилю и руководств по стилю требуют наличия поля 1 дюйм со всех сторон страницы, что обеспечивает лучшую читаемость для длины строки и позволяет при необходимости писать аннотации.Однако, если документ будет переплетен в подшивку, вы можете увеличить боковые поля до 1½ дюйма, , чтобы разместить кольца.

5. Выровнять абзацы по левому краю

У вас может возникнуть соблазн использовать выравнивание по ширине, потому что это то, что используется в газетах, романах и некоторых учебниках, но это неправильный выбор для офисных и академических документов.Почему важно оформить документ формально? Без формальности ваш документ станет нечитаемым.

Вам нужно выравнивание по левому краю для текста . Это создает неровности в правой части абзацев, но сохраняет межбуквенный интервал в соответствии с назначением любого шрифта, который вы используете, а это означает оптимальную разборчивость.В противном случае вы можете получить типографские реки, которые сильно отвлекают и просто выглядят некрасиво.

6. Сделайте отступ в первых строках абзацев

Абзацы не должны иметь дополнительных интервалов между ними, а первые строки абзацев должны иметь отступ , чтобы каждый абзац выделялся .Единственное исключение — абзацы, которые следуют непосредственно за заголовком раздела, который можно оставить без отступов, потому что окружающий контекст дает понять, что это отдельный абзац.

Общее практическое правило — сделать размер отступа таким же, как размер шрифта.Убедитесь, что для обработки отступов вы используете функции стиля абзаца Word, а не клавишу Tab !

7. Поместите изображения между абзацами

Можно разместить изображения внутри абзаца и позволить окружающему тексту обтекать его, и если ваша организация предпочитает такой способ, тогда сделайте это.Но в целом это может повредить удобочитаемость, особенно в отчетах, основанных на данных.

Самый безопасный вариант, особенно для графиков, диаграмм и таблиц, — это поместить изображения между абзацами и выровнять их по центру.Таким образом, ваши изображения никогда не соперничают за внимание с окружающим текстом. Это также помогает выделить подписи.

8. Выберите подходящий для контекста межстрочный интервал

Правильный выбор межстрочного интервала (пробела, отделяющего строку текста от следующей строки текста) действительно зависит от того, какой документ вы пишете.

Академические статьи должны сначала следовать всем существующим руководствам по академическому стилю, а затем отдавать предпочтение двойному интервалу, если руководства по стилю не существует. Деловые и офисные документы , как правило, имеют один интервал, чтобы минимизировать количество страниц, необходимых при печати, но цифровые документы легче читать, если интервал между ними составляет 120–150 процентов.

9. Разделите текст заголовками и списками

Чем длиннее документ, тем важнее становятся заголовки.Вы бы предпочли прочитать 20-страничный отчет, который представляет собой не что иное, как стену текста от конца до конца? Или 30-страничный отчет, разбитый на разделы, подразделы и заголовки? Я каждый раз предпочитаю последнее.

Списки также хороши для разделения текста и привлечения внимания к важным моментам.Используйте нумерованные списки при подсчете набора элементов (например, «пять атрибутов успешного предпринимателя») или при предоставлении пошаговых инструкций. В противном случае можно использовать маркированные списки . Только убедитесь, что не злоупотребляете списками, которые ухудшают удобочитаемость дизайна документа Word.

Это особенно важно, когда речь идет об использовании Word для форматирования сценария.

10. Отдельные секции с перерывами

Если вы хотите узнать, как сделать свой отчет профессиональным, вам необходимо ознакомиться с разрывами разделов.В Microsoft Word разрывы разделов позволяют различать определенные страницы с изменением ориентации, столбцов, верхних и нижних колонтитулов, номеров страниц и т. Д. Разрывы на разделы бывают четырех видов:

• Следующая страница: Начало следующего раздела на следующей странице.
• Непрерывный: Начало следующего раздела на текущей странице.
• Четная страница: Следующий раздел начинается на следующей четной странице.
• Нечетная страница: Следующий раздел начинается со следующей четной страницы.

Если ваш документ достаточно большой, чтобы в нем были главы, это лучший способ отформатировать его в чистом виде. Каждая глава должна быть сделана с разрывом раздела «Следующая страница» или разделом «Четная страница» или «Нечетная страница», если вы собираетесь поместить его в подшивку.Мы также показали, как при необходимости удалять разрывы страниц.

Как сделать документ Word профессиональным

Если ваша организация или учебное заведение не требует определенного макета и формата, вы можете пропустить тяжелую работу по настройке собственного шаблона и вместо этого просто загрузить его.Это поможет вам быстро создать профессиональный дизайн документа. Вот несколько шаблонов, например, для профессиональной брошюры.

Нужна привлекательная титульная страница для завершения вашей работы? Эти шаблоны титульных страниц внесут последний штрих в ваш документ Word.Мы также показали, как переставлять страницы в документе Word.

6 лучших сайтов для проверки биографических данных

Узнайте о своих сотрудниках или отсканируйте свои собственные публичные записи с помощью этих служб проверки биографических данных.

Об авторе Эмма Рот (Опубликовано 187 статей)

Эмма получила степень бакалавра английского языка. Она сочетает свою любовь к технологиям с писательством и страстно увлекается всем, что связано с гиками.Ее интересы включают новейшие технологии, ретро-видеоигры и персонализированные ПК.

Ещё от Emma Roth

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

.

---

Смотрите также

• 

  Как сделать в word таблицу бесцветной

• 

  Как восстановить файл word если он был заменен

• 

  Как в word печатать поверх линии

• 

  Как в word печатать дроби

• 

  Как выставить нумерацию страниц в word 2010

• 

  Как сделать так чтобы в word не переносились слова

• 

  Как в word перевернуть только один лист

• 

  Как настроить word по умолчанию

• 

  Как в word перед таблицей написать продолжение таблицы

• 

  Как убрать концевую сноску в word

• 

  Как в word написать параграф