Как в word создать письмо

Как разработать шаблон исходящего письма организации и защитить его от изменений

                                                  Повинуясь правилу, я не выбираю.

                                                  Правилу я следую слепо.

                                                                                Людвиг Витгенштейн

 

Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016[1].

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).

На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.

Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис. 2).

 

Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:

■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм.

■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».

■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.

■ Шаг 1. Задаем размеры полей:

– левое поле – 20 мм;

– правое поле – 10 мм;

– верхнее поле – 20 мм;

– нижнее поле – 20 мм.

■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы. Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.

 

■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).

 

Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5).

 

Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6).

 

Теперь картинку нужно сохранить. Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG.

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).

■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис. 1).

Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.

 

Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик. В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры. В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту. Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8).

 

Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке

Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).

 

 

Добавленное поле будет выглядеть так: 

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.

■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10).

 

Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).

 

Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.

 

■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).

 

В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).

 

Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K. Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15).

 

Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).

 

После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).

 

Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.

ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис. 18).

 

Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.

Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).

 

 

Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

 

 

 

---

[1]См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.

Н.В. Артонкина, менеджер проектов ООО «ИТСК» PMEA, PME, PRIME

Как создать маркированный и цифровой список в Microsoft Word

Обновлено: 06.03.2020, Computer Hope

На этой странице должны быть даны ответы на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть о создании различных маркированных и нумерованных списков в Microsoft Word, включая любые расширенные списки. Эта страница относится к Microsoft Word 2000, однако другие версии Microsoft Word должны иметь аналогичные шаги.

Кнопка нумерации и маркеров на панели инструментов форматирования в верхнем левом углу экрана показана выше.

Как создать список маркеров в Microsoft Word

Чтобы создать маркированный список в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить список маркеров.
2. На вкладке «Главная» на ленте нажмите кнопку маркированного списка, как показано вверху страницы.
3. В случае успеха должна появиться пуля. Введите любой текст и нажмите Enter, чтобы начать следующий маркер. Чтобы завершить маркированный список, дважды нажмите Enter.

Ниже приведен пример маркированного списка.

Как создать нумерованный список в Microsoft Word

Чтобы создать нумерованный список в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить список номеров.
2. На вкладке «Главная» на ленте нажмите кнопку списка номеров, как показано вверху страницы.
3. В случае успеха должна появиться цифра один. Введите любой текст и нажмите Enter, чтобы начать следующее число в нумерованном списке. Чтобы закрыть нумерованный список, дважды нажмите Enter.

Выше приведен пример нумерованного списка.

Как создать нумерованный список из букв

Чтобы создать нумерованный список, который также содержит список букв в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить список номеров.
2. На вкладке Главная на ленте щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой списка номеров.

3. В открывшемся раскрывающемся окне выберите один из вариантов пронумерованного списка с буквами.
4. Введите текст для первого пункта маркированного списка.
5. Нажмите клавишу Enter, чтобы добавить дополнительные маркированные маркеры.

Ниже приведен пример нумерованного списка, в котором вместо цифр используются буквы.

A. В первом маркере используется буква
B. Во втором маркере используется буква
C. В третьем маркере используется буква

Чтобы создать нумерованный список, который также содержит список букв в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в то место, где вы хотите добавить маркированный элемент с помощью буквы.
2. Нажмите клавишу Enter, затем нажмите клавишу TAB.
3. Нажмите Enter еще раз, чтобы добавить дополнительные маркированные маркеры.

Ниже приведен пример нумерованного списка с буквами в нем.

1. Единый номер
2. Два пронумерованных
   а. Два снова пронумерованы
   б. Два снова пронумерованы
3. Окончательный номер

Как создать несколько абзацев без создания нового маркера или номера

В некоторых ситуациях вам может потребоваться несколько абзацев в нумерованном или маркированном списке.Для этого выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить список номеров.
2. Щелкните цифровую кнопку или кнопку с маркером (как показано в начале документа) или щелкните Формат, а затем Маркировка и нумерация .
3. Когда вы будете готовы вставить новую строку без создания нового маркера или числа, нажмите Shift + Enter .

Ниже приведен пример.

1. Один пронумерованный.
2. Два пронумерованных.

   Еще текст без номера.

3. Окончательный номер.

Как создать маркированный список с нумерованным списком

Чтобы создать нумерованный список, который также содержит список букв в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить список номеров.
2. Либо нажмите кнопку с маркерами (как показано в начале документа), либо нажмите «Форматировать», а затем «Маркировка и нумерация …»
3. Когда будете готовы вставить нумерованный список в маркеры, нажмите кнопку маркеров или нажмите «Формат», а затем «Маркеры и нумерация»… «
4. Если вам нужно снова переключиться на маркеры, нажмите кнопку нумерации еще раз или нажмите «Формат», а затем «Маркировка и нумерация …».

Как создать нумерованный список с маркированным списком

Чтобы создать нумерованный список, который также содержит список букв в Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить список номеров.
2. Либо нажмите цифровую кнопку (как показано в начале документа), либо нажмите «Формат», а затем «Маркеры и нумерация»… «
3. Когда будете готовы вставить маркированный список в нумерованный список, нажмите кнопку нумерации или нажмите «Форматировать», а затем «Маркированный список и нумерация …».
4. Если вам нужно вернуться к нумерованному списку, нажмите кнопку с маркерами еще раз или нажмите «Форматировать», а затем «Маркер и нумерация …».

Как изменить используемые маркеры или изменить внешний вид чисел

После создания списка нумерации или списка маркеров, если вам нужно изменить внешний вид, нажмите «Формат», а затем «Маркеры и нумерация»… «. Вы можете настроить формат в новом окне» Маркеры и нумерация «. Ниже приведен пример того, как это окно может выглядеть в Microsoft Word.

.

Как сделать фирменный бланк в Word

ПОСЛЕДНЕЕ ОБНОВЛЕНИЕ: 25 июля 2020 г. Энн Хеннегар

Я не отправляю достаточно корреспонденции, чтобы купить фирменный бланк компании. Вместо этого я создаю фирменный бланк в Word, используя шаблон, который заполняет мой логотип, адрес и дополнительный текст. Когда мне нужно отправить корреспонденцию, я использую этот персонализированный шаблон фирменного бланка.

Ключ к созданию фирменного бланка — это заранее решить, что вы хотите отображать. В этом руководстве я буду использовать Microsoft Word, входящий в состав Microsoft 365 (ранее назывался Office 365).Я также сделал версию для Документов Google.

Элементы фирменного бланка

Хотя создать шаблон несложно, вам следует кое-что спланировать. Я считаю, что это помогает взять чистый лист бумаги и набросать свой дизайн. Ничего особенного, это скорее каркас или макет. Это поможет вам выбрать начальный заголовок. Хорошая новость в том, что как только вы поймете всю мощь шаблонов, вы сможете вносить изменения или использовать разные версии.

Список элементов может варьироваться в зависимости от того, являетесь ли вы физическим лицом, организацией или компанией.Например, если вы делаете фирменный бланк церкви, у вас может не быть слогана, или если вы юридическая фирма, у вас может не быть адресов в социальных сетях. Для начала рассмотрим некоторые моменты:

• Логотип
• Слоган или слоган
• Имя
• Адрес
• Номера телефонов (офис и мобильный)
• Веб-адрес
• Адрес электронной почты
• Номера профессиональных лицензий
• Членство
• Дата основания
• Адреса социальных сетей

После того, как вы придумали, какие элементы нужно включить, вы должны определить их размещение.Я разделяю элементы между верхним и нижним колонтитулами Word.

Тщательно подумайте о своей графике

Очевидно, изображения или логотипы могут улучшить дизайн desi

.

Word Maker — Создавайте слова из букв

Работаете над поиском слов и бродите по сорнякам? На стенде с анаграммой? Даже если вы ссоритесь из-за затруднительного положения, связанного с неаллитерационной словесной игрой, наберитесь духа, WordFinder всегда готов вам помочь. Вне зависимости от того, запуганы ли вы Scrabble или Wordscapes, вертитесь на ветру в Text Twist или Boggle или ваш собственный злейший враг в Words With Friends, вам нужен редактор слов. Мы WordFinder и составляем слова.

Но почему? Чтобы заявить очевидное, у вас уже есть что-то, что составляет слова.Это мозг. Мы не сомневаемся, что это отличный мозг. Так зачем вам делить наш таймшер? Какой процент в специальном инструменте, который делает слова из случайных букв?

Зачем нужен Word Maker?

1. Удобство . Мы зарабатываем этим на жизнь. Вероятно, у вас есть настоящая работа. Когда головоломка перестает быть интересной и начинает разочаровывать, наш текстовый редактор здесь, чтобы спасти положение.
2. Отдых . Устранение проблем с напряжением винтов. Это настоящая безумная наука.Чем сильнее вы смотрите на эту загадочную стопку плиток Эрудита или разгневанную разгадку кроссворда, тем меньше у вас шансов разгадать ее. Вместо этого спросите нашего словаря. Это поможет.
3. Победа . Интернет изобилует подсказками, списками слов и читами для словесных игр. WordFinder — это лучшее в своем деле. Вот как мы это делаем. Используйте наш словарный запас хорошо и свободно, и выиграйте несколько словесных игр.

Как использовать Word Maker

WordFinder — это просто средство создания слов в Интернете из введенных вами букв.Возьмите до 20 букв, которые могут вас беспокоить, вставьте их в наши поля — если у вас есть лишние пробелы, просто бросьте? там, и мы будем рассматривать его как подстановочный знак — и найдем каждое слово, которое вы могли бы использовать. Наша большая синяя коробка — это лучший онлайн-редактор для создания слов в бизнесе, который является каждой словесной игрой, которую вы когда-либо любили. Независимо от того, являетесь ли вы старым человеком, любящим Scrabble, или пылким новичком, просматривающим в магазине приложений по своему выбору последние новости о файлах cookie Word, Word Connect и Word Vistas, редактор WordFinder поможет вам.Вот как мы это делаем.

Чит? Нет! Что же, может быть. Но это Эпоха читов. По мере того, как словесные игры стали цифровыми, составители слов, поисковые системы и различные игровые инструменты стали фундаментальной частью любой соревновательной игры. Если вы играете, у вас есть доступ в Интернет. Если у вас есть доступ в Интернет, вы (и ваш оппонент!) Имеете в своем распоряжении широкий спектр инструментов, которые сделают вашу игру наилучшей. Выбирайте лучшее в своем деле. Мы WordFinder. Это наш создатель слов. Мы здесь, чтобы помочь вам победить.

.

Как получить буквы с диакритическими знаками в Microsoft Word?

Обновлено: 30 декабря 2019 г., компания Computer Hope

Для пользователей, у которых нет специальной клавиатуры, буквы с диакритическими знаками могут быть созданы только с помощью клавиш быстрого доступа или через строку меню.

Вставка букв с диакритическими знаками с помощью строки меню или ленты

1. Откройте Microsoft Word.
2. Выберите вкладку Вставка на ленте или щелкните Вставить в строке меню.
3. На вкладке «Вставка» или в раскрывающемся списке «Вставка» выберите вариант Symbol .
4. Выберите нужный знак с диакритическими знаками или символ из списка символов. Вы можете прокрутить весь список или выбрать из раскрывающегося списка Подмножество , чтобы просмотреть определенный тип символов.

Заметка

В Word 2003 и более ранних версиях можно щелкнуть опцию Дополнительные символы , чтобы просмотреть более крупный список символов, доступных для вставки.

5. После выбора нужной буквы или символа с ударением нажмите кнопку Insert .

Наконечник

Если вы вставляете символ с диакритическими знаками, используя описанные выше шаги, после вставки символа вы можете скопировать этот символ и вставить его в любое другое место в документе.

Используйте сочетания клавиш

Пользователи

Microsoft Word могут также использовать следующие комбинации клавиш для добавления знаков ударения к своим буквам. Например, чтобы получить символ à , вы должны нажать и удерживать клавишу Ctrl , а затем нажать клавишу ` (клавиша тильды).Затем отпустите обе клавиши и быстро нажмите клавишу A .

Заметка

После отпускания сочетания клавиш необходимо быстро нажать буквенную клавишу. В противном случае создается буква без ударения.

Наконечник

Чтобы использовать прописные буквы с ударением, включите Caps Lock до с помощью сочетаний клавиш. В качестве альтернативы, после одновременного нажатия сочетаний клавиш отпустите все клавиши, кроме клавиши Shift, затем нажмите нужную букву, чтобы создать заглавную букву с ударением. Параметр клавиши Shift работает только для тех сочетаний клавиш, в которых используется клавиша Shift, как указано ниже.(каретка), буква